Одновременное ведение трудовых книжек как в электронном, так и в бумажном формате запрещено. Однако не все работодатели перешли на электронные трудовые книжки, и некоторые организации продолжают использовать бумажный вариант. Это, в свою очередь, увеличило объем работы бухгалтеров, поскольку даже те, кто сохранил бумажные трудовые книжки, обязаны вести учет в электронной форме. Рассмотрим причины этого требования.
Или бумажная, или электронная
При поступлении от работника заявления о переходе на электронную форму трудовой книжки, работодатель имеет право прекратить ведение бумажной трудовой книжки (статья 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Бумажная трудовая книжка передается сотруднику, и предприятие больше не несет ответственности за ее хранение.
В случае, если сотрудник выразил желание иметь бумажную трудовую книжку, ответственность и все связанные с ее ведением обязанности по-прежнему ложатся на плечи работодателя.
С 1 января 2021 года для людей, устраивающихся на первое рабочее место, будет создаваться исключительно электронная версия трудовой книги.
Сотрудник организации имеет право выбрать только один способ ведения трудовой книжки, и об этом его выбор должен быть зафиксирован в письменном заявлении.
Сотрудник, предпочитающий бумажный документооборот, имеет право в любой момент перейти на электронный формат. Это право сохраняется за ним, даже если он покидает компанию и находит новую работу.
Важно сохранять бумажную книгу, так как она содержит информацию о выполненной работе до 2020 года, и её потеря недопустима.
Двойной учет
До истечения тридцатого июня текущего года вы обязаны уведомить каждого сотрудника в письменной форме о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. До первого дня января следующего года работники должны предоставить свои заявления, подтверждающие их выбор.
В случае выбора бумажной версии трудовой книги работником, учету на него по-прежнему подлежат как традиционная, так и электронная записи – обязанность бухгалтерии. При этом сотрудник не должен подавать никаких заявлений для поддержания подобного двойственного учета; это действие выполняется финансовым сотрудником автоматически.
Почему?
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны предоставлять отчеты обо всех изменениях в кадровом составе в Пенсионный фонд России, в основном, в электронном виде. При этом форма ведения трудовой книжки работника не имеет значения.