Чтобы избежать вычета расходов на дополнительные услуги гостиницы, полученные в командировке, необходимо знать и применять два основных правила.
Командировочные расходы относятся к прочим
Командировка
Это выезд сотрудника в другое место для исполнения обязанностей, определённых работодателем, при условии, что работа выполняется не в обычном месте трудовой деятельности.
Командированному работнику оплачивают:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- Издержки, связанные с поездкой к месту командировки и возвращением.
- Дополнительные затраты, например, плата за связь или почту, выдача виз и паспортов, консульские и аэропортовые сборы и тому подобное.
В налоговом учёте подобные расходы считаются частью прочих расходов согласно статье 264 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кроме упомянутых расходов, работник получает компенсацию за оплату. Вспомогательные услуги, предоставляемые гостиницами и начисляемые к стоимости проживания. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Снижение налоговой базы по налогу на прибыль за счёт расходов на дополнительные услуги, предоставляемые отелем, допустимо только если эти услуги отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.
- их производственной направленности;
- документального подтверждения;
- экономической обоснованности.
Рассмотрим, как учитывать затраты на дополнительные услуги в гостинице при налогообложении.
Нормальные условия проживания
Расходы по оплате Входящие в стоимость проживания услуги отелей Расходы на рекламу можно включать в прибыль, однако нужно быть предельно внимательным. Налоговые органы обращают на них особое внимание.
Закон не устанавливает перечень дополнительных услуг.
При расчете налогов с прибыли стоимость дополнительных услуг гостиницы, предоставляемых в рамках обычных условий проживания (прачечной, химчистки и т. п.), может быть учтена. Фирма таким образом может ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).
Компенсировать расходы на аренду автомобиля, оставшийся в распоряжении гостиницы вне рабочего времени, нецелесообразно.
Налоговый кодекс Российской Федерации непосредственно возбраняет включение в затраты услуг, указанных в отдельном пункте счета, если такие услуги связаны (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
- В номерах предлагается дополнительное обслуживание: мини-бар, платное телевещание и прочее.
- Включает бассейн, тренажерный зал и сауну.
Если цена этих услуг не обозначена в счёте гостиницы отдельно, а включена в общую сумму, то полная стоимость идёт в затраты на проживание.
Телефонные переговоры
Внимательно стоит отнестись к телефонным переговорам из гостиницы и оплате интернет-доступа. В этом случае применим норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость звонков или доступа к интернету включена в счет гостинице, их стоимость можно отразить в общей сумме расходов на проживание.
При наличии у работника отдельных счетов за звонки и интернет, их стоимость можно учесть в расходах на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Чтобы подтвердить производственный характер затрат, просите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету детализацию счета за услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов. В случае невозможности этого, пусть укажет номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Питание в счете за проживание
То же самое относится и к тратам на еду.
К примеру, В случае, если цена завтрака входит в общую сумму проживания и не указана отдельно. Фирма может включить полную сумму в состав командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если стоимость завтрака указана отдельно, в налоговом учете ее нельзя списать. Расходы на питание покрываются за счет суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговая инспекция посчитает необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Такой подход признают справедливым и суды (Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).
Компания произвела расчет командировочных расходов по сведениям авансовых отчетов работников и выставленных гостиницами счетов, где представлена лишь цена размещения, без разграничения затрат на питание.
В ходе проверки инспекция не оспаривала достоверность первичных документов, но посчитала, что компания необоснованно включила в командировочные расходы стоимость питания в гостиницах. Налоговый орган представил прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание, полученные от гостиницы, в подтверждение своей позиции.
Судья отверг доводы налоговиков о прай Price listах. Данные документы не относятся к первичному учету. Не стоит принимать их во внимание при исключении командировочных расходов из базы для расчета налога на прибыль.