Новые санкции за отсутствие путевого листа

При контроле документов водителей служебного транспорта на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД обычно запрашивают путевой лист.

Кто обязан оформлять путевые листы

Согласно Федеральному закону от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» (далее – Закон № 259-ФЗ), оформление путевых листов является обязательным:

• 
  компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
  
• 
  транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
  
• 
  компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
  
• 
  транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи, троллейбусы, автобусы).
  

В связи с этим, многие отказываются от оформления путевых листов. Однако это ошибочный подход.

Путевой лист, согласно Уставу автомобильного транспорта, является документом, предназначенным для учёта и контроля деятельности водителя и эксплуатации транспортного средства.

Штраф за езду без путевого листа

В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа. Сотрудник ГИБДД имеет право наложить штраф в размере 500 рублей или вынести предупреждение за нарушение (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ).

Наказание предусмотрено не только за отсутствие путевого листа, но и за некорректное его заполнение.

В соответствии с частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях, отсутствие на документах отметки медицинского работника о прохождении водителем предрейсового медицинского осмотра может повлечь за собой штраф для организации в размере 30 000 рублей, а для ее должностных лиц – 5 000 рублей).

За несоблюдение правил технического осмотра транспортных средств также предусмотрена административная ответственность (часть 3 статьи 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях).

Как оформлять путевой лист

Путевой лист – это не просто документ, разрешающий водителю управление транспортным средством. Он включает в себя сведения:

• 
  об организации, выдавшей путевой лист (название, адрес, телефон, ОГРН);
  
• 
  о водителе, управляющем транспортным средством (включая отметки о медосмотре);
  
• 
  о транспортном средстве (включая дату и время предрейсового (предсменного) техосмотра);
  
• о маршруте следования.

Организация имеет право создать собственный образец путевого листа, при этом в нем должны быть указаны все необходимые сведения, определенные:

• 
  статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете»;
  
• приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152.

Применение утвержденной постановлением Росстата от 28 ноября 1997 г. № 78 унифицированной формы путевого листа допустимо, однако она должна отвечать всем установленным требованиям.

Если водитель планирует многодневный рейс, путевой лист составляется на несколько дней, при этом обязательно указываются даты начала и окончания его действия, включая число, месяц и год.

В случае, когда за один рейс одним транспортным средством управляют разные водители, допустимо оформление единого путевого листа для всех. Однако в таком случае необходимо добавить в него графы для внесения медицинским работником данных о каждом водителе (согласно письму Минтранса от 4 апреля 2019 г. № Д3-514-ПГ).

Путевые листы в учете

Практика подтверждает значимость правильного оформления путевых листов, поскольку они необходимы для:

• 
  иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
  
• обеспечить правильный учет топлива;
• иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.

Так, отсутствие путевых листов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. При несоставлении путевых листов налоговый инспектор признает экономически не оправданными и документально неподтвержденными затраты , документы, касающиеся использования транспортного средства, включая затраты на топливо, должны быть оформлены надлежащим образом. Именно правильно оформленный путевой лист служит основанием для подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией автотранспорта (см. Определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13).

В случае отсутствия первичной документации компания также может понести ответственность согласно статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации ( за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения ).