Подотчетные суммы: как облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что нужно учитывать

Выплаты денежных средств сотрудникам организации в подотчет не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, при условии предоставления документального подтверждения понесенных расходов. Для предотвращения возможных доначислений важно корректно оформлять выдачу подотчетных сумм и оперативно получать от сотрудников авансовые отчеты, содержащие полный пакет подтверждающих документов.

Сотрудник, выступающий в качестве подотчетного лица, обязан предоставить бухгалтерии в срок, определенный руководством организации, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случае непредставления работником авансового отчета, то есть отсутствия отчетности по подотчетным суммам, выданные денежные средства будут расцениваться как его налогооблагаемый доход.

В письме от 30 апреля 2025 года № 03-15-06/44169, которое было направлено Минфином России, дано разъяснение относительно налогооблагаемости подотчетных сумм. Согласно этому документу, такие суммы включаются в доходы работника при соблюдении трех определенных обстоятельств:

1. Предположим, что организация предоставила сотруднику денежные средства на представительские нужды, однако документальное подтверждение их использования отсутствует;
2. Также важно, чтобы не было зафиксировано возврата этих сумм в кассу организации или на ее расчетный счет;
3. Работодатель принял решение об отказе от удержания указанных денежных средств из заработной платы работника.

В случае одновременного выполнения всех трех вышеперечисленных условий, такие суммы рассматриваются как выплаты работнику в рамках трудового договора. В связи с этим, они подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ согласно установленным правилам.

Отметим и судебную практику.

В процессе проверки инспекторы производят доначисление НДФЛ и страховых взносов при наступлении следующих обстоятельств:

• Отсутствуют необходимые распорядительные документы, такие как приказ или заявление работника, оформляющие выдачу денежных средств подотчетности.
• Недостаточно документальных подтверждений расходования денежных средств, выданных в подотчет, а также оприходования материально-технических ценностей организацией. К примеру, отсутствуют чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера и аналогичные документы.

В случае отсутствия подтверждающей документации налоговые органы проведут перерасчет, включив в него налоги, пени и штрафы. Судебное разбирательство в данной ситуации маловероятно окажется успешным, поскольку решения судей обычно склоняются в пользу инспекторов и обязывают к доплате.

Подтверждением этому служат позиции, изложенные в постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08, от 5 марта 2013 г. № 14376/12 и № 13510/12, определении Верховного суда РФ от 11 февраля 2021 г. № 307-ЭС20-23792, а также в постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 2 февраля 2024 г. № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023.