Выплаты компенсации за использование работником личного имущества в интересах работодателя не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Такая причина побуждает компании переводить часть выплат работникам за рамки заработной платы. Из-за этого подобные выплаты проверяются налоговой службой.
По пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации не подлежат налогообложению по налогу на доходы физических лиц все виды установленных законом компенсационных выплат, связанные, в частности, с выполнением работником трудовых обязанностей. В отношении страховых взносов действует такой же порядок: при правильном оформлении компенсации не относятся к выплатам за труд и не облагаются страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Избегая НДФЛ и страховых взносов, компенсации попадают под контроль налоговой инспекции.
Налоговые органы могут переоценить компенсацию, выплаченную сотруднику за использование личного имущества, как заработную плату и начислить НДФЛ и страховые взносы. Если компания не согласна с этим, придется обратиться в суд. В этом случае важно понимать, какими нормами руководствуются суды и какие условия выплат работникам играют против компании.
Требования для перевода выплат в заработную плату.
Ошибки работодателей при оформлении документов, а также условий и порядка выплат могут привести к переквалификации компенсаций за использование личного оборудования работниками как части заработной платы.
Компенсацию следует оформить письменно.
Это может быть письменный договор с работником, отдельная статья трудового контракта или дополнительное соглашение (статья 188 Трудового кодекса Российской Федерации).
Необходимо выдать распоряжение об уплате компенсации. В некоторых ситуациях, достаточно одного документа. Однако помните, что отсутствие указания о компенсации в трудовом соглашении может вызвать недовольство налоговых органов.
Кроме того, полезно предъявить документы, подтверждающие использование личных вещей при выполнении работы. Курьеру для работы нужен автомобиль, а программисту — компьютер.
Работа разъездная, перемещение на личном транспорте не обязательно.
Компенсация следует назначить справедливой суммой.
Закон не устанавливает предела для размера компенсации. Предприятие может определить любую сумму, считая её подходящей для сотрудника. Но следует придерживаться разумных границ: величина компенсации не должна превышать зарплату.
Компенсация в размере 50% от оклада может вызвать претензии со стороны налоговой. Другая неточность наблюдается при превышении годовой компенсации стоимости применяемого имущества.
Третьим пунктом является наличие документов у бухгалтерии. Документы о фактическом использовании имущества для работы работодателя и сведения о затратах (письмо Министерства финансов России от 01.11.2024 № 03-04-05/107628).
Сотруднику нужно оформлять отчеты.
Налоговая служба постоянно подчеркивает, что величина компенсации должна совпадать с фактическими тратами работника. письмо Минфина от 11.01.22 № 03-04-06/263, письмо ФНС от 12.02.21 № СД-4-11/1705@).
Работнику нужно владеть имуществом как собственником.
Такое положение часто приводит к судебным спорам. Например, если компенсацию получают работники, которые не являются собственниками автомобилей, а управляют ими по доверенности, налоговая служба, вероятно, взыщет недоплаченный налог с физических лиц. письмо Минфина РФ >от 24.11.2021 №03-04-06/94831
Перевод компенсации в оплату труда.
Постановление АС Поволжского округа от 23.12.2024 № Ф06-10252/2024 по делу № А06-1066/2022, в котором судьи поддержали налоговых инспекторов, может служить источником полезной информации.
В процессе рассматривался спор о доначислении НДФЛ с компенсаций работникам за личные лодки, моторы, снасти и рыболовецкие костюмы. Ошибки компании, позволившие переквалифицировать компенсацию в часть заработной платы, применимы ко всем.
Компенсации составили пятьдесят процентов от фонда оплаты труда.- Размер компенсации зависел от труда работника, который выражался количеством и видом добытой рыбы.
- Размер возмещения не равнялся ценности применяемых вещей: компенсация за год эксплуатации рыболовного костюма составила 131 932,50 рублей, тогда как его стоимость всего 2 500 рублей.
- В течение нескольких месяцев величина компенсации была больше, чем заработная плата.
- Бухгалтерия не имела документов, подтверждающих, что имущество принадлежало работникам, получавшим компенсации за его использование.