Основные правила составления отчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2025 года

Все организации и индивидуальные предприниматели, производившие с начала года выплаты работникам по трудовым или гражданско-правовым договорам, а также дивиденды учредителям, обязаны предоставить отчетность 6-НДФЛ за 3 квартал 2025 года. Предоставление отчета необходимо, даже если выплаты работникам осуществлялись всего один раз в течение 9 месяцев.

Крайний срок предоставления отчета 6-НДФЛ за третий квартал 2025 года приходится на 27 октября 2025 года.

Отчет составляется с начала года по форме, установленной приказом ФНС от 19 сентября 2023 года №ЕД-7-11/649@ (с изменениями от 9 января 2024 года №ЕД-7-11/1@) и ведется методом нарастающего итога@).

Форма 6-НДФЛ за девять месяцев 2025 года включает в себя три раздела: титульный лист, раздел № 1 и раздел № 2.

Основные поля титульного листа

• Для юридических лиц идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) состоит из 10 цифр, при этом последние две позиции не заполняются. Индивидуальные предприниматели указывают полный 12-значный ИНН.
• Если декларацию подает индивидуальный предприниматель, в соответствующем поле следует указать прочерк. В случае, если отчет подготовлен обособленным подразделением, необходимо внести КПП указанного подразделения.
• Первая выданная версия отчета обозначается числом «0», а все последующие итерации нумеруются по порядку («1», «2» и так далее.).
• В отчетности следует указать код периода «33», соответствующий третьему кварталу, и год «2025».
• Организации указывают код места учёта «214», а индивидуальные предприниматели — «120».
• Код ОКТМО: необходимо указать код территории муниципального образования (8 или 11 знаков). Для обособленных подразделений следует использовать код, соответствующий месту их официальной регистрации, а для индивидуальных предпринимателей – по месту проживания.
• Официальное наименование компании или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя.
• Код налогового органа.

Детали заполнения раздела 1

В разделе 1 содержится информация о суммах налога на доходы физических лиц, рассчитанных, удержанных и предназначенных для перечисления в бюджет за третий квартал года (период с июля по сентябрь).

Структура раздела 1

Суммы начисленного и удержанного НДФЛ

Код строки	Описание периода
020	Суммарно удержанный налог на доходы физических лиц с начала налогового периода
021	Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за июль (включая 22 июля)
022	Налоговый доход, удержанный с заработной платы за период с 23 по 31 июля, представляет собой сумму НДФЛ)
023	Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за август (включая период до 22 августа)
024	Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за период с 23 по 31 августа)
025	Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за сентябрь (включая 22 сентября)
026	Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за период с 23 по 30 сентября)

Возврат НДФЛ налогоплательщикам

Код строки	Описание периода
030	Общий объем возвращенного НДФЛ за прошедший год
031	Возврат налога за июль, осуществленный до 22 июля включительно)
032	Налог, возвращенный за период с 23 по 31 июля, включает в себя остаток средств за этот месяц)
033	Возврат налога за август будет произведен до 22 августа включительно)
034	Налог, возвращенный за период с 23 по 31 августа, включительно)
035	Возврат налога за сентябрь, осуществленный до 22 сентября включительно)
036	Налог, возвращенный за период с 23 по 30 сентября, включительно)

Показатели по налогу на доходы физических лиц, отраженные в строках 020 и 030, формируются по принципу нарастающего итогов с начала года. Выплата заработной платы за сентябрь, осуществленная с задержкой (например, в октябре), учитывается в отчетности за следующий квартал.

Порядок расчета.

В рамках рассматриваемого периода с сотрудников было удержаны следующие суммы налога на доходы физических лиц:

• За период с 1 июля по 22 июля — 13 000 рублей.
• За период с 23 июля по 31 июля — 3 900 рублей.
• За период с 1 августа по 22 августа — 19 500 рублей.
• За период с 23 августа по 31 августа — 5 200 рублей.
• За период с 1 сентября по 22 сентября — 20 800 рублей.
• За период с 23 сентября по 30 сентября — 2 600 рублей.

В итоге общая сумма удержанного налога на доходы физических лиц (строка 020) будет равна 65 000 рублей.

Детали заполнения раздела 2

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ данные формируются методом нарастающего итогового суммирования, начиная с 1 января и заканчивая 30 сентября. Информация предоставляется отдельно по каждой ставке, использованной при расчете в течение отчетного периода. В случае, если компания производила выплаты, подлежащие налогообложению по различным ставкам НДФЛ (например, 13%, 15% или 30%), требуется создать отдельный раздел 2 для каждой ставки.

Порядок заполнения ключевых строк:

• Строка 100. Ставка НДФЛ (обычно 13%).
• Строка 110: число работников, получивших доход в третьем квартале.
• В общую сумму доходов входят заработная плата, премии, отпускные и иные выплаты, налог не вычитается.

Какие выплаты, связанные с лицензионным соглашением, следует указывать в расчете 6-НДФЛ за девять месяцев 2025 года

Как учитывать доход работника в натуральной форме при расчете 6-НДФЛ, если он предоставлен в конце сентября

• Строка 130. Суммарный размер стандартных, социальных и имущественных вычетов.

Как правильно оформить расчет 6-НДФЛ при пересмотре суммы налога в связи с предоставлением стандартного налогового вычета

Какие особенности необходимо учитывать при формировании отчета 6-НДФЛ для имущественного вычета?

• 
  В строке 131 отражен общий объем доходов, рассчитанный как разница между показателями строки 120 и строки 130, представляющими льготы).
• Сумма налога, подлежащая уплате, рассчитывается как произведение налоговой базы, указанной в строке 131, и ставки налога, указанной в строке 100).
• Строка 141. Налог с ВКС.
• Строка 160 показывает общую сумму удержанного налога за год. Это значение может отличаться от суммы в строке 140, если при распределении дохода были зафиксированы исключительные обстоятельства.
• Строки 161–166 отражают распределение налога по периодам в течение квартала. Строка 161 охватывает период с 01.07.2025 по 22.07.2025, строка 162 – с 23.07.2025 по 31.07.2025, строка 163 – с 01.08 по 22.08.2025, строка 164 – с 23.08 по 31.08.2025, строка 165 – с 01.09.2025 по 22.09.2025, строка 166 – с 23.09.2025 по 30.09.2025.
• Строка 170. Сумма налога на доходы физических лиц, не подлежащая удержанию (например, налог с подарков).
• Строка 180. Размер ошибочно удержанной суммы налога.
• Общая сумма налога, возвращенная с начала текущего года.
• Строки 191–196. Разделение строки 190 на отрезки времени, соответствующие периодам возврата.

Для проверки корректности вычислений необходимо учитывать контрольные равенства:

• Сумма значений, указанных в строках с 161 по 166, должна быть равна значению, содержащемуся в строке 160.
• В строке 131 содержится результат вычитания строки 120 из строки 130.
• Для определения значения строки 140 необходимо перемножить строку 131 на налоговую ставку, указанную в строке 100.
• Значение, полученное в результате суммирования данных строк 191–196, должно быть равно значению, указанному в строке 190.

 Пример расчетов для заполнения 6-НДФЛ

В течение отчётного периода совокупный доход работников составил три миллиона рублей.
 

Предоставленные вычеты: 234 000 рублей.

Налоговая база: 2 766 000 рублей ($3\,000\,000 - 234\,000$).

Исчисленный НДФЛ: 359 580 рублей

Удержанный НДФЛ: 359 580 рублей.

В данном случае форма заполняется следующим образом:
 

Строка 120: 3 000 000 рублей.

Строка 130: 234 000 рублей.

Строка 131: 2 766 000 рублей.

Строка 140: 359 580 рублей.

Строка 160: 359 580 рублей.

Данные о доходах физических лиц (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ) доступны только после окончания финансового года. Приложения 1 не формируется для промежуточных периодов, таких как первый квартал, полугодие или девять месяцев.