Для целей налогообложения можно учитывать расходы работника, если выехал в командировку раньше или задержался, при наличии письменного разрешения руководителя на эти даты. Аналогично с НДФЛ: компенсация за покупку билетов не признается доходом сотрудника при наличии письменного подтверждения от руководства. Об этом сообщает Минфин в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716.
Какие выплаты работодатель обязан осуществить работнику во время командировки?
Статья 168 Трудового кодекса РФ обязывает работодателей возмещать расходы сотрудников, отправляемых в служебные командировки. Кроме оплаты компанией билетов и проживания командированного сотрудника, ему выплачиваются суточные на покрытие расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.
Суточные относятся к командировочным расходам и работник может тратить их по своему усмотрению.
Суточные не покрывают проживание и транспортные расходы между работой и местом командировки, а также затраты на бензин и подобное. Компания компенсирует эти расходы сотрудникам отдельно.
Сотрудник может тратить ежедневную заработную плату на питание, приобретение товаров, путешествия по личным нуждам и тому подобное.
Работнику полагается оплата за каждый день командировки, в том числе дни пути, период временной нетрудоспособности, выходные и праздничные дни, а также за задержки, возникшие не по его вине.
Налог на доходы физических лиц начисляется, если дата командировки не соответствует дате проезда?
Обычно днем выезда в командировку считают дату отправления транспорта (автобуса, поезда, самолёта и так далее) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дату прибытия в это же место.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
В качестве даты начала или завершения служебной поездки выступает указанная дата. приказе работодателя о командировках.
Некоторые люди попадают в ситуацию, где командировка назначена на понедельник, но сотрудник отправляется в неё в воскресенье.
Министерство финансов указало, что возмещение расходов на проездной билет для работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие началу командировки, или в выходные дни, следующие за её окончанием, не включается в доход.
- Работодатель разрешил проведение этих расходов.
- и для выполнения соответствующего служебного поручения.
При наличии разрешения работодателя на командировку уплачивать НДФЛ не требуется.
А что со страховыми взносами?
В вопросе о страховых взносах чиновники проявляют большую строгость.
Министерство финансов указывает: при расхождении дат начала или окончания командировки в приказе организации и датах, указанных в проездном документе, организация не компенсирует расходы работника на проезд к месту командировки. В таком случае страховые взносы с этой компенсации подлежат уплате по общему порядку.
Разрешено ли учитывать расходы при определении налога на прибыль, когда даты расходных документов не согласуются?
Возмещение проезда при разнице дат поездки и начала командировки учитывается в расходах для налогообложения прибыли организаций. Включать его в базу по прибыли возможно, — подчеркнули чиновники.
«В случае задержки отъезда сотрудника из места командировки или преждевременного прибытия его к месту назначения по разрешению руководства, подтверждающего целесообразность понесенных расходов согласно установленному порядку. ».
Чтобы доказать необходимость этих расходов, руководитель должен дать согласие в письменном виде на отъезд в командировку раньше запланированного срока или на продление пребывания там.