Выданные работникам для осуществления определённых задач деньги считаются подотчётными суммами. Сама выдача таких сумм не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Вместе с тем в некоторых случаях придётся начислить налог и страховые взносы.
Согласно нормам, выплаты сотрудникам из расчета подотчетных сумм не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. Например, если деньги выданы для покупки товара или материалов. Но важно: сотрудники должны подтвердить расходы документами, а приобретенные товары и материалы – принять на учет.
Не представленный отчет о подотчетных суммах приводит к возникновению налогооблагаемого дохода у работника. Работник, получивший сумму в доверии, обязан предоставить авансовый отчет об ее расходовании.
Авансовый отчет с подтверждающими документами
Работник предоставляет бухгалтерии авансовый отчет с документами, подтверждающими траты: это могут быть товарные накладные, чеки кассового аппарата, проездные билеты, счета за жилье и так далее – в зависимости от назначения выданных средств.
Список документов указан на обороте авансового отчета. Вся документация, прилагаемая к отчету, пронумерована по порядку её расположения.
Сроки сдачи авансового отчета работодатель устанавливает руководитель или, если этого не указано, три рабочих дня после возвращения из командировки. Для авансового отчета Существует унифицированный образец. ЕГО оформление одобрено распоряжением Госкомстата России от 1 августа 2001 года № 55.
Бухгалтер проверил авансовый отчет, руководитель организации его утверждает.
Работник, не предоставивший отчет по подотчетным суммам или предоставивший частичный отчет, считается имеющим налогооблагаемый доход в размере выданных ему сумм. Работодателю важно проверить документы работника, так как при проверке инспекторами может быть доначислено НДФЛ и страховые взносы.
Такое утверждают также судьи. Доказательством тому служат постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 03.02.2009 № 11714/08, от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12.
Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления с расчётных сумм.
Выдавая сотруднику денежные средства под отчет, организация обязана рассчитать и выплатить налог на доходы физических лиц и страховые взносы в указанных ситуациях.
- Выплачены по отчёту деньги без распорядительного документа, приказов или заявлений работников.
- Без подтверждающих документации о потраченных средствах и поступлении товаров у организации
В таких ситуациях заработок сотрудника облагается налогом.
При проверке авансового отчета необходимо обращать внимание на …
- приложенный чек должен быть читаемый;
- В чеках нужно указывать названия товаров, за которые оплата была произведена.
Такой вывод делают суды. Вот примеры подобных рассматриваемых дел:
-
Решение Арбитражного суда Поволжского округа от 16 августа 2022 года № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021.
-
определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792;
-
Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02 февраля 2024 года № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023.
Если сотрудник возвращает в бухгалтерию спорную сумму или работодатель удерживает неповеренные средства из заработной платы, налога на доход не начисляется.