В трудовом договоре, соглашениях к нему, коллективном договоре и локальных нормативных актах организация устанавливает сроки, порядок и размер компенсаций, принимая во внимание мнение профсоюза. Компенсация может быть фиксированной суммой или рассчитана с учетом износа оборудования. Работодатель также может возместить расходы на мобильную связь, затраченную в процессе работы электроэнергию и интернет.
НДФЛ и взносы: платить или нет?
Компенсации расходов удаленных работников не учитываются при расчете налога на доходы физических лиц. Министерство финансов России … своем письме от 11.01.2022 № 03-04-06/263Напоминает о том, что все компенсации, установленные российским законом и связанные с исполнением служебных обязанностей, не подлежат данному налогу.
Важность установления суммы компенсаций в договорах и документах заключается в возможности освобождения от уплаты НДФЛ при выплате компенсаций удалённым сотрудникам.
Взносы по компенсациям расходов удаленщиков за использование личной или арендованной техники, программно-технических средств и ПО не облагаются взносами, как и другие компенсационные выплаты. Это установлено статьей 422 Налогового кодекса.
Для этого необходимо соблюсти несколько важных условий: компенсации должны быть предусмотрены федеральными законами, законами субъектов страны или решениями представительных органов местного самоуправления. Для таких случаев установлены нормы, в пределах которых взносы не платятся. Компенсации выплачиваются работникам в связи с исполнением трудовых обязанностей.
Компенсация «удаленщикам» и налог на прибыль
Может ли организация учитывать компенсации сотрудникам, работающим удаленно, при расчете налога на прибыль? Да, при условии что эти выплаты соответствуют положениям статьи 312.6 Трудового кодекса Российской Федерации.
В своем письмеМинистерство финансов России указывает, что размер компенсаций должен соответствовать расходам, которые связаны с использованием удаленными сотрудниками техники, программного обеспечения, услуг связи и так далее. У работодателя должны быть копии документов, подтверждающих покупку или аренду оборудования удаленными сотрудниками, а также копии бумаг, подтверждающих расходы на его использование (чеки на оплату мобильной связи, Интернета и т.д.).
Расходы учитываются только при наличии документального подтверждения, экономической обоснованности и связи с деятельностью, направленной на получение дохода.