Расходы на суточные командированных сотрудников: учет и правила.

Автор: | 01.02.2024

Рассмотрим, какие ситуации с юридической точки зрения не считаются командировками, какие выплаты работодатели производят командированным сотрудникам и как учитывать эти расходы при расчете налога на прибыль.

Что НЕ является командировкой?

Командировкой называется поездка работника по указанию руководителя компании в течение заданного периода для осуществления рабочих обязанностей за пределами обычного рабочего места.

Так, командировкой нельзя признать:

  • Работы по выезду и командировкам сотрудников, деятельность которых связана с перемещением или разъездами.

  • Business trip within the city limits.

Под местом работы подразумевается непосредственно населенный пункт, а не входящие в него административные единицы.

Какие выплаты работнику положены во время служебной поездки?

Статья 168 ТК РФ обязывает работодателей компенсировать расходы сотрудников, отправленных в служебные командировки. Вместе с оплатой билетов и размещения компании выплачивает суточные на покрытие расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Суточные входят в командировочные расходы и работник распоряжается ими по своему усмотрению.

Суточное довольствие не покрывает затраты на жильё и транспорт к месту командировки, а также топливо.

Работник в течение суток тратит деньги на еду, товары, поездки по личным делам и прочее.

Работнику положены суточные за каждый день командировки: при поездках, во время больничных отпусков, в выходные и праздничные дни, а также в случае задержек, не явившихся следствием его проступков.

Суточные в командировке в 2024 году

Вы можете устанавливать сумму суточных по желанию, законодательством не установлены ограничения. Директор организации своим распоряжением определит точную величину суточных.

Распоряжение о предоставлении денежных сумм на каждый день пребывания.

Налоговый кодекс Российской Федерации налагает ограничения на выплаты работникам, освобожденным от НДФЛ и страховых взносов.

Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации установлен минимальный лимит суточных, не подлежащих налогообложению НДФЛ. Он равен 700 рублям в сутки при поездках по России и 2 500 рублям – для командировок за рубеж.

По заявлению из пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации суточные не подлежат страховным взносам, так как таковые определены в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.

Максимальная сумма дохода, не облагаемая НДФЛ и взносами, начиная с 2024 года. Таблица.

Направление поездки в командировку

Доходы, освобождаемые от НДФЛ и страховых взносов.

Основание

РФ

700 рублей

п. 1 статьи 217 НК РФ п. 2 статьи 422 НК РФ

Страны ЕАЭС

2500 рублей

За рубежье

2500 рублей

В случае зарубежных командировок дни проезда по территории России до границы оплачиваются по нормам суточных, действующим на территории РФ — 700 рублей. После пересечения границы суточные выплаты составляют 2500 рублей. Межъграничный пункт определяется по штампу в паспорте.

При принятии компанией решения о выплате повышенных суточных, суммы, превышающие установленный лимит, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Как учитывать расходы на командировки при расчете налога на прибыль?

Для налогообложения прибыли командировочные расходы учитываются только если они производственного характера. Механизм работы такой: расходы произведены для деятельности, направленной на получение дохода, обоснованны (экономически оправданы), документально подтверждены и соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

В налоговом учёте подобные траты отражают как прочие расходы. Длительность пребывания в служебной поездке требуется документально подтвердить. Необоснованные расходы к расходам по налогу на прибыль относить запрещено.

Об этом сообщил Минфин в своем письме от 08.12.2023 №03-03-06/1/118563.

Какие документы подтверждают реальную продолжительность деловой поездки?

Фактический период нахождения в командировке нужно подтвердить. Его определяют по проездным документам, которые работник предъявляет после возвращения из служебной поездки. При отсутствии у сотрудника проездных документов фактический срок пребывания в служебной поездке можно установить на основании документов о бронировании жилья в месте командирования.