Работодатель обязан обеспечить порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним работникам. Бухгалтерский учет должен вестись в бумажной форме.
Работодатели оформляют учет трудовых книжек:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
Согласно приказу Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», это необходимо соблюдать».
В соответствии с пунктом 40 настоящего приказа, работодатель сам формирует книги (журналы) для учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также для отслеживания движения трудовых книжек.
Допустимо ли оформление записей учета трудовых книжек в электронном виде?
Книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков трудовой книжки необходимо вести исключительно в бумажном виде.
Работодатель имеет право вести электронный документооборот (ЭДО) и определяет перечень электронных документов, подлежащих ему, локальным актом.
Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса устанавливают требования к кадровому электронному документообороту. Электронный документооборот предполагает создание, подписание, использование и хранение документов, касающихся трудовых отношений и оформленных в электронном виде, без создания бумажных копий. При этом положения об электронном документообороте распространяются на документы, для которых трудовым законодательством предусмотрено оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или поступающего на работу, в том числе с отметкой о прочтении.
Документы, предназначенные для учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также для учета бланков трудовых книжек и вкладышей, не подлежат оформлению в электронном виде.
Согласно пункту 40 приказа Минтруда России № 320н, книги учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и содержать заверенную подпись работодателя.