В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, для перехода на систему электронного документооборота необходимо письменное согласие работника. Это подразумевает, что работодатель не вправе обязывать сотрудников к использованию электронного документооборота.
Отказ работника от кадрового ЭДО
Работники могут отказаться от использования системы электронного документооборота до тех пор, пока не подписано согласие. В случае, если документ еще не подписан, работник вправе отказаться от перехода на электронный документооборот.
Есть ряд факторов, препятствующих переходу сотрудников на электронный кадровый документооборот (КЭДО):
- Негативное отношение к электронным документам, вызванное опасениями по поводу их сохранности и возможности подделки.
- Ограниченные навыки работы с компьютером, отсутствие уверенности при использовании электронной подписи или специализированных онлайн-платформ.
- Ограничения технического характера, например, невозможность использования требуемого оборудования и отсутствие подключения к сети Интернет.
- Беспокойство вызывает вопрос защиты персональных данных.
- Недостаточное осознание юридической значимости электронных документов и их равноценности по отношению к бумажным оригиналам.
- Опасения связаны с невозможностью получить бумажные документы и неопределённостью порядка их получения как во время трудовой деятельности, так и после её прекращения.
После того, как работник предоставил согласие на применение системы электронного документооборота, он не вправе отменить его единолично. Данная позиция подтверждается разъяснениями Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, изложенными в письме от 24 ноября 2022 года № 14-6/ООГ-7321, где подчеркивается, что, дав согласие, работник обязуется взаимодействовать с работодателем исключительно через электронные каналы.
В случае, если сотрудник дал согласие на электронный документооборот, отказ от него и возврат к традиционным бумажным формам возможны только с разрешения работодателя.
Работодатель может отменить ЭДО
Работодатель также вправе в любое время принять решение о прекращении использования корпоративной электронной документальной системы. В этом случае он обязан уведомить сотрудников и вернуть их к использованию бумажных документов.
Компания также имеет право изменить используемую платформу квалифицированной электронной подписи. В этом случае необходимо проинформировать работников, предоставить им доступ к новой системе, актуализировать документацию и обеспечить юридическую силу электронных подписей.
Сотрудник имеет право подписывать отдельные документы в электронном виде, а другие – на бумаге, при условии, что это предусмотрено Положением о КЭДО и не противоречит Трудовому кодексу Российской Федерации. Важно не путать такую практику с дублированием бумажных документов, что не допускается Трудовым кодексом. Определенные документы, например, приказ об увольнении, трудовая книжка и другие, оформляются исключительно на бумажном носителе. При согласии на использование КЭДО, сотрудник теряет возможность подписывать документы либо в электронном, либо в бумажной форме. Переход на КЭДО по инициативе сотрудника допустим в любой момент.