В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации, необходимо утвердить график отпусков. Его можно оформить как по типовой форме № Т-7, так и по разработанной самостоятельно. Утверждение графика отпусков осуществляется приказам.
Сроки подготовки приказа об утверждении графика отпусков
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, план отпусков подлежит подписанию и утверждению не позднее, чем за две недели до начала нового года.
График отпусков на 2026 год необходимо подписать до 17 декабря 2025 года. Поскольку в этот день запланирован рабочий процесс, переносов не требуется. Соответствующий приказ должен быть подготовлен и подписан до указанной даты.
Утвердить график отпусков можно и до наступления установленного срока, поскольку Трудовой кодекс не содержит ограничений, касающихся сроков его утверждения.
При планировании графика отпусков необходимо принимать во внимание правовые нормы отдельных категорий работников уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
Даже после согласования расписания руководство не имеет права отказать в переносе отпуска многодетной маме.
Какие требования предъявляются к оформлению документа, утверждающего график отпусков на 2026 год?
Форма приказа, утверждающего график отпусков, не регламентирована и может быть выбрана на усмотрение организации. В приказе необходимо предусмотреть следующие основные разделы:
1. Шапка документа. В верхней части документа указывается полное наименование организации, а чуть ниже — сокращенное. В центре страницы располагается название документа – «Приказ», за которым следуют его порядковый номер и дата. Ниже номера и даты указывается название документа, например: «Об утверждении графика отпусков на 2026 год».
2. Основная часть документа.
В качестве преамбулы к приказу необходимо указать его основание, например: «На основании статей 123 и 124 Трудового кодекса Российской Федерации утверждается график отпусков работников на 2026 год».
Далее следует раздел, в котором определяется ответственное лицо (указывается имя и должность сотрудника, отвечающего за своевременное ознакомление сотрудников с графиком отпусков и контроль исполнения приказа).
К полномочиям ответственного сотрудника также может относиться информирование работников о планируемом отпуске заблаговременно, минимум за две недели, а также уведомление бухгалтерии о необходимости предусмотреть финансирование и гарантировать выплату отпускных в установленный срок.
Способы уведомления работников о начале отпуска могут быть различными.
3. Непосредственно график отпусков. Его можно включить в приказ или оформить как отдельный документ, являющийся приложением к нему.
4. Подписи руководителя предприятия и сотрудника, ответственного за реализацию указанных в приказе полномочий.
Данный приказ предназначен для информации всех сотрудников, перечень которых в нем указан. Подтверждение ознакомления фиксируется личной подписью работника. Законодательно установленный срок для ознакомления не предусмотрен, однако рекомендуется выполнить это как можно скорее после публикации приказа.
Форма приказа об утверждении графика отпусков на 2026 год
ООО «Ромашка»
ИНН: 7643547778
КПП: 65476537
Приказ №54К
«17» декабря 2025 годаОб утверждении графика отпусков работников на 2026 год
В соответствии со статьями 123 и 124 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
график ежегодных отпусков работников на 2026 год утверждается приложением № 1 к данному приказу.
2. Начальнику отдела кадров Ивановой А.А.:
- своевременно довести указанный график до каждого сотрудника;
- предупредить сотрудников о наступлении отпуска не менее чем за две недели до его начала;
- организовать контроль соблюдения сроков предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам.
петрову Н.Н., главному бухгалтеру, надлежит сформировать резерв денежных средств для выплаты отпускных сотрудникам.
ответственность за выполнение данного приказа поручается заместителю директора Сидоровой О.О.
Руководитель Подпись Расшифровка
Ознакомлены:
Должность ФИО Дата Подпись
Форма Т-7 – График отпусков
Форму Т-7, содержащую «График отпусков» (ОКУД 0301020), утвердили Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.
Скачивайте в бераторе форму Т-7 «График отпусков»
В форме Т–7 10 столбцов:
- столбец 1 – наименование структурного подразделения;
- столбец 2 – должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- столбец 3 – фамилия, имя, отчество;
- столбец 4 – табельный номер сотрудника;
- столбец 5 – количество календарных дней отпуска;
- столбцы 6–7 – даты начала отпуска: запланированная и фактическая;
- столбцы 8-9 – основание (документ) для переноса отпуска и дата предполагаемого отпуска;
- столбец 10 – примечание.
Если отпуск разделен на части указывается дата начала каждой из его частей.
Для большей точности в графике отпусков рекомендуется указывать точные даты отпуска, а не только планируемый месяц. По этому вопросу у Роструда существует иная точка зрения.
Загрузить форму Т-7 – график отпусков:
в формате Excel
в формате Word
В каких сотрудниках составлять график отпусков
В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на момент его утверждения.
В соответствии с письмом Минтруда России от 27 марта 2020 № 14-2/В-321, работника, увольнение которого запланировано на следующий год, следует внести в график отпусков, даже если эта информация известна работодателю).
В график отпусков необходимо внести всех сотрудников, включая тех, кто работает удалённо. Также следует учесть мобилизованных работников.
Хранение приказа и графика отпусков
В соответствии с приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, приказ, утверждающий график отпусков, хранится три года. Период хранения отсчитывается с момента окончания действия документа. Так, например, приказ и график за 2025 год могут быть уничтожены не раньше 1 января 2029 года.
По окончании установленного периода документ подлежит утилизации.
Ответственность за отсутствие приказа
Отсутствие распоряжения об утверждении графика отпусков само по себе не влечет административной ответственности. Тем не менее, за неутвержденный график отпусков предусмотрен штраф за нарушение трудового законодательства согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
В соответствии с частью 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, директору организации и индивидуальному предпринимателю может быть выписан штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а юридическим лицам – от 30 000 до 50 000 рублей.
Автор. Е.Грицак