Среднестатистическая российская фирма ежемесячно обрабатывает тысячами финансовых и хозяйственных бумаг. Хранение документации на бумаге в течение нескольких лет занимает пространство, равное площади однокомнатной квартиры.
Поиск нужной информации в таком хранилище может занять несколько часов, дней или даже недель. С приближением налоговой проверки сроки сокращаются, создавая стрессовую ситуацию. Растет риск ошибок и вероятность штрафов от контролирующих органов. Что делать? Перевести финансовый архив в цифровую форму. Расскажем, на что обратить внимание при выборе системы.
Пункт 1. Функциональность
В электронном финансовом архиве Сохраняются первичные бухгалтерские документы: накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты, договоры и тому подобное.
Евгений Кузнецов — специалист по проектам развития бизнеса в компании Directum.
Как компаниям организовать финансовый архив для соблюдения требований закона и облегчения работы бухгалтера?
- Удобную фильтрацию Поиск файлов по критериям — периоду, виду, атрибутам. Ускорение поиска нужных документов на 15-20 %.
- Настройку связей между документами. Способствует упорядочиванию информации по заданным критериям, например, по продавцам.
- Поддержку электронной подписи. Гарантирует не изменчивость файлов и законную силу документа.
- Контроль полноты архива. Сотрудник проведёт проверку с помощью списков на наличие экземпляров, ожидающих подписи в ЭДО, и на предмет наличия сканов подписанных контрагентами бумажных документов по образцам.
- Возможность выборочной и массовой выгрузки. Бухгалтер быстро сформирует необходимые файлы по просьбе налоговой инспекции или коллег.
Сотрудник определяет критерии для извлечения документов.
Взаимодействие с сервисами электронной документации, системы учета и информационными стендами.
Файлы поступают в виртуальное хранилище посредством:
- учетную систему;
- сервисы ЭДО;
- С помощью сканера делаются копии бумажных документов.
Компания смогла бы создать единую экосистему хранения только при наличии финансового архива, интегрированного с бухгалтерской системой организации и сервисами обмена, такими как СБИС или Диадок.
В случае участия компании в налоговом мониторинге обычные проверки Федеральной налоговой службы осуществляются дистанционно и автоматически. интеграция Доступ к электронному архиву возможен прямо из системы «Налог-3» или через витрину данных.
Пункт 3. Искусственный интеллект
Для ускоренного заполнения электронного архива нужно. интеллектуальные сервисы. Снизить затраты на рутинные операции: внесение документа в систему, проверка реквизитов и сумм, подбор и сопоставление номенклатуры с ценами и позициями заказа, синхронизация данных между системами компании — это то, что сделают автоматически. Человеку останется проверить корректность и полноту занесения.
Специалисты благодаря AI-инструментам смогут быстрее подготовиться к налоговой проверке.
Интеллектуальная система извлечет и внесет в систему все нужные сведения из требований ФНС: дату и номер, сроки предоставления отчета, перечень запрашиваемых документов, контрагентов, период. Виртуальный помощник также найдет в системе и подготовит для выгрузки необходимые документы.
Пункт 4. Безопасность
Компания при использовании финансового электронного архива может устанавливать различные уровни доступа к файлам: для отдельных групп пользователей доступ можно ограничить, а для других — расширить.
Руководитель проектов развития бизнеса компании Directum — Евгений Кузнецов.
Финансовый архив Directum RX Система соответствует всем нормативным требованиям и обеспечивает централизованное хранение первичных документов в цифровом виде и как сканы бумажных копий.
Решение применяют «Татспиртпром», сеть магазинов «Подружка», «Теплоэнерго» и прочие компании.
erid: 2Vtzqx55XUm
Реклама ИНН: 1835056809 ООО «ДИРЕКТУМ»