Перестройка компании, включая объединение в одну структуру, часто приводит к изменению названий рабочих мест. Это изменение необходимо отразить в отчете для СФР по форме ЕФС-1 (часть 1.1).
Порядок заполнения ЕФС-1 чётко установлен постановлением Правления ПФР, но при этом отсутствует информация о представлении сведений о переименовании должностей.
Специалисты Социального фонда России в письме от 25 июня 2024 года № 19-20/28627 указали, что при изменении наименований должностей вследствие слияния необходимо внести информацию о переименовании в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. При этом действовать нужно так же, как при подаче отчета о переводе сотрудника.
В форме ЕФС-1 отсутствует отдельное событие «переименование должности». Для информирования фонда о таком кадровом изменении оформляйте документы, как при переводе сотрудника, иначе изменения не отобразятся в его электронной трудовой книжке.
При смене наименования должности в ЕФС-1 требуется предоставить:
- На титульном листе отразите полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, регистрационные номера в системе федеральных регистров (СФР), ПФР и ФНС, код ОКВЭД, контактный телефон.
- В подразделе 1 раздела 1 следует указать сведения о страховом периоде.
- В разделе 1, подразделе 1.1, предоставьте сведения о переименованной должности, подобно тому, как это сделано для данных о переводе.
Учтите два момента:
Если изменили наименования должностей некоторых сотрудников, для каждого нужно заполнить по две отдельные подчасти 1 и 1.1.- При смене наименования рабочих мест, где трудятся работники, нужно подать отчет о ЕФС.
Если меняют название вакантной позиции, отчёт в ЕФС не нужно подавать, потому что нет данных для заполнения обязательного раздела 1. В подразделе 1 нужно указать такие сведения:
- ФИО.
- Дата рождения.
- СНИЛС.
- ИНН (при наличии).
- Код категории, у граждан РФ он принимает значение «ГРФ».
- Граждане России должны указывать код 643 при заполнении графы «код страны гражданства».
Содержание подраздела 1.1 раздела 1
Раздел 1, подраздел 1.1 содержит таблицу с одиннадцатью столбцами. При изменении наименований в два столбца данные не заносятся.
|
№п/п
|
|
|
|
1 |
1 |
Нумерация строк таблицы. |
|
2 |
2 |
Дата переименования должности. |
|
3 |
3 |
Код «ПЕРЕВОД». |
|
4 |
4 |
|
|
5 |
5 |
|
|
6 |
6 |
|
|
7 |
7 |
— |
|
8 |
8, 9, 10 |
|
|
9 |
11 |
— |
В зависимости от ситуации, к ЕФС-1 могут быть присоединены дополнительные разделы и подразделы. Например, если переименование случилось в июне, работодатель должен предоставить отчет в июле. В одном ЕФС-1 можно отразить сведения о переводе (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) за июнь и данные о взносах на травматизм (раздел 2) за первое полугодие.
При оформлении ЕФС-1 на перевод, включая переименование должности, новое название позиции появится в электронном документе о трудоустройстве работника.
В июне 2024 года ООО «Ромашка» объединилось с ООО «Василек». Вследствие этого должность «Главный бухгалтер» в ООО «Ромашка» переименовали в «Финансовый директор». В июле 2024 года работодатель обязан предоставить сведения о произошедшем в ЕФС-1, оформляя их как отчет об изменении штатного расписания.
- Титульный лист. Он заполняется стандартно.
- В первом подразделе первого раздела указан страховкайный период - июнь 2024 года.
- В подразделе 1.1 раздела 1 приводятся сведения о смене наименования должности, подобно сведениям о её переводе.
Чтобы успеть сдать отчет вовремя, отправьте форму до 25-го числа месяца, в котором произошло переименование.
В организациях с численностью персонала менее десяти человек страхователь имеет право выбрать форму представления отчётности – бумажную или электронную. При количестве работников более десяти отчёт предоставляется только в электронном виде.
Отчет следует представить отделению СФР по адресу регистрации застрахованного лица. В бумажном виде его можно передать лично, поручить доверителю или направить почтой. Электронный вариант – через оператора соответствующего направления.
Даже если в ЕФС-1 нет специального поля для переименования должностей, правильно заполненная форма по аналогии с переводом поможет отобразить изменения в структуре компании.
Автор. Д. Афанасова