Возмещение задолженности в качестве затрат возможно лишь для компаний, использующих метод начисления при определении налогооблагаемой прибыли. Таким образом, лицам, применяющим упрощенную систему или единый налог с предприятий, не разрешается включать сумму безнадежного долга в перечень расходов. Индивидуальные предприниматели, зарегистрированные как участники общей системы налогообложения (ОСНО), также лишены права списывать дебиторскую задолженность.
В отличие от бухгалтерского учета, при расчете налогов создание резерва на сомнительные долги является правом организации, а не обязательным требованием. Следовательно, порядок списания «дебиторской задолженности» для целей налогообложения определяется наличием сформированного резерва по сомнительным долгам.
В случае наличия сформированного резерва предприятие списывает дебиторскую задолженность в пределах этого резерва, а непокрытую им часть относит на расходы по деятельности, не связанной с основной.
При отсутствии резерва процедура исключения «дебиторки» выполняется путем отнесения ее к расходам, не связанным с обычной хозяйственной деятельностью.
Обязательство учитывается по мере наступления даты первого из указанных событий: истек срок исковой давности, внесена информация о ликвидации организации в государственные регистры, получены бумаги от судебных исполнителей.
Документы, служащие основанием для формирования налогового учета, должны сохраняться не менее четырех лет. В случае выплаты предоплаты контрагенту и последующего списания задолженности как безнадежной, ранее вычтенный «оброк» следует переоценить.
Согласно пункту 6 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации налог на добавленную стоимость, рассчитанный от суммы предварительной оплаты в счет будущих поставок товаров, работ или услуг, может быть вычтен в том отчетном периоде, когда была осуществлена передача имущества, оказание услуг либо выполнение работ.
Контроль задолженности
Необходимо следовать установленной схеме при управлении кредиторской задолженностью как со стороны бизнес-партнеров, так и физических лиц. Это достаточно простая процедура, ключевым элементом которой является систематическое выполнение соответствующих мероприятий.
Прежде всего, следует выделить сотрудника, ответственного за периодический мониторинг объемов непогашенных обязательств. Как правило, такая роль обозначается как «инспектор» или «надзиратель».
Далее необходимо установить сроки проведения проверочных мероприятий. Если предусмотрена возможность рассрочки платежа, то требуется разработать четкое и понятное положение о поставках товаров и контролировать его соблюдение.
Во-первых, для всех контрагентов необходимо установить ограничения на предоставление отсрочек платежей и их максимальную продолжительность. Кроме того, следует провести оценку структуры имеющейся задолженности, включая размер долга и сроки его возникновения.
В-четвертых, необходимо провести сопоставление сроков погашения задолженностей и сроков получения кредитных средств.
И, в-пятых, следует выполнить расчеты с использованием специальных показателей для определения части платежей, поступивших до момента отгрузки товара.