С 12 января 2025 года организациям предоставляется возможность отправлять юридические требования (акты рекламации) в электронном виде через систему электронного документооборота.
Новый формат акта рекламации появился вследствие вступления в силу приказа ФНС РФ № ЕД-7-26/1016@ от 11 ноября 2024 года.
Акт рекламации — официальный документ для предъявления претензий деловым партнёрам. Его применяют по разным причинам: несоответствие качества продукции, срыв сроков поставки или другие нарушения контракта. Раньше акты рекламации составляли на бумаге, из-за чего согласование претензий занимало много времени.
Заявление об рекламации в электронном виде включает два файла.
- Первый документ описывает ключевые сведения об акте, такие как отправитель и получатель.
- Второй пункт отражает оценку запросов заявителя.
Разница между электронной и традиционной претензией заключается только в её подаче — через электронные каналы. Законодательство не предъявляет особых требований к виду письма (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.09.2018 № 10АП-11403/2018 по делу № А41-27517/18).
Электронные жалобы имеют юридическую силу при наличии возможности достоверно определить отправителя.
- Кто направил претензию и о чём идёт речь в требовании (п. 2 ч. 1 ст. 160 ГК РФ).
- Адресата (получателя) письма.
- Факт отправки.
- Дату и время отправки.
Это даст возможность обеим сторонам просто отслеживать статус претензии и сделает процесс более понятным.
- Подача документов займет меньше времени, поскольку не нужно печатать и отправлять их по почте.
- Электронный формат упрощает учет и контроль, так как легко хранить и упорядочивать документы.
- Снижение бумажного документооборота.
- Улучшение взаимодействия с налоговой инспекцией.
Процесс упростился, но важно помнить о соблюдении условий из договоров с партнерами. Рекомендуется тщательно ознакомиться с порядком досудебного урегулирования споров, так как там могут быть важные детали о подаче претензий и сроках их рассмотрения.
Ранее налоговая служба одобрила электронные формы договора, акта сверки расчетов, акта выполненных работ и ряда других документов, применяемых при работе с партнёрами.
Функционал Единой информационной системы (ЕИС) пригодится для ведения претензионной работы с поставщиками и контрагентами.
Д. Афанасова