По всем расходам, подлежащим учёту, действует главное правило: требуется обоснование, документальное подтверждение и направленность на получение будущего дохода.
В письме от 20 января 2025 года № 03-03-06/1/3562 Министерство финансов России напомнило о важности оформления первичных расходных документов и разъяснило требования к электронным первичкам.
Вывод минфиновцев простой и очевидный: «В целях налогового учёта электронный первичный учётный документ должен отвечать нормам бухгалтерского законодательства и законам, устанавливающим правила оформления электронных документов и применения к ним электронной подписи. ». Разберемся, что конкретно означает эта формулировка.
Затраты, имеющие подтверждающие документы, называются подлинными расходами.
- Документы необходимо оформить согласно законам или обычаям деловой практики страны происхождения.
- Документы должны содержать необходимые реквизиты, определённые в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Первичный учетный документ можно оформить на бумаге и/или как электронный файл с электронной подписью в соответствии со статьей 9 закона № 402-ФЗ.
- Документы могут напрямую подтверждать расходы (например, чек, акт, накладная) или косвенно (например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчёты о выполнении работы по договору).
Электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, по статусу равен бумажному документу с рукописной подписью согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ.
Нормативные акты и соглашения в сфере ЭДО, делающие электронные документы с неквалифицированной ЭП равными бумажным по значимости, обязаны регламентировать проверку электронной подписи.
В электронном виде первичный учетный документ принимается к учету при соблюдении условий:
- Подписан простой ЭП или неквалифицированной ЭП, квалифицированной ЭП.
- Стороны договорились о переходе на электронное документооборот и применение неэлектронных подписей согласно пункту 2 статьи 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи».
Для каких документов подходит НЭП
Использование неквалифицированной электронной подписи допустимо согласно закону и договоренности сторон. В общем случае, ей разрешается подписывать неофициальный документооборот.
Часто сотрудники фирмы применяют эту подпись для внутренней и внешней корреспонденции, включая документы, передаваемые партнёрам, поставщикам, клиентам или заказчикам.
- договоры оказания услуг или поставки,
- договоры ГПХ (гражданско-правового характера),
- дополнительные соглашения и приложения к ним,
- Документы о выполненной работе, предоставленных услугах и др.
- документы для взаимодействия с дистанционными работниками,
- накладные, акты,
- Директивы, докладные, ходатайства, указания.
- официальные письма на бланке организации,
- счета,
- технические задания.
Документы можно подписывать ЭЦП, это удобно в небольших компаниях.
Юридическую силу документа с подписью НЭП предоставит соглашение с партнерами (п.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В системах ЭДО это часто происходит при присоединении к лицензионному договору, включающему соглашение о признании НЭП эквивалентом рукописной подписи.
Использование ЭЦП без соглашения о переходе на электронный документооборот
Для каких документов не подходит НЭП
Неквалифицированная электронная подпись не допустима при работе с государственными органами. Ее нельзя применять для подписания документов во время участия в электронных торгах и аукционах, заявлений на регистрацию ООО и ИП, внесения изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также налоговой отчетности организации.
Нужно ли работнику использовать электронную подпись?
Для каких документов подходит НЭП
Использование неквалифицированной электронной подписи регламентируется законом и договором сторон.
В рамках НЭП подписи к документам могут быть неформализованными. Такую подпись могут использовать сотрудники компании для внутренних и внешних документов, например, договоров оказания услуг или поставки, договоров ГПХ, дополнительных соглашений и приложений к ним, актов выполненных работ и услуг, документов для взаимодействия с дистанционными работниками, накладных, актов, приказов, служебных записок, заявлений, распоряжений, официальных писем на бланке организации.
Юридической силы документ с применением НЭП будет обладать при наличии подписанного с партнерами соглашения (ч.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Во многих системах ЭДО это условие выполняется на этапе присоединения к лицензионному договору, в состав которого входит соглашение об признании НЭП эквивалентом собственноручной подписи.