В связи с нехваткой средств и невозможностью немедленной оплаты поставленных товаров, контрагент может запросить корректировку выставленного счета-фактуры. В этом случае бухгалтер вынужден иметь дело с двумя учетными документами. Отсутствие надлежащего контроля над процессом и малейшая ошибка могут привести к непредсказуемым последствиям.
Внесение менеджерами изменений в порядок расчетов с контрагентами в ходе совершения сделки без согласования с финансовым отделом неизбежно приводит к возникновению дополнительных сложностей.
Отсутствие достаточного количества денежных средств у контрагента для оплаты поставленных товаров (услуг) не дает права на внесение изменений в счет-фактуру. Налогооблагаемая база по НДС устанавливается на момент отгрузки товаров (работ, услуг) и не связана с фактом оплаты со стороны покупателя (пункт 1 статьи 167 Налогового кодекса РФ).
Для расчета суммы НДС берется самая ранняя из указанных дат:
- день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
- день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
В случае, когда контрагент запрашивает корректировку счета-фактуры с уменьшением указанной суммы, такой документ может быть квалифицирован как ошибочный.
Счет-фактура, выставленного по ошибке, не включается в учетную документацию по НДС, если он не был отражен покупателем в книге покупок или продавцом в книге продаж.
В случае, если покупатель признал ошибочный счет-фактуру, его необходимо отменить, внеся запись с отрицательным значением в книгу продаж за тот отчетный период, в котором документ был первоначально зарегистрирован. Если ошибка относится к ранее прошедшему периоду, корректирующая запись делается в приложении к книге продаж.
Процедура устранения неточностей, связанных с ошибочным счетом-фактурой
- Для отмены ошибочного счета-фактуры необходимо сделать отразяющую запись с отрицательным значением в книге продаж, либо использовать дополнительный лист, если период «закрыт». В случае обнаружения ошибки, запись вносится в дополнительный лист книги продаж за квартал, в котором она была допущена.
- Необходимо проинформировать об этом покупателя. Для снижения вероятности ошибок рекомендуется оформить акт об отмене счета-фактуры. Законодательство не предусматривает обязательного составления такого документа, однако это позволит бухгалтерам обеих сторон избежать недоразумений.
- После этого необходимо оформить новый корректный счет-фактуру на прошедший период в приложении к книге продаж).
- В случае, если неверный счет-фактура был учтен и включен в налоговую декларацию, необходимо подать уточненную декларацию по НДС. В пересмотренной декларации заполняются те разделы и приложения, в которых были внесены корректировки.
В случае, когда неточность не оказывает существенного воздействия на размер налогов, не требуется выписывать новый счет-фактуру; достаточно аннулировать предыдущий документом, внесенным в книгу продаж.