Штатное расписание в 2026 году: формат, содержание и требования к оформлению

Автор: Victor

Фото: img.freepik.com

Практически во всех компаниях утверждается штатное расписание. Этот документ, несмотря на отсутствие прямого регулирования Трудовым кодексом, неизменно запрашивают контролирующие органы. И речь идет не только о представителях трудовой инспекции.

Штатное расписание содержит информацию об организационной структуре, количестве и составе сотрудников, а также о ежемесячном фонде оплаты труда. Хотя этот документ и не является обязательным, он играет ключевую роль в деятельности предприятия.

Штатное расписание в ТК РФ

Хотя действующее законодательство не обязывает все организации разрабатывать штатное расписание, его отсутствие будет расценено как нарушение.

В Трудовом кодексе Российской Федерации штатное расписание упоминается дважды:

в статье 15 «Трудовые отношения» в контексте трудовых отношений,
в статье 57 «Содержание трудового договора» сказано, что в трудовом договоре должна быть описана трудовая функция – работа в должности в соответствии со штатным расписанием.

Исходя из этого, можно заключить, что для каждой организации необходимо наличие штатного расписания.

В некоторых ситуациях возможность трудоустройства не требует наличия штатного расписания. Это допускается:

Физлицам без статуса индивидуального предпринимателя.
Микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ).
Некоммерческие организации, соответствующие критериям, установленным статьей 309.1 Трудового кодекса Российской Федерации (согласно статье 309.2 ТК РФ).

Бланк штатного расписания (форма Т-3)

Какой смысл в штатном расписании

Штатное расписание регулярно запрашивают контролирующие органы, включая трудовую инспекцию. Запрос на штатное расписание может прийти из налоговой для проверки средней зарплаты и уровня оплаты труда, из СФР – для проверки правильности начисления взносов и в рамках проверки индивидуальных сведений.

Запрос предоставления штатного расписания в период испытательного срока. Законно ли это?

Штатное расписание играет ключевую роль в трудовых спорах, возникающих при сокращении численности персонала или штата. Этот документ позволяет доказать, что в организационной структуре действительно произошли изменения, и сокращение было фактическим, а не формальным.

В современной практике деятельности компании штатное расписание является одним из ключевых документов при планировании бизнес-процессов. Оно предоставляет руководителю возможность оценивать результативность работы сотрудников, планировать расходы на оплату труда и оптимизировать их по подразделениям, а также устанавливать различные надбавки и доплаты.

Как утверждается штатное расписание

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любые корректировки в него также вносятся на основании приказа.

Подписание приказа — прерогатива директора компании, а утверждение штатного расписания — совместная ответственность директора и главного бухгалтера.

Работодатель не обязан предоставлять сотрудникам информацию о штатном расписании, в том числе и при заключении трудового договора.

Срок действия штатного расписания

Срока действия у штатного расписания нет.

Штатное расписание формируется один раз, а затем при необходимости может корректироваться неоднократно. Изменения в штатное расписание допустимы в любой момент, когда это требуется, например, при пересмотре окладов, который обычно происходит после индексации заработной платы.

Альтернативно, такое расписание можно утверждать ежегодно. Этот подход целесообразен, когда в компании происходят значительные структурные преобразования. К примеру, если принято решение об изменении или расширении направлений деятельности, либо если изменились требования к квалификации персонала, тогда:

закрыли вакантные ставки,
сократили должности или численность,
изменили наименования должностей,
и т.п.

Новое штатное расписание разрабатывается в случае значительных изменений.

Если штатное расписание было утверждено на определенный период, скажем, на три года, то по истечении этого срока не требуется утверждать новый документ. Действующее штатное расписание может быть продлено приказом руководителя.

Скачать Типовой бланк приказа об утверждении штатного расписания

Как изменить штатное расписание

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

В действующее штатное расписание необходимо внести коррективы.
Утвердить новое штатное расписание.

В обоих сценариях требуется выпустить распорядительный приказ.

Как правило, корректировка штатного расписания не нуждается в согласовании с сотрудниками. За исключением ситуаций, когда это приводит к изменению ключевых положений трудового договора. В частности, это касается изменения размера оплаты труда.

В случае изменения размера заработной платы, будь то увеличение или уменьшение, компания обязана предварительно проинформировать работников. О пересмотре размера оплаты труда в сторону уменьшения уведомление должно быть предоставлено не позднее чем за два месяца.

Изменения в штатном расписании могут быть оформлены приказам только после предварительного анализа.

После этого необходимо заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

Скачать приказ об изменении штатного расписания

Подтверждение ознакомления сотрудником приказа об изменении штатного расписания не равнозначно его согласию на корректировку условий трудового договора.

Необходимая информация содержится в справочнике «Практическая энциклопедия бухгалтера»:

Штатное расписание включает в себя информацию о всех должностях, предусмотренных организацией
Кто утверждает штатное расписание
Как вносить изменения в штатное расписание
Штатная книга

Штатное расписание на 2026 год – чем отличается

Новый МРОТ

Начиная с 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда (МРОТ) будет установлен на уровне 27 093 рубля. Размер заработной платы сотрудника за полностью отработанный месяц не должен быть меньше этой суммы. В случае, если в организации имеются работники с заработной платой, соответствующей МРОТ, с начала 2026 года необходимо внести корректировки в состав штатного расписания и повысить оклады до установленного минимума.

Обязательные специалисты в штате

Определение количества сотрудников и формирование штатного расписания – это прерогатива работодателя. Однако для крупных организаций предусмотрено обязательное наличие как минимум двух специалистов, выполняющих данные функции:

по охране труда, если численность персонала превышает 50 человек (ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136);
по ведению воинского учета, если в компании более 500 человек (п. 12 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Ставки мобилизованных

Трудовые договоры с мобилизованными участниками специальной военной операции приостановлены, однако не расторгнуты.

Сократить норму рабочего времени мобилизованного сотрудника не представляется возможным

В соответствии с частью 4 статьи 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель имеет право оформить срочный трудовой договор с другим сотрудником на период отсутствия на работе мобилизованного. При этом, штатную ставку мобилизованного нельзя сокращать, так как действие трудового договора с ним приостановлено, и за работником сохраняется рабочее место.

Форма штатного расписания

Штатное расписание – это обезличенный документ, не содержащий фамилий и персональных данных сотрудников. Он включает только сведения о количестве работников, их должностях, уровне заработной платы, общем фонде оплаты труда и прочей подобной информации.

В большинстве компаний применяется единый стандартный документ — типовую форму Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстатата от 05.01.2004 № 1.

Данная форма не является обязательной. У вас есть возможность разработать собственный вариант, закрепить его приказом руководителя и добавить к учетной политике организации.

В унифицированной форме придется заполнять все графы. Необходимо указывать данные в графах «Разряд» и «Надбавка», если для данной должности предусмотрен разряд или дополнительные выплаты.

Графы штатного расписания

В штатном расписании всего десять граф, и заполнить их достаточно просто.

Формы и образцы документов из справочника «Практическая энциклопедия бухгалтера

Возможно ли указать информацию о совмещении двух должностей

Такая возможность существует при условии, что соответствующая должность указана в квалификационных справочниках, как, например, «бухгалтер-кассир».

В своем письме от 6 июля 2020 года № 77/10-26013-ОБ/18-1299, Главное управление по обеспечению безопасности и развитию строительной отрасли Москвы отмечает, что в ряде документов фиксируются двойные должности, такие как, например, должность слесаря-сантехника.

В случае уменьшения численности персонала необходимо ли утверждать обновленное штатное расписание?

В случае сокращения штата изменяется штатное расписание, из которого исключаются определенные должности.

Гражданский кодекс Российской Федерации не определяет процедуру и сроки утверждения и начала применения нового штатного расписания при сокращении штата организации. Но нужно учитывать норму ч. 2 ст. 180 ТК РФ, по которой о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Штатное расписание следует утвердить до начала мероприятий по сокращению персонала, с указанием даты вступления его в силу. Эта дата должна наступать не ранее чем через два месяца после утверждения, то есть после увольнения работников.

Графы	Что заполнять
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код»	Обозначения отделов, департаментов, цехов, групп и прочих структурных единиц должны соответствовать формулировкам, указанным в трудовом договоре. В соответствии с классификатором, код структурного подразделения указывается на основании его функциональной значимости. В случае отсутствия классификатора, вы имеете возможность самостоятельно назначить собственные коды.
должность, специализация, профессия, разряд, класс (категория), квалификационный уровень	Укажите названия должностей в именительном падеже, избегая сокращений и заимствований. Занимаемая должность должна соответствовать данным, указанным в приказе о приеме и трудовом соглашении. В действительности, работодатели имеют право использовать любые наименования должностей, даже если они не соответствуют общепринятым стандартам. Это связано с тем, что с течением времени возникают новые профессии и виды деятельности. Следует избегать чрезмерного использования этой возможности. Необходимо руководствоваться здравым смыслом и использовать ясные и понятные названия должностей и профессий. Необходимо помнить, что изменение должности или профессии, дающее право на социальные или пенсионные льготы, не допускается. Обозначения таких должностей следует определять, опираясь на классификатор должностей или профессиональный стандарт. Ознакомьтесь с обновленной системой классификации профессий, которая вступит в силу с 2026 года.
4 «Количество штатных единиц»	Для каждой должности указывается необходимое число сотрудников. Оно может быть выражено как целым, так и дробным числом. В частности, значение 0,5 означает найм сотрудника на полставки. Если на одной должности заняты три сотрудника, каждый из которых работает половину рабочего времени, необходимо указать 1,5. При этом, эти сотрудники не обязательно должны быть совместителями. Неполная занятость может быть предусмотрена для постоянного работника. Для предотвращения разногласий, в штатном расписании необходимо фиксировать конкретное число штатных единиц, предусмотренных для каждой должности.
5 «Тарифная ставка (оклад)»	Размер оклада необходимо указывать для каждой должности. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, необходимо указывать размер оплаты труда, рассчитанный на полную ставку. Указание значения 0,5 (или иного) в соответствующей графе подразумевает, что работник получает пропорциональную долю от оклада. При почасовой системе оплаты труда размер вознаграждения зависит от квалификации работника и количества отработанного времени. В соответствующем поле указывается стоимость одного часа работы в рублях. Важно, чтобы тарифная ставка для одной и той же должности не варьировалась в зависимости от сотрудника. Для решения этой задачи можно использовать альтернативные наименования должностей, добавляя к ним слова «старший» или «ведущий». Все стимулирующие и компенсационные выплаты, такие как северная надбавка или оплата за вредные условия труда, следует указывать отдельно..).
6-8 «Надбавки»	Надбавок может и не быть. В этих графах необходимо указать все дополнительные выплаты, предусмотренные для данной должности. К ним могут относиться: персональные надбавки; надбавки за стаж работы в компании или в отрасли; надбавки за работу с секретными сведениями; доплата за вредные условия работы. Для сотрудников, работающих в отдаленных северных регионах, предусмотрено не менее двух видов дополнительных выплат: районный коэффициент и процентная надбавка. Надбавки не суммируются, а указываются в отдельных графах. Если предложенных трех полей оказалось недостаточно для заполнения всех необходимых данных, добавьте дополнительные строки. В случае, если размер надбавки определяется индивидуальными условиями, точную сумму не обязательно включать в таблицу, её можно указать в примечаниях.
9 «Всего в месяц»	В данной строке необходимо указать размер заработной платы за месяц. Эта величина рассчитывается как произведение суммы, представленной в графах 5-8, на количество сотрудников, указанное в графе 4.
10 «Примечание»	В случае, если внести все условия оплаты в штатное расписание не представляется возможным, можно сослаться на Положение об оплате труда.