Необходимо ли присваивать номера трудовым договорам? Каковы подходы к нумерации, и как обновляется система обозначений при переходе на новый календарный период?
Юридическая значимость нумерации трудовых контрактов.
В действующих нормативных актах нет обязательной нормы о нумерации трудовых договоров, как указано в официальном письме Роструда от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1. Работодатели всё же могут сами вводить систему нумерации для удобства работы с документами, закрепив это в локальных правилах.
Необходимо отметить, что некоторые унифицированные формы первичной документации, например приказ о трудоустройстве или учетная карточка работника, предусматривают графы для указания номера трудового соглашения (согласно Постановлению Госкомстата №1 от 05.01.2004). Использование данных форм остается по выбору организации (ст. 9 ФЗ №402 от 06.12.2011).
По ведению реестра трудовых договоров действует аналогичный подход – процедура необязательна. Без правовых норм предприятие само устанавливает формат подобного учёта.
В журнале регистрации традиционно указывают:
- идентификатор и дату составления документа;
- персональные данные работника;
- информацию о занимаемой позиции и отделе;
- Срок действия договора (для краткосрочных контрактов — дата окончания).
Рекомендации по формированию номеров
В практике преобладает комбинированный принцип нумерации, объединяющий .
- уникальный порядковый идентификатор;
- временные параметры заключения (месяц и год).
К примеру, обозначение 06-13/07 расшифровывается как:
- 06 — очередной номер в реестре;
- 13/07 — июль 2025 года (дата оформления).
(Ссылка на рекомендации Минтруда в письме №14-2/В-519 от 28.04.2020)
Дополнительные соглашения к трудовым договорам как правило обозначены отдельной нумерацией, которая начинается с числа один. Для учёта
- создание специализированного журнала;
- Регистрация договоров в общем реестре.
Второй вариант предпочтительнее, поскольку гарантирует полную информацию о каждом сотруднике.
При ведении отдельного учета договоров-дополнений рекомендуется указывать.
- хронологический номер изменения;
- основные реквизиты первоначального договора;
- сведения о сотруднике и его должности;
- ссылку на распорядительный документ;
- отметки о заверении и вручении копий.
Особенности нумерации при переходе на новый год
Организациям доступна полная свобода определения стратегии нумерации при переходе на новый календарный период. Существуют два главных подхода:
- продолжение существующей последовательности;
- Сброс счетчика к нулю с приходом нового года.
Два подхода соответствуют изложению мнения в письмах Минтруда №14-2/В-519 от 28.04.2020 и Роструда №ПГ/00337-6-1 от 03.02.2025.
Система нумерации трудовых договоров эффективно организует кадровое делопроизводство. Главное — единообразие применяемых принципов, зафиксированных в внутренних нормативных документах компании.