Компенсации дистанционным работникам по ТК РФ
Согласно статье 312.6 Трудового кодекса, дистанционный сотрудник имеет право, с согласия или по разрешению работодателя и в целях, определенных работодателем, использовать для выполнения рабочих задач:
-
принадлежащие работнику или арендованные им оборудование;
-
программно-технические средства;
-
средства защиты информации;
-
иные средства.
При работе удалённо работодатель обязуется выплачивать работнику:
-
компенсацию за использование перечисленных средств защиты информации и иных средств,
-
возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются ЛНА организации.
Обязательный порядок компенсационных выплат следует зафиксировать в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Необходимо указать перечень возмещаемых расходов:
- какое оборудование необходимо дистанционному работнику для трудовой деятельности;
- список расходных материалов, например, канцтоваров;
- программное обеспечение;
- объем интернет-трафика и мобильной связи;
- расходы на почтовые услуги;
- методику расчета компенсации удаленному сотруднику за оборудование, программное обеспечение и материалы;
- перечень подтверждающих документов;
- порядок и сроки выплаты компенсации (ежемесячно, ежеквартально или другой вариант).
Организация определяет порядок расчета компенсаций, связанных с расходами удаленных сотрудников, и перечень возмещаемых расходов с указанием необходимых подтверждающих документов, посредством локального нормативного акта.
НДФЛ с выплат дистанционного работника
Начиная с 2025 года, прогрессивная шкала налогообложения подоходным налогом распространяется и на выплаты дистанционным работникам по трудовым или гражданско-правовым договорам, включая заработную плату, отпускные дни, премиальные вознаграждения и прочие аналогичные платежи.
В число других выплат, предоставляемых удаленному сотруднику, могут входить:
- денежная компенсация работникам при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы;
- суммы в виде возмещенных расходов дистанционного работника, связанных с использованием им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации;
- иные средства, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, превышающей 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (при отсутствии документально подтвержденных расходов дистанционного работника).
Налогооблагаемый доход от данных выплат подлежит удержанию в виде НДФЛ по ставкам от 13% до 22%, исходя из размера дохода, если выплаты осуществляются российской компанией-работодателем.
Так разъясняла ФНС России в письме от 13 марта 2024 г. № ЗГ-2-11/3699@.
Также необходимо учитывать районные коэффициенты и северные надбавки при ведении учета.
Начиная с 2025 года, налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с районных коэффициентов и денежного довольствия необходимо рассчитывать по отдельности. В соответствии с пунктом 6.2 статьи 210 Налогового кодекса, налогооблагаемая база для работников, проживающих на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах, определяется отдельно. Это применимо не к заработной плате, а только к:
- районных коэффициентов к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях;
- процентных надбавок к заработной плате (денежному довольствию, денежному содержанию) за работу (службу) в данных районах или местностях.
В соответствии с пунктом 1.2 статьи 224 Налогового кодекса Российской Федерации, эти доходы подлежат налогообложению по двум налоговым ставкам):
- 13 % – если доход до 5 млн руб.;
- 15 % – если доход свыше 5 млн руб.
В случае, если дистанционный сотрудник имеет право на районный коэффициент и северную надбавку, расчет НДФЛ следует проводить раздельно, а сведения о них необходимо представлять в отчетности по различным кодам бюджетной классификации.
Налогообложение и страховые отчисления с компенсаций, предоставляемых удалённым сотрудникам
От НДФЛ освобождены суммы возмещения расходов дистанционного сотрудника в связи с использованием им для выполнения трудовых обязанностей оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Размер компенсации, не облагаемой налогом, устанавливается трудовым или коллективным договором, дополнительным соглашением к трудовому договору или иными локальными нормативными актами. Для подтверждения расходов необходимы соответствующие документы, такие как чеки, договоры с провайдерами связи, акты об оказанных услугах, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет и тому подобное.
В случае отсутствия документального подтверждения, необлагаемый лимит составляет 35 рублей за каждый день, отработанный удаленно.
Данное положение вступает в силу с 1 января 2024 года и закреплено абзацем 12 пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.
Таким образом, размер компенсаций работодатели самостоятельно определяют локальными актами и не включают указанные компенсации в облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам при наличии подтверждающих документов.