Практически все компании нуждаются в информации и программах. Однако программы автоматизации бухгалтерии и налогового учета, справочно-правовые системы нуждаются в постоянном обслуживании и обновлениях. В каком порядке отражать расходы на информационные услуги, консультации и обслуживание программного обеспечения?
Какую статью расходов использовать для отражения затрат на информационные услуги?
Учитывать Среди прочих расходов выделяют информационно-консультативные услуги. позволяют подпункты 14 и 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Услуги информационного характера, консультационные или посреднические, если связаны с приобретением ценностей (основных средств, материалов и т.д.), включают в первоначальную стоимость купленного имущества при бухгалтерском учете. В противном случае – отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.
Возможна сразу списать эти затраты как расходы по производству и реализации. Такой способ закрепите в налоговой учетной политике.
Компании часто организуют для сотрудников различные семинары и тренинги, а иногда проводят их в собственных офисах.
Специализированные организации, такие как аудиторские или консалтинговые фирмы, чаще всего проводят подобные мероприятия. У таких организаций нет лицензий на образовательную деятельность.
Документы о прохождении занятий эти компании могут не выдать.
Расходы на подобные занятия не соответствуют требованиям пункта 3 статьи 264 НК РФ к расходам на обучение. Следовательно, затраты на семинары и тренинги следует учитывать как расходы на консультационные услуги на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 2 марта 2021 г. № 03-03-07/14266).
Договор с компанией-организатором занятий необходим, но в нём следует указать на предоставление консультационных услуг, а не образовательных.
Помимо соглашения о предоставлении консультаций, понадобятся иные бумаги.
- Директор издал приказ о направлении сотрудников на семинар-тренинг, обусловленный производственными потребностями.
- Программа, повестка дня мероприятия (связанные с работой вашей фирмы).
- акт об оказанных услугах;
- платежные документы, квитанции, чеки.
В расходы за консультационные, информационные и подобные услуги можно включить затраты на доступ к программе повышения квалификации для бухгалтера при условии, что договор об этом предусматривает оказание таких услуг. К примеру, фирма оплатила бухгалтеру годовой доступ к программе повышения квалификации в виде интернет-вебинаров. Оплата осуществлена единовременным платежом. После оказания услуг подписывается акт (отчет). Расходы учитываются с даты этого акта (отчета).
Обновление софта
Вытраты на лицензии ПО и баз данных по соглашениям с владельцами прав. Расходы по лицензионным и сублицензионным соглашениям включаются в состав других расходов, связанных с производством и реализацией продукции. Основание — подпункт 37 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Если договор об неисключительной лицензии на программное обеспечение содержит срок использования приобретенных по нему прав, компания распределяет затраты по этому договору равномерно на весь период действия лицензии.
Для обновления программного обеспечения, применяемого в работе, например, программ автоматизации бухгалтерского и налогового учета, а также справочно-правовых систем, с разработчиками заключается договор на информационное обслуживание.
Вместе с тем реальность предоставления информационных услуг должен подтверждаться документально.
Это, само собой, договор и акт сдачи-приемки услуг от каждой стороны.
Обновление или модификация программной оболочки, например, установка новой версии или дополнительных модулей, влечет за собой существенные изменения в программном продукте.
В данном случае затраты снижают базу для расчёта налога на прибыль постепенно за установленный период.
Министерство финансов России в письме от 21 февраля 2025 года № 03-03-06/2/16813 разъяснило правила учета расходов на модификацию программы для ЭВМ при применении метода начисления по налогу на прибыль.
Расходы, используемые для налогообложения прибыли, считаются такими в отчетном периоде, к которому относятся, невзирая на момент фактической выплаты денег или иной формы оплаты.
В отчетном (налоговом) периоде, когда появляются эти затраты, их признают исходя из условий сделки. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не определена однозначно или косвенным путем, налогоплательщик самостоятельно распределяет расходы, учитывая принцип равномерности признания доходов и расходов.
Если договор с правообладателем не содержит указанного срока, организация может установить его самостоятельно (см. письмо Минфина России от 30 января 2017 г. № 03-03-06/1/4386). Например, это может быть срок между плановыми обновлениями.