Минтруд приказом от 3 апреля 2023 года № 256н утвердил новую редакцию Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Прежний Приказ от 22 апреля 2020 года № 211н утратил силу.
В новой редакции инструкцииВ соответствии с № 256н порядок ведения персонифицированного учета обновлен, учитывая все изменения в НК РФ с 1 января 2023 года по уплате страховых взносов с вознаграждений работников на ГПД, а также изменения в страховом законодательстве.
Инструкция о персоналах № 256н устанавливает какие правила?
Инструкция устанавливает правила ведения Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации учета персональных сведений зарегистрированных лиц.
- Процесс внесения данных о пользователе в систему индивидуального учета.
- Порядок подачи отчетов работодателями и сроки принятия Фондом данных.
- Регламент проверки точности информации, которую предоставляют работодатели.
- Правила сохранения и утилизации бумаг с личной информацией.
Каких лиц нужно включить в систему персонала?
В системе ПФР должны быть учтены все российские граждане, иностранцы и лица без гражданства, пребывающие на территории России.
Зарегистрировано в системе персонального учёта.
Работник считается зарегистрированным при наличии у него лицевого счета в системе учета персонала.
При регистрации сотрудника в системе индивидуального учета выдаётся личный счёт.
Датой регистрацииДата, с которой открыт индивидуальный лицевой счет.
Как проходит регистрация
Зарегистрировать можно в местном подразделении фонда по такому основанию:
- анкеты работника;
- свидетельства о рождении;
- сведений, поступающих в Фонд от МФЦ;
- Информация о иностранцах и лицах без гражданства поступает из информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации».
Сотрудник, либо уполномоченный им человек, может подать в фонд форму для зачисления.
- лично,
- через своего работодателя;
- через МФЦ.
При предоставлении фонду сведений о себе необходимо предъявить паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
При сдаче анкеты представителем необходимо предъявить паспорт и доверенность, подтверждающую его право действовать от имени заявителя.
Самозанятые лица, производящие самостоятельный расчет страховых взносов, включаются Фондом в особый реестр.
Как оформить подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта?
Все, записанные в системе персонала, обладают документом, именуемым «СНИЛС». Официальный наименование — Уведомление о регистрации. В нём приведен номер индивидуального лицевого счета.
СНИЛС — это уникальный номер личного счета, который используется для работы с информацией о человеке в системе персонального учета.
Если потерялось уведомление о регистрации, работник может запросить новый документ в фонде, подав соответствующее заявление.
При подачи заявления о выдаче документа или изменении анкетных данных сотрудника в фонд работодателем через ТКС, электронный документ необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Фонд обрабатывает заявление о предоставлении документа (или корректировке анкетных данных) в течение… пяти рабочих дней.
Когда организация обязана зарегистрировать работника в системе персонала учета.
В соответствии с предыдущим, сотрудник может пройти регистрацию через работодателя.
При трудоустройстве или подписании с работником договора компания обязана запросить его СНИЛС (уведомление о регистрации).
В случае незарегистрированного в Фонде нового сотрудника, организация должна предоставить в Фонд анкету для регистрации. не позднее рабочего днянаступающий после дня трудоустройства или подписания контракта.
Анкета зарегистрированного лица должна быть заверена личной подписью сотрудника. Если сотрудник не может подписать анкету лично, например, по состоянию здоровья или из-за отъезда за границу, компания указывает причину в анкете и заверяет её своей подписью.
Анкету можно подать в электронном виде через систему ТКС или личный кабинет компании на сайте Фонда.
Перед регистрацией в системе фонд проверяет информацию из анкеты на соответствие данным из Единого государственного реестра записи актов гражданского состояния. В случае с иностранцем – со сведениями из единой системы идентификации и аутентификации.
Регистрация проходит в течение пятиС момента получения заявки и всей информации из государственных органов, поступающей в фонд через межведомственный обмен данных, проходит не более [количество] рабочих дней.
Почему могут отказать в регистрации
Фонд принимает решение об отказе, когда в базе данных уже зарезервирована запись о лице с идентичной информацией из анкеты.
Если данные в системе неверны
Для изменения информации в системе персонала обратитесь в фонд с заявлением о корректировке персональных данных.
Фонд уточняет данные. пятиС момента, когда Фонд получит от органов государственной власти все требуемые сведения, рабочего времени пройдёт…
Отчеты фонду: правила и сроки предоставления информации при персональном учете.
Для персонального учета предоставляются сведения.
- Все работодатели, выплачивающие зарплату или другое вознаграждение за труд и являющиеся страхователями на основании Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, а также Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ;
- Граждане, добровольно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию по ФЗ от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ.
- Государственные (муниципальные) организации по п. 9 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
- федеральные органы власти.
Отчётность подаётся в фонд по форме ЕФС-1. Форма содержит сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах.
Это единственное хранилище данных о каждом сотруднике. В него заносят:
- работающих по трудовым договорам;
- Исполнители по договорам гражданско-правового регулирования, где объектом являются работы или услуги.
- Авторов, подписавших договоры авторского заказа, а также лиц, заключивших сделки об отчуждении исключительного права на произведения в области науки, литературы и искусства, издательские договорённости по лицензированию и лицензионные соглашения о предоставлении прав на использование произведений в области науки, литературы и искусства.
В каком случае заносить информацию о договоре гражданско-правовой работы в раздел ЕФС-1 при отсутствии указания срока выполнения работ?
Коды причины увольнения в форме ЕФС-1
Срок подачи декларации ЕФС-1 по договорам подряда: разъяснения СФР
Как сообщать в Социальный фонд сведения о начале и завершении гражданско-правовых договоров с физическими лицами?
Информация о каждом работнике собирается из приказов, бумаг по кадрам, контрактов и счетов бухгалтерии.
Сотрудники, самостоятельно оплачивающие дополнительные взносы на накопительную пенсию, могут предоставить в Фонд копию документа об уплате дополнительных страховых взносов за прошедший квартал с отметками банка об исполнении или направить документ электронно.
Сдача индивидуальных сведений о работниках в фонд.
Отчитаться перед фондом можно:
- Можно представить отчет на бумажном носителе, вручив его лично в отделении фонда, или отправив по почте.
- Документ можно подать в электронной форме через оператора электронного документооборота, либо через личный кабинет на сайте фонда или портала государственных услуг.
Руководитель ставит подпись, а при наличии печать организации — и ее штамп на отчетности, представленной на бумаге.
Датой подачи индивидуальных сведений на бумаге считается:
- В Фонд отчет можно представить лично.
- Дата отправки, указанная на почтовом штемпеле, соответствует дате отправки по почте.
Электронный отчёт подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.
Датой сдачи сведений в электронной форме Дата отправки по ТКС в адрес Фонда определяется оператором ЭДО или отделением Фонда и подтверждается.
Регистрация сведений в личном кабинете определяет дату их представления.
При получении бумажных отчетов на фирменных бланках отмечают факт приема. Электронный прием отчетов завершается электронным подтверждением из фонда.
Когда сдается подраздел 1.2 ЕФС-1?
17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1
Работнику, имеющему бумажную трудовую книжку, выдается документ о состоянии труда — СТД-Р или выписка из ЕФС-1?
Оформление записей по лицевым счетам сотрудников.
Фонд уточняет личные данные и заносит их в персональные счёты.
- В течение трех рабочих дней после того, как работодатель предоставит сведения о трудовой деятельности, заключении или прекращении договора гражданско-правового характера (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
- В течение месяца после того, как налоговая служба предоставит сведения о рассчитанных страховых взносах (согласно статье 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ).
- В течение трех месяцев после получения информации о внесении дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию или в самостоятельном порядке (п. 6 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
- В течение месяца после получения от работодателя информации о трудовой деятельности, в том числе о периодах, учитываемых при назначении досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к пенсии (п.3 п.2 ст.11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. №27-ФЗ).
- До первого марта года, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно оплачивающих страховые взносы и добровольно участвующих в правоотношениях по обязательному пенсионному страхованию на основании статьи 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Если информация о сотруднике неточна или недостаточна.
Фонд отвечает за проверку полноты и точности данных, предоставляемых работодателем.
При обнаружении ошибок или расхождений в предоставленных индивидуальных сведениях с данными, хранящимися Фондом, а также при выявлении несоответствий форм и форматов отчётности работодателю выдаётся уведомление о необходимости исправления недостатков в течение. пяти рабочих дней.
Уведомление может быть:
- Доставлено курьерской службой с обязательной подписью получателя.
- отправлено по почте заказным письмом,
- выслано в электронном виде по ТКС.
Если уведомление отправлено заказным письмомЧерез почту дату получения считают шестым днем после дня отправки заказной корреспонденции.
Уведомление, направленное в электронном виде по ТКСПолучение документа признается состоявшимся в день, подтвержденный оператором электронного документооборота.
Уведомления, переданное через личный кабинет,Поступление признается состоявшимся в момент публикации в персональном кабинете.
Информация с ошибками, неточностями, не отвечающая установленным стандартам или форматам, на личные счета сотрудников не заносится.
У компании есть пять рабочих дней,Чтобы устранить погрешности и внести ясность, предоставив исправленную и более точную информацию о себе. В случае успешного выполнения в назначенный срок финансовые наказания не будут применяться.
Если работодатель найдёт и исправит ошибки до выявления их Фондом, к нему не применяются финансовые санкции.
Ответственность за просрочку предоставления отчетов
За невыполнение сроков подачи в Фонд индивидуальных сведений о каждом работнике, а также за предоставление неполных и (или) неточных сведений, нарушение порядка представления индивидуальных сведений в электронной форме и нарушение порядка и сроков отчетности предусмотрена ответственность по статье 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.
Руководители предприятий отвечают по закону об административных правонарушениях.
Штрафы за ЕФС-1 в 2023 году и способы их избежать
Правила сохранности и утилизации документов с персональными данными.
Фонд ведет индивидуальный лицевой счет в течение всей жизни работающего человека. После смерти сохраняются сведения из этого счета на срок, указанный в порядке ведения пенсионных дел.