Начиная с 2026 года, произошли изменения в правилах определения расхода топлива для гибридных автомобилей и электрических транспортных средств, а также были пересмотрены коэффициенты, применяемые к зимнему периоду. Кроме того, появились новые требования, касающиеся специальной техники.
Изменения в показателях расхода топлива и горюче-смазочных материалов, ожидаемые в 2026 году
Нормы расходов на ГСМ установлены Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. В него в 2026 году внесены правки:
- Нормирование электромобилей отменено. До этого момента их потребление электроэнергии учитывалось при нормировании.
- Существуют специальные требования (касающиеся топлива и электроэнергии) для автомобилей с гибридным двигателем).
- Для транспортных средств, оснащенных системой «старт-стоп» и объемом двигателя до 1,6 литра, предусмотрено уменьшение базовой нормы на 5%. До этого момента при расчете норм для таких автомобилей не применялись.
- Начиная с первого квартала 2026 года, зимние коэффициенты были изменены.
- Установлены нормативы, касающиеся специальной техники, такой как тракторы и погрузчики. До этого момента подобных требований не существовало.
Кто обязан работать по нормам Минтранса
Нормы расхода ГСМ обязательны для всех бюджетных учреждений и организаций. Для коммерческих фирм они носят рекомендательный характер.
Однако, чтобы учесть затраты на топливо в бизнес-расходах, требуется наличие экономического подтверждения и первичной документации. приказ руководителя об утверждении норма, акты замеров и путевые листы.
- В путевом листе необходимо указывать дополнительную информацию, которая является обязательной
- Порядок формирования путевого листа
Для обоснования расходов на ГСМ можно использовать нормы Минтранса либо разработать свои и утвердить в учетной политике (письмо Минфина от 24.11.2025 № 03-03-06/1/113477). В документе нужно, какие нормы ГСМ применяются, как именно рассчитан собственный норматив по ГСМ и как учитывается в налоговой базе по прибыли.
Затраты на приобретение горючего для служебного транспортного средства не устанавливаются нормативами (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Как учитываются ГСМ-расходы в налоговой базе
Налог на прибыль
Расходы на ГСМ
не нормируются НК РФ. Главное , чтобы они были экономически обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ).
Если затраты на транспортировку будут значительно выше, чем обычно, и это превысит разумные объемы, налоговая служба может не признать их. Существенное превышение допустимых значений возможно только при наличии подтверждающих документов, таких как служебная записка, данные о дорожных заторах, аномально низкая температура, перевозка тяжеловесных грузов и т.п.
Налог на УСН
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы», могут учитывать расходы на топливо в составе затрат при наличии подтверждающих документов и оплате.
Издержки по эксплуатации транспорта и возмещения за применение личного автотранспорта при работе по упрощенной системе налогообложения
Документы для подтверждения ГСМ-расходов
Нормативные акты не содержат исчерпывающего списка документов, подтверждающих затраты на горюче-смазочные материалы и топливо в организации. Однако, на практике, таких документов существует достаточно, например:
- Договоры купли-продажи или поставки топлива. Подтверждают факт приобретения ГСМ.
- Документы, такие как кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры, служат подтверждением оплаты и получения топлива.
- Отчеты об авансах составляются при закупке топлива водителем, оплачиваемом наличными или корпоративной картой.
- Оформленные распоряжения, устанавливающие закрепление транспортных средств за работниками, служат документом, подтверждающим использование автомобиля для выполнения служебных обязанностей.
- Соглашения об аренде или лизинге (в случае, если транспортное средство не является собственностью организации).
Каким образом особенности операций с топливными карточками сказываются на учете затрат на горюче-смазочные материалы в бухгалтерском и налоговом порядке.
Как утвердить свои нормы ГСМ на 2026 год
В случае, если транспортное средство, используемое организацией, отсутствует в перечнях Минтранса или фактический расход топлива превышает установленные нормы, следует разработать и утвердить собственные правила.
- Издайте приказ. В издаваемом распоряжении необходимо указать следующие сведения: наименование транспортного средства, государственный регистрационный знак, норма расхода топлива (литры на сто километров), данные о летнем и зимнем периодах эксплуатации, а также повышающие коэффициенты, учитывающие условия движения по городу, возраст автомобиля и наличие климат-контроля.
- Осуществите проверочные измерения и подготовьте соответствующий документ. Первоначально необходимо довести уровень топлива в баке до максимума и зафиксировать данные спидометра. После этого следует преодолеть расстояние в 100 километров по стандартному маршруту и повторно снять показания одометра. Расход топлива определяется с использованием следующей формулы: (Остаток на начало минус остаток на конец) разделить на (пробег, делённый на сто).
- В учетной политике следует зафиксировать нормы расхода топлива и смазочных материалов: «Нормы расхода ГСМ применяются организацией и утверждаются приказом руководителя на основании результатов контрольных замеров».
Ошибки бухгалтеров при списании ГСМ
- Использование горюче-смазочных материалов без оформления путевого листа является нарушением, которое влечет за собой штрафные санкции: для руководителя – от 5 000 до 10 000 рублей (часть 1 статьи 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ), для организации – от 10 000 до 30 000 рублей либо в размере 20% от суммы неуплаченного налога (статья 120 Налогового кодекса РФ). Кроме того, такие расходы могут быть признаны необоснованными, что повлечет за собой пересчет налога на прибыль.
- Поскольку обратный пробег не фиксируется, это приводит к занижению данных о расходе горючего. Соответственно, остаток топлива в таких ситуациях не соответствует действительности. В случае налогового контроля выявленный перерасход может быть признан необоснованным. Для предотвращения этой ситуации необходимо указывать пройденный путь в путевом листе как при выезде, так и при возврате.
- Применение летних норм в зимний период и зимних норм летом.
Что важно взять бухгалтерии на контроль:
- В организации необходимо оформить приказ об установлении норм расхода топлива и приказы, регламентирующие переход на зимние и летние нормы потребления.
- Для каждого рейса необходимо оформление путевых листов.
- Путевые листы хранятся не менее 5 лет.
- В случае превышения сметы, необходимо запросить у водителя письменное объяснение.
Постоянный мониторинг реального расхода топлива и его сопоставление с утвержденными нормами позволит выявлять возможные злоупотребления или неэффективное использование транспорта.