В сфере бизнеса качественно выполненная работа или предоставленная услуга нередко сталкиваются с неприятной ситуацией: заказчик или принципал задерживает подписание необходимых документов, таких как акты или отчеты. Для многих это выглядит как незначительная задержка, однако немногие понимают, что такое неоформленное состояние может повлечь за собой существенные налоговые риски.
Главная ошибка кроется в разделении между официальным подтверждением (подписью на документе) и реальным выполнением хозяйственной деятельности.
В российском законодательстве приоритет отдается экономической основе сделок, а не только форме их документального оформления. Следовательно, обязательство по уплате налогов, таких как налог на прибыль и НДС, возникает при реальном оказании услуги или выполнении работ, а не в момент подписания соответствующего документа.
Недостаточно часто Налоговый кодекс Российской Федерации указывает на то, когда конкретно наступает этот «момент фактической реализации». Однако Гражданский кодекс РФ и сложившаяся практика рассмотрения дел в судах предоставляют значимые указания, которыми налоговые органы успешно пользуются для обоснования своей точки зрения.
Когда принципиальный подход, согласно которому отсутствие подписи влечет за собой отсутствие налогообложения, противоречит установленным фактам получения экономической выгоды заказчиком или принципалом, то доначисление налогов становится неизбежным, и вместе с ним – пени и штрафные санкции.
Для агентов существуют особые условия, которые определяются Гражданским кодексом Российской Федерации. Агент, работающий на общей системе налогообложения, должен рассчитать и заплатить налог на прибыль и НДС с суммы полученного вознаграждения.
Согласно общепринятым нормам деловой практики и решениям судов, определение времени предоставления агентских услуг (и, соответственно, момента возникновения налоговой обязанности) связано с одобрением отчета агента принципалом.
В соответствии с пунктом 3 статьи 1008 Гражданского кодекса Российской Федерации, принципал должен уведомить агента о своих возражениях к отчету в течение тридцати дней с момента его получения. Договор может предусматривать другой срок для уведомления.
В случае, если принципал не выразил никаких возражений, отчет будет считаться утвержденным.
После окончания указанного периода отчет агента признается действительным, несмотря на отсутствие подписи принципала. С этого момента агент должен:
- Признать доходы.
- Начислить НДС на сумму своего вознаграждения.
Алгоритм действий
- Необходимо точно документировать дату направления отчета заказчику (заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте с подтверждением получения).
- Подождите период, определенный договором (или 30 дней.
- В случае отсутствия обоснованных возражений отчет считается утвержденным. Размещайте документы, производите налоговые отчисления и осуществляйте учетные операции, даже если отсутствует подпись.
- В случае возникновения возражений необходимо настаивать на их официальном оформлении.
- Для предоставления налоговой необходимо: агентский договор с утвержденными условиями, документальное подтверждение отправки отчета и отсутствие обоснованных претензий в течение установленного периода.
Для специалистов, выполняющих работы по договорам подряда, возмездного оказания услуг, инжиниринга и других подобных соглашений, сложилась иная ситуация, отличная от агентской. В данном случае положение, закрепленное в п. 3 ст. 1008 Гражданского кодекса РФ, не имеет к ним отношения.
Согласно пункту 3 статьи 158 Гражданского кодекса Российской Федерации, бездействие заказчика может быть расценено как согласие на совершение сделки только при наличии оснований, установленных законом или договором. В отношении актов выполненных работ или оказанных услуг подобное положение не предусмотрено. Следовательно, в отсутствие подписи и молчания заказчика, нельзя автоматически считать оказанную услугу или выполненную работу принятой и требовать оплаты, полагаясь исключительно на установленный срок.
Что делать, если заказчик задерживает подписание акта
В данной ситуации требуется принять совокупность мер.
Проактивные меры
При оформлении договора с клиентом необходимо включить в него следующие положения:
- Если заказчик не подписает акт выполненных работ/оказанных услуг и не предоставит обоснованных возражений в установленный срок с момента его получения, то работы/услуги будут считаться полностью принятыми.
- Письменные возражения должны содержать описание выявленных недостатков и сроки, необходимые для их исправления).
- Подрядчику следует предоставить возможность оформить односторонний акт, в случае отказа заказчика от приемки или подписания акта без надлежащего обоснования.
- Предусмотрите в договоре штрафные санкции, применяемые к заказчику в случае необоснованного отказа от подписания акта выполненных работ или намеренного затягивания процесса приемки.
- Необходимо точно определить методы и сроки обмена документами, включая заказные письма с уведомлением о вручении, электронную почту с подтверждением доставки и прочтения, а также личную передачу с фиксацией подписи).
Реактивные меры
Если договор не содержит положений об автоматическом принятии, требуется предоставить неопровержимые доказательства выполнения работ или оказания услуг, а также соблюдения условий договора. Этого можно достичь следующими методами:
- Документирование каждого шага.
- Детальная документация в виде переписки (электронной почты, писем, сообщений в мессенджерах), отражающая процесс выполнения работ или оказания услуг).
- Осуществляется фото- и видеофиксация (этапов выполнения работ, их завершения, выявленных недостатков при наличии и предпринятых мер по их устранению).
- Журналы учета выполненных работ, табели учета рабочего времени.
- Подтверждение выполнения промежуточных этапов требует подписания соответствующих актов по каждому из них).
- Подтверждения передачи результатов работы (включая отчеты, созданные документы, макеты, учетные данные для систем, ключи, лицензии и другие материалы.).
- Показания свидетелей.
Формальные уведомления
Для подтверждения факта оказания услуг и получения подтверждения от заказчика требуется регулярно отправлять акты выполненных работ заказным письмом с уведомлением о вручении и перечнем приложенных документов.
По прошествии срока, определенного договором для приемки, возможно направить претензию (досудебное уведомление) с требованием подписать акт или предоставить обоснованный отказ, а также произвести оплату оказанных работ/услуг.
Обращение в суд
Когда досудебное урегулирование оказалось неэффективным, единственным вариантом взыскания платежа и подтверждения выполнения работ или оказания услуг будет обращение в судебную инстанцию. В ходе судебного разбирательства вам потребуется предоставить доказательства:
- Факт заключения договора.
- Подтверждение выполнения работ или оказания услуг всеми имеющимися доказательствами).
- Факт передачи результата заказчику.
- Уклонение заказчика от приемки и оплаты.
Если суд признает факт оказания услуги, то налоговые обязательства будут подтверждены и возникнут в установленный период, вне зависимости от даты получения оплаты.
Автор. Д. Афанасова