Компаниям необходимо хранить документы приходящие и уходящие. Но из-за большого количества бумаг организации рискуют запутаться. Навигатор по срокам хранения поможет быстро разобраться в правилах и времени, в течение которого бизнес должен хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы.
Общий подход к хранению документов
Законодательство обязывает компании и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность бухгалтерских, налоговых и кадровых документов. Для каждой категории бумаг установлены разные сроки хранения, которые варьируются от одного года до 75 лет и более.
Главный бухгалтер решает, как систематизировать и хранить документы, исходя из размера предприятия. В небольших компаниях, например, счета на оплату, выставленные в адрес фирмы, специалисты учета могут хранить совместно с платежными документами или скреплять авансовые отчеты и заявления на выдачу средств.
Бухгалтерские документы
Для определения сроков хранения первичных документов, отчетности и корпоративных бумаг необходимо руководствоваться правилами архивного дела, установленные статьей 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В общем случае документы компаний и ИП хранятся пять лет. Некоторые виды бумаг подлежат более длительному сохранению. Например, учетная политика хранится пять лет после года, когда компания последний раз использовала ее для бухгалтерского учета.
Если Перечень устанавливает для документа срок хранения менее пяти лет, предприятие должно обеспечивать сохранность бумаги не менее пяти лет. Если срок в Перечне превышает пять лет, предприятие хранит документ на указанный в нем период.
Стандарт ФСБУ 27/2021 устанавливает порядок хранения документов, включая требование сохранения оригиналов и их целостности в первоначальном виде.
Перевод документа, составленного на бумаге, в электронный вид для хранения недопустим. Документы, как бумажные, так и базы данных с электронными документами, должны храниться на территории РФ. ФСБУ 27/2021 содержит другие правила хранения документов, которые стоит изучить.
Налоговые документы
Для сохранения налоговых документов необходимо руководствоваться подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса, где указан срок хранения в пять лет. Норма устанавливает обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности бухгалтерского и налогового учета, а также других бумаг, которые могут понадобиться для расчета и перечисления налогов.
Компаниям необходимо сохранять документы, важные для расчёта страховых взносов, в течение шести лет.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса хранение этих документов составляет пять лет. Нормой установлена обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учета, а также других бумаг, которые могут понадобиться для расчета и перечисления налогов.
Компании должны хранить документы, важные для расчета страховых взносов, в течение шести лет.
Компания обязана хранить документы, подтверждающие расходы на прохождение сотрудником независимой оценки соответствия требованиям к квалификации, в течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки и первого года работы специалиста, расходы на которую понесло общество. Минимальный срок хранения не менее четырех лет, как установлено абзацем 5 пункта 3 статьи 264 НК РФ.
Важно помнить: согласно статье 283 НК РФ пункт 4 бумаги, подтверждающие бизнес убытки, хранятся до тех пор, пока предприятие уменьшает налоговую базу текущего периода суммами прошлых убытков.
Для некоторых корпоративных бумаг законодатель установил сроки, отличные от ранее перечисленных. Например, пункт 3 статьи 264 НК РФ устанавливает, что компании должны хранить документы, подтверждающие расходы на обучение работников, в течение всего периода действия договора и года работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.
Кадровые документы
Законодатель установил для некоторых корпоративных бумаг сроки хранения, отличающиеся от указанных выше. Так, пункт 3 статьи 264 НК РФ устанавливает хранение документами, подтверждающими затраты компании на обучение работника, в течение всего срока действия договора и года работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом минимальный срок хранения таких документов составляет четыре года.
Наконец, документы по кадрам. Предприятия хранят большое количество подобных бумаг. Максимальный срок их хранения установлен законом именно для документов, касающихся работы персонала.
Срок хранения бумаг такого типа определён архивным законом. В Перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, перечислены наименования документов и длительность, на которую предприятие должно гарантировать их сохранность.
Для некоторых корпоративных бумаг законодатель установил другие сроки, отличные от указанных ранее. Например, пункт 3 статьи 264 НК РФ предусматривает, что компании должны хранить документы, подтверждающие затраты на обучение работника в течение всего срока действия договора и год работы сотрудника, образование которого финансировало предприятие на основании трудового договора. При этом срок хранения документов не может быть меньше четырех лет.