Нормативные акты, регулирующие страхование, возлагают на организации и индивидуальных предпринимателей ответственность за поддержание достоверности информации, направляемой в социальный фонд. Эти данные необходимы для расчета выплат по временной нетрудоспособности, отпускам по уходу за ребенком, а также при формировании пенсионных обязательств.
Работодатель – страхователь обязан передавать в Фонд социального страхования сведения о своих сотрудниках-застрахованных лицах. Это требование распространяется на случаи обновления уже предоставленной информации (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 01 апреля 1996 года № 27-ФЗ). Указанные обязанности касаются не всех работников, а только тех, кто соответствует критериям, определенным в подпунктах с втором по пятый включительно пункта 2 статьи 6.
Данные о человеке (отчестве и фамилии), которые были изменены после его регистрации в системе персонифицированного учета.- дата рождения;
- место рождения;
- пол.
При изменении фамилии сотрудника в Социальный фонд России необходимо предоставить формы АДВ-2 и АДВ-6-1:
- АДВ-2
– представляет собой документ, фиксирующий корректировку персональной информации застрахованного лица, которая хранится в его личном лицевом счете. - АДВ-6-1
– это опись документов, передаваемых в СФР.
Для подтверждения регистрации работника работодатель представляет соответствующее заявление по форме АДВ-3.
Единый фонд пенсионных и медицинских страхований утвердил все необходимые образцы распоряжением от 30 октября 2023 года № 2153 (далее – Распоряжение № 2153). Предполагается, что в 2026 году эти формы будут пересмотрены. При этом значительных изменений не ожидается; планируемые модификации носят исключительно технический характер.
Заполнить форму АДВ-2 (Заявление) может как представитель организации, например бухгалтер или сотрудник отдела кадров, так и непосредственно работник.
В любом случае, сотрудник обязан удостовериться в корректности заполнения формы и подтвердить ее собственной подписью. В случае невозможности личного подписания заявления, подтверждение достоверности предоставленных данных осуществляется работодателем с указанием оснований для отсутствия подписи работника.
По завершении анализа предоставленных сведений, фонд внесет изменения в персональный учет и сформирует извещение АДИ-РЕГ, содержащее номер индивидуального страхового лицевого счета и актуализированные сведения.