Документы с удаленными сотрудниками можно передавать как в электронном, так и в бумажном виде. Электронный обмен возможен с помощью электронной почты или информационной системы работодателя. Независимо от организации документооборота в каждой компании существует проблема – опоздание при отправке документов или их забывание.
Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет осуществлять обмен электронными документами, к примеру, договором трудового характера, дополнительными соглашениями, договором о материальной ответственности, приказами об оформлении на работу и отставке.
Статья 312.3 ТК РФ указывает, что сотрудника, работающего удаленно, могут ознакомить с документами, непосредственно касающимися выполняемой им работы.
- в письменной форме, под роспись;
- путем обмена электронными документами;
- В другом виде, установленным соглашением коллег или контрактом о труде, внутренним постановлением.
Взаимодействие с удаленным сотрудником возможно полностью осуществить посредством электронной формы. Необходимо лишь согласовать расписание передачи данных и временные рамки, в течение которых он обязан направлять документы в компанию.
В электронной системе документооборота каждая сторона должна подтвердить получение электронного документа в установленный срок согласно коллективному или трудовому договору, локальному нормативному акту или дополнительному соглашению к трудовому договору.
В локальных актах компании всё быстро забывают работники. Неделями могут не предоставлять нужные документы. Не важно, как происходит обмен: через интернет или по почте.
Для предотвращения подобных сложностей в трудовом договоре с удалённым сотрудником следует указать конкретные обязательства по срокам предоставления документации. Вместо общих формулировок, например «работник обязан соблюдать сроки сдачи документов», необходима чёткость и ясность ответственности.
Перед добавлением пункта об сроках сдачи документов в контракт с удаленным сотрудником важно уточнить, какие именно бумаги, когда и как нужно предоставлять руководителю.
Вероятнее всего, в разных документах будут отличаться сроки и условия предоставления. В этом случае список документов можно включить в отдельное приложение к трудовому договору. Это может быть таблица с двумя столбцами: наименование документа и срок его сдачи. В трудовом договоре будет указано: «Работник обязуется предоставлять Работодателю следующие документы в сроки, указанные в Приложении №1 к настоящему договору».
Избегайте общих сроков, таких как «в разумный срок». Укажите конкретные даты: не позже 5 числа следующего месяца, за 3 рабочих дня.
После этого перечислите возможные итоги, которые могут последовать из нарушения сроков или правил подачи бумаг.
Помните: если в тексте нет слова «они», его использовать нельзя!
Работодатель имеет право устанавливать в трудовом договоре обязательство подчиненных соблюдать сроки обмена документами. подтвердил и Роструд.