В случае использования сотрудником личного имущества для выполнения рабочих задач, он имеет право на получение компенсации. При соблюдении определенных условий данная компенсация не подлежит обложению НДФЛ.
Нужно ли платить НДФЛ при компенсации работнику за использование личного имущества
В рамках трудовой деятельности работник имеет право использовать личные инструменты, оборудование, технические средства и материалы, при условии предварительного согласия с работодателем.
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации, при использовании работником работодателя и в его интересах личного имущества выплатить :
- компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и др. средств, принадлежащих работнику;
- расходы, связанные с их использованием.
Условия, касающиеся выплат, необходимо зафиксировать в письменной форме.
Определение размера компенсации расходов происходит на основании договоренности между работником и работодателем, зафиксированной в трудовом договоре. Эта компенсация должна соответствовать обоснованным экономически затратам и быть напрямую связана с использованием имущества для выполнения трудовых обязанностей.
В договоре может быть указано, что компенсация будет выплачена работнику только после предоставления им отчета об использовании личного имущества для служебных нужд.
Ежемесячная выплата компенсации осуществляется вместе с заработной платой по распоряжению руководителя организации.
Распоряжение о компенсации за использование личного имущества
Выплата компенсации, произведенная работникам за использование имущества работодателя в служебных целях, не подлежит налогообложению НДФЛ при условии соответствия статье 188 Трудового кодекса (абзац 11 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ).
Для применения льготы по НДФЛ организация должна обладать документами (в виде копий), которые в зависимости от типа компенсации служат подтверждением того, что имущество использовалось работником для решения задач работодателя, а также подтверждают величину понесенных им расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
В случае отсутствия полного комплекта необходимых документов у работодателя, компенсация, которая была выплачена, будет облагаться налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в соответствии с установленными правилами.