Согласно ТК РФ работодатель обязан возмещать сотрудникам с разъездной работой расходы. Для отражения этих расходов в налоговой декларации должны быть документальные подтверждения и экономическая обоснованность.
Обоснование затрат при командировках
Работодатель обязан оплатить сотрудникам, работающим вдали от места постоянной дислокации, все понесенные ими расходы. По проезду, найму жилья, суточных и другим расходам, которые допустил работодатель согласно статье 168.1 ТК РФ. Работодатели для подобных ситуаций как правило утверждают положения о разъездном характере работы.
Для правомерного учета расходов недостаточно лишь одного Положения о разъездном характере работы, утвержденного работодателем.
Для разъездных рабочих нужно устанавливать трудовые договоры, указывающие на характер их работы (разъездной), или коллективные договоры. Необходимо также локальный нормативный акт, определяющий размер и порядок возмещения расходов, связанных с служебными поездками.
В письме от 3 июня 2024 г. № 03-03-06/1/50926 Минфин указал, что для учета суммы возмещения расходов при разъездной работе в расходах по налогу на прибыль в коллективном или трудовом договоре необходимо прописать:
- Объём и система компенсации расходов, возникших во время деловых командировок.
- Список должностей разъездных сотрудников.
Все это служит экономическим обоснованием расходов.
Бухгалтеру нужно обосновать и документально подтвердить это.
Документы о расходах, связанных с командировками.
Для оформления расходов командированных работников можно создать маршрутные листы (листы служебных заданий) и вести журналы учета поездок.
При использовании служебного транспорта во время командировок необходимо оформить путевые листы. Это нужно для учета расхода горюче-смазочных материалов и при поездках, связанных с перевозкой грузов.
Порядок заполнения путевых листов установлен Приказом Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368.
Необходимо определить перечень требуемых подтверждающих документов распорядительным документом и в нем же указать:
- Человек, определяющий маршрут и длительность путешествия.
- Даты предоставления отчётных документов о командировках.