Недостаточно просто указать в учетной политике требование об оформлении документов в электронном виде. Необходимо детализировать перечень видов и форматов документов, определить ответственных лиц с учетом их должностных обязанностей, а также предусмотреть описание используемых вариантов электронной цифровой подписи.
Эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера выпустили для своих подписчиков рассылку: «Электронные транспортные документы: корректировки учетной политики на 2026 год ».
В соответствии с Федеральным законом от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, начиная с 1 сентября 2026 года использование бумажных транспортных накладных допускается только в порядке исключения.
Если груз перевозится покупателю собственным транспортом организации, без привлечения сторонней компании и при отсутствии договора перевозки, то закон не требует оформления ни электронной, ни бумажной транспортной накладной. Вместо этого могут быть использованы другие документы, такие как путевой лист, УПД (уведомление о прибытии), внутренняя накладная.
Какие условия необходимо соблюдать при использовании электронных транспортных накладных
Риски работы без электронных документов
До 1 марта 2027 года участники логистической цепочки, оформляющие документы в бумажной форме вместо цифрового формата, не будут привлечены к административной ответственности. Данный переходный период предусмотрен для облегчения адаптации рынка.
В случае продолжения использования бумажных документов после 1 марта 2026 года для тех перевозок, где электронная форма обязательна, следует ожидать налоговых последствий – отказа в вычетах НДС и снятия расходов – из-за отсутствия правильно оформленных первичных документов, в которых должна содержаться информация о существенных характеристиках сделки и лице, отвечающем за ее выполнение.
Что внести в учетную политику на 2026 год
В соответствии с нормами электронного документооборота ключевые аспекты оформления первичных документов должны быть зафиксированы в учетной политике для бухгалтерского учета (пункт 10 ПБУ 1/2008). Данное требование распространяется как на грузоперевозки, так и на экспедиторскую деятельность.
В учетную политику вводятся изменения посредством приказа руководителя, в котором указывается основание – вступление в силу Федерального закона от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ.
Перечисленные ниже пункты подлежат включению в учетную политику на 2026 год:
- Пожалуйста, перечислите используемые виды транспорта для осуществления грузоперевозок. В качестве примера можно привести автомобильный транспорт.
- Сообщите о переходе организации на электронный документооборот в сфере транспорта.
Пример формулировки:
«С 1 января 2027 года организация будет оформлять первичные документы, касающиеся перевозки и (или) экспедиции грузов, исключительно в электронной форме. Это регламентируется порядком, утвержденным ФНС по согласованию с Минтрансом на основании федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ».
- Укажите способ обмена электронными документами: через оператора ЭДО или напрямую (если данный способ не был указан в уведомлении ранее).
На первоначальном этапе необходимо выбрать аккредитованного оператора системы электронных перевозочных документов, который будет отвечать за передачу полученных документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Список аккредитованных операторов доступен на сайте Минтранса.Пример формулировки:
«Организация осуществляет обмен электронными документами посредством аккредитованного оператора электронного документооборота _________________ (название)».)» согласно порядку обмена, закрепленному постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469».
- Укажите перечень электронных перевозочных и экспедиторских документов, применяемых для оформления и учета грузоперевозок:
- электронная транспортная накладная;
- электронная сопроводительная ведомость;
- электронный заказ-наряд;
- электронные поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- электронный путевой лист;
- электронный заказ и заявка;
- Единый транспортный документ используется для осуществления перевозок различными видами транспорта. Необходимо отметить, что применяется форма, согласованная с Федеральной налоговой службой.
Дополнительная формулировка:
«Первичные учетные документы формируются в электронном виде, используя форматы, утвержденные ФНС РФ. Информацию об используемых организацией форматах электронных документов можно найти в Приложении №_____ к настоящей учетной политике.»
Внесите изменения в приложения к учетной политике, исключив из них недействующие бумажные образцы сопроводительных документов.
- Определите период хранения электронных документов – он должен составлять как минимум 5 лет с момента их размещения в системе, а также опишите особенности этого процесса.
Пример формулировки:
«Первичные документы должны храниться не менее пяти лет после отчетного периода. Электронный архив располагается в _______ (место, подразделение). Одновременно производится резервное копирование данных на физические носители. Проверка функционирования систем хранения осуществляется ответственными сотрудниками раз в ___ года».
- Необходимо согласовать перечень сотрудников, обладающих правом подписания электронных документов.
Пример формулировки:
«Список должностей и полномочий на подписание документов организацией представлен в Приложении №___ к настоящей учетной политике.»
- Установите функциональные обязанности работников и определите, какой вид электронной подписи им разрешено применять.
Руководитель использует свою квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для подписания документов. Другие сотрудники могут использовать УКЭП с машиночитаемой доверенностью или унифицированную неквалифицированную электронную подпись «Госключа».
В условиях отсутствия постоянного подключения к сети, сотрудники, осуществляющие перевозки, имеют возможность применять устройство незащищенной электронной подписи «Госключ».Пример формулировки для учетной политики:
Электронные документы, оформляемые при осуществлении перевозок, заверяются с использованием определенных видов электронных подписей в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
Для подписания юридически значимых титульных листов документов от имени организации используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая применяется единоличным исполнительным органом (руководителем) и сотрудниками, имеющими соответствующее полномочие.
В иных случаях, когда это прямо предусмотрено Федеральным законом № 259-ФЗ и регламентами обмена перевозочными документами для подтверждения фактов хозяйственной деятельности (например, приемки или передачи груза), уполномоченные лица могут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись («Госключ») или простую электронную подпись (ПЭП).
Правомочия указанных лиц подтверждаются машиночитаемой доверенностью. Лица, уполномоченные на подписание документов от имени организации, используют сертификаты квалифицированной электронной подписи физического лица, полномочия которых также подтверждены машиночитаемой доверенностью. Хранение данных о доверенностях обеспечивается в Едином блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) – распределённом реестре Федеральной налоговой службы России.
Альтернативный подход заключается в создании таблицы, которая может служить регламентом использования электронной цифровой подписи для конкретной организации.
|
Должность работника |
Подписание документа |
Тип электронной подписи |
|
Кладовщик / Логист склада |
|
УКЭП (КЭП физлица) с машиночитаемой доверенностью (МЧД) |
|
Водитель / Экспедитор |
|
УНЭП (Госключ) / ПЭП |
|
Кладовщик приемки |
ЭТрН Титул 3 (Грузополучатель – приемка) |
УКЭП (КЭП физлица) с машиночитаемой доверенностью (МЧД) |
|
Водитель |
|
УНЭП (Госключ) без МЧД/ ПЭП с МЧД |
Необходимо задокументировать метод предоставления документов при запросе со стороны налоговых органов.
Пример формулировки:
«В случае направления запроса в рамках проведения налоговой проверки, электронные документы организации, сформированные согласно установленным требованиям Федеральной налоговой службы, должны быть представлены в неизменном виде. Передача осуществляется посредством телекоммуникационных каналов связи, при этом предоставляется XML-файл документа, подтвержденный усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или лиц, имеющих соответствующие полномочия.
В ситуации, когда документы в электронном формате не соответствуют установленным Федеральной налоговой службой РФ форматам, при их запросе в рамках налоговых проверок они должны быть представлены в виде сканированных изображений с электронной подписью руководителя или уполномоченных сотрудников».