Кризис заставляет бизнесменов искать способы сокращения расходов и выживания в новых реалиях. Последствия пандемии и новые возможные ограничения, которые грозят осенью, продолжат влиять на экономику длительное время. Необходимо внести изменения сейчас, чтобы избежать сожалений в будущем.
Сегодня расскажем о повышении эффективности работы бухгалтерии без ущерба качеству обслуживания и сбережении средств компании.
Из чего складываются расходы на бухгалтерию
Сначала необходимо определить затраты на бухгалтерский учет для компании.
Расчёт можно провести за период месяца или года. При этом можно учитывать следующие расходы:
- зарплата и отчисления на сотрудников,
- 1С и ее обслуживание (или другой бухгалтерский софт),
- справочные источники и консультации,
- В архив входят печать, канцелярские принадлежности, техническое обслуживание, сейф или охранная система.
- рабочие места для сотрудников,
- курсы повышения квалификации,
- упущенная выгода,
- штрафы и пени.
Первые мысли о сокращении расходов появляются уже сейчас. Особенно если составляете расчет на целый год. Например, сумма на хранение архива может показаться небольшой: «Да что там, скрепки купить, бумаги и картридж», пока ее не посчитают за год.
Видя все статьи расходов, можно выявить проблемные зоны и искать для них решения. Мы предлагаем 12 способов оптимизации бухгалтерских расходов, которые уже показали эффективность у наших клиентов. Надеемся, что в этом списке вы найдете подходящие советы. Для удобства способы разделены на три категории:
- Не нуждающиеся в резких изменениях и/или финансировании.
- Реализация этих вариантов требует дополнительных усилий.
- Решальные изменения — для смельчаков.
Экономь ресурсы, оптимизируя то, что забирает твое время и финансы.
1. Контроль сотрудников, аттестация и срезы
Не самый приятный с психологической точки зрения метод, но самый эффективный для закрытия расходов типа «упущенная выгода» и «штрафы и пени». К сожалению, недостаточность квалификации сотрудников или попустительство руководства обходится компании слишком дорого: штрафы и просрочки платежей – лишь половина проблемы, их хотя бы видно, а вот упущенную выгоду часто не замечает владелец компании, он просто не знает, что бухгалтерия не использует законные возможности для снижения налогов или применяет невыгодный план налогообложения.
Рекомендуем установить график аттестации работников и указать обязанности бухгалтеров в договоре. Также можно обращаться к аудитору для проверки учета раз в год или квартал.
2. Переход в облако
Стоимость содержания 1С или подобного бухгалтерского ПО может существенно обременять компанию: покупка программы, серверов, оплата услуг программиста 1С и системного администратора, а также другие аналогичные расходы. Переход на… облачную 1С.
Если вы считаете облачные сервисы опасными или боитесь, что доступ к вашим данным получат сторонние лица, то всё ещё руководствуетесь устаревшими представлениями. Все данные передаются в зашифрованном виде, и только вы сможете получить к ним доступ. Профессиональные серверы и регулярные резервные копии, которые вы обычно сами забываете делать, гарантируют сохранность каждой единицы информации.
В качестве бонуса предоставляется доступ к базе данных с любого устройства, круглосуточная техническая поддержка, возможность простого управления правами доступа и отсутствие проблем с обновлением и обслуживанием 1С.
3. Экономия на дополнительном софте и подписках
Первая заповедь бухгалтера – отслеживать актуальную информацию, каждое изменение законодательства и каждую новую возможность упростить бухучет. Эта информация не загружается в головы бухгалтеров автоматически, поэтому
бухгалтеры подписываются на профессиональные журналы и справочники, используют профессиональный софт и прочие дорогостоящие способы держать руку на пульсе.
Главный секрет — всё можно сделать безвозмездно. В XXI веке у всех служб есть сайты и пресс-службы, призванные оперативно сообщать населению важную информацию. Такой метод займет время на первоначальную «настройку»: нужно отыскать все источники и подписаться на них в браузере или социальных сетях, но потом это окупится многократно.
4. Экономия на консультантах и программистах
Оплата услуг специалистов по 1С также актуальна для бухгалтеров, но в кризис это может быть невыгодно.
Вместо разработки индивидуальных дополнений с участием специалиста 1С можно приобрести готовую услугу 1С либо заключить договор на её получение по подписке. Маркет42.
5. Рабочее время бухгалтера
Мы уже рассказывали Бухгалтерии.ру о том, Влияние организации трудового времени бухгалтеров на доход компании. Пропустили материал? Рекомендуем его к прочтению. В нем разбираются главные похитители времени: рутинные процессы, совещания, исправление ошибок, получение документов от коллег, обучение сотрудников и проблемы с 1С. В статье также рассказывается о том, как победить этих «пожирателей» и перевести бухгалтера с рутины на решение стратегических задач.
Если бухгалтерия избавится от постоянных срочных задач и авралов, то получится сосредоточиться на оптимизации расходов и налогов. Также уменьшится количество ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.
6. Экономия на налогах и взносах
В этом разделе вновь обратимся к первому пункту, где отмечалось недостаточное у бухгалтеров знание или время для изучения всех правовых способов сокращения налоговых и пособий расходов.
- Должностному лицу из отдела бухгалтерии поручить перепроверку наличия новых возможностей для экономии расходов и отсутствие упущения уже существующих.
- Уделите время изучению этой темы. Никто не так заинтересован в снижении налогов, как вы. Множество материалов доступно бесплатно.
- Если у вас нет времени, воспользуйтесь услугами внешнего специалиста: аудитора, опытного бухгалтера или аутсорсинговой компании.
Чтобы сэкономить, можно избавиться от лишней работы для себя или бухгалтера.
7. Автоматизация части задач
Размышляя над графиком работы бухгалтера и перемещении в облачную среду, возможно, возникло желание автоматизировать повторяющиеся бухгалтерские действия. Встроенные функции 1С и сторонние услуги позволят решить эту проблему с наименьшими расходами.
При помощи сервисов вы можете автоматизировать ввод первичкиДостижение которого требует значительных затрат времени. виртуального помощника для собственника и бухгалтераИ решить множество других задач. К примеру, следующее предложение.
8. Полный переход на электронный документооборот
Увидев в списке расходов строку «канцелярия и печать», вы наверняка задумались об электронном документообороте. 1С и сервисы предоставляют возможности для его реализации: обмен документами с контрагентами и банками, сдачу отчетности, формирование прайс-листов и ведение бумажной работы из программы.
В Маркете42Для организации полных электронных систем документооборота доступно множество решений, в том числе фирменные сервисы с говорящими названиями: 1С:Отчетность, 1С:Сверка, 1С:ДиректБанк и другие.
9. Отдать частично на аутсорсинг
Если расходы на сотрудников занимают большую часть бюджета, стоит рассмотреть уменьшение их численности. В таком случае передача части бухгалтерского учета аутсорсинговой компании может быть оптимальным вариантом. Это позволит сократить рабочие места и поручить рутинные задачи внешним специалистам, в то же время сохранив в компании собственного бухгалтера (или нескольких), обладающего глубокими знаниями и несущего ответственность за свою работу.
10. Услуга «второй пилот» или аудитор
Этот метод эффективен для компаний малого и среднего масштаба, где работает один бухгалтер или вообще его нет. Также он подходит для тех, кто не желает или не имеет возможности отдавать ведение учета в аутсорсинг.
Метод предусматривает самостоятельное ведение бухгалтерии с внешним контролем: раз в месяц или квартал к вам присоединяется специалист, проверяющий учетную информацию, дающий советы и помогая с формированием отчётности, а затем снова уходит до следующей встречи.
Экономия радикальным способом — резкий подход.
Тем, кто нуждается в кардинальных действиях для сохранения стабильности, доступны два метода существенно снизить затраты на ведение бухгалтерии.
Перестройка отдела бухгалтерского учета с заменой сотрудников (работники удалённого формата покинули компанию).
Ранее мы затрагивали тему частичного урезания штата бухгалтеров в девятом методе, однако существует ещё один способ снижения расходов на персонал без уменьшения общего числа рабочих мест.
- Переведите всю бухгалтерию на удалённую работу, сократив расходы на аренду помещения и организацию рабочих мест. Если используете облачную 1С, то это технически не составит труда.
- Второй вариант – радикальная смена состава бухгалтерии. Подходит для компаний из больших городов с высокой заработной платой.
Можно нанимать сотрудников дистанционно, но из регионов, где уровень зарплат заметно меньше.
12. Полное делегирование на аутсорсинг
Самый решительный подход — передать обработку бухгалтерской документации специализированной фирме или частному бухгалтеру. Такой вариант исключит все затраты на внутреннее ведение учета, за исключением оплаты услуг по его проведению.
Использование аутсорса имеет свои сложности, многие предприниматели недоверяют сторонним специалистам, но кризис 2020 года вынудил многих принять решение: выживать или оставаться без бизнеса. Поэтому этот способ не стоит отвергать. Сейчас доступно огромное количество специалистов на аутсорсе, и всегда можно найти подходящего.
Способов экономии много, достаточно приложить усилия, изучить информацию и действовать. Мы верим в успех вашей компании и её выход из кризиса, и готовы оказать помощь советом и делом.