Семь рекомендаций по выдаче денежных средств под отчет для снижения риска

Автор: | 09.02.2024

Выдача денег под отчет не представляет сложности для бухгалтера. Однако отсутствие соблюдения всех правил грозит доначислениями по налогу на доходы физических лиц и страховым взносам на суммы, выданные подотчетным лицам.

Для избежания непредвиденных трудностей для себя и компании, при предоставлении денег под отчет следуйте нескольким простом правилам.

Раздавайте денежные средства под отчет исключительно сотрудникам организации.

Право на получение подотчетных сумм имеют только лица, с компанией которых заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Перечень этих лиц установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Если компания указывает назначение платежа «Под отчет» при перечислении сумм лицам, отсутствующим в налоговой отчетности по НДФЛ и взносам, это выявит ИФНС в ходе проверки. Или же банк сообщит об этом, если сумма окажется значительной.

Чтобы избежать дополнительной финансовой нагрузки, постарайтесь минимизировать выплаты подотчетными средствами директору компании без удержания НДФЛ и взносов. В случае если получатель таких сумм – руководитель компании, органы налогообложения обратят внимание на размер платежей и их частоту. Все эти выплаты будут отражены в отчетности по НДФЛ и взносам.

Оформление выплаты подотчетных сумм должно быть произведено приказом руководства.

Работник может не подавать заявление о выдачи подотчетных сумм, но приказа должно быть.

Перед переводом средств подотчетным лицам на банковские карты, проверьте их активность.

Подотчетные суммы можно Вывести деньги на зарплатную или любую другую банковскую карту работника. ; на корпоративную карту компании.

Если средства поступят на заблокированную карту, доступ к ним будет возможен только после её разблокировки.

В случае списания денег приставами для покрытия другого долга работника возврат средств невозможен. Эти суммы не считаются социальными выплатами или компенсациями и могут быть списаны для погашения задолженности.

При работе с подотчетными деньгами применяйте корпоративные карты.

Сумму соотносите с целями

Перевод должен соответствовать целевому назначению. В качестве примера: для приобретения ручек сотруднику не требуется 500 000 рублей. Несоответствие просто обнаруживается при проверке.

При большой сумме банк оповестит налоговую службу.

Укажите назначение платежа в платежном документе.

В платежке укажите, что выплачиваемые суммы подотчетные. В поле 24 «Назначение платежа» впишите, например: «Аванс на командировочные расходы» или «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и так далее.

Незаполненное поле «Назначение платежа» препятствует банку установить назначение средств, что может привести к списаниям. Также это создает сложности при учете расходов, так как расход не идентифицируется. Кроме того, платежка может понадобиться при проверке налоговой инспекцией отчетности, если потребуется пояснение по суммам выплат работникам без уплаты НДФЛ и взносов.

Ведите учет авансов по всем предоставленным суммам.

Сотрудник обязан предоставить отчет о расходовании средств не позднее трех рабочих дней после окончания периода их выдачи.

В отделе финансовой документации для отражения затрат необходим отчёт об авансе. приложенными к нему документамиУплата за товары, услуги и работы компанией.

При отсутствии предоставления отчета по авансу произведите расчет налога на доходы физических лиц и страховых взносов.

Невозвращение денежных средств, полученных под отчет, станет доходным для работника. Необходимо произвести оплату налога на доходы физических лиц и страховых взносов.