Затраты на транспортировку вахтовиков до места работы и обратно включаются в расходы, уменьшающие прибыль. Налоговый вычет по НДС начисляется по тем же принципам, что и при командировках.
В каких случаях затраты на проезд сотрудников можно отнести к расходам, уменьшающим прибыль
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, при определении налогооблагаемой прибыли организации могут быть приняты к учету выплаты работникам, связанные с их содержанием и установленные законом, трудовыми или коллективными договорами. К подобным затратам относятся в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Перечень расходов, не подлежащих учету при определении налогооблагаемой прибыли, содержится в статье 270 Налогового кодекса. К ним, в частности, относится компенсация расходов на проезд работников до рабочего места и обратно, произведенная общественным транспортом, по специальным маршрутам или служебным автомобилем.
Существуют ситуации, когда это правило не действует. К примеру, если трудовой или коллективный договор обязывает работодателя обеспечивать транспортировку работников до рабочего места и обратно, либо если технологические особенности производства требуют от организации предоставления транспорта для сотрудников. В подобных случаях затраты на проезд могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли.
В случае, если оплата проезда сотрудников до места работы и обратно включена в систему оплаты труда, данная компенсация может быть учтена при определении налогооблагаемой прибыли. Однако для этого необходимо предоставить документальное подтверждение и обоснование понесенных расходов.
Если компенсация за проезд не рассматривается как заработная плата, а имеет социальный характер, то при исчислении налога на прибыль такие расходы учитывать не следует.
Министерство финансов привело подобное объяснение в ответ на запрос о возможности включения в расходы затраты на доставку сотрудников до рабочего места и обратно в период эпидемии (см. письмо от 7 августа 2020 г. № 03-03-06/1/69400). Согласно разъяснениям, если работодатель оплачивает проезд работников до работы и обратно, и эти выплаты не обусловлены спецификой производства и не входят в систему оплаты труда, то они не подлежат учету в целях определения налогооблагаемой прибыли. Даже обстоятельства, связанные с распространением коронавирусной инфекции, не могут служить основанием для признания таких расходов.
С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения в статью 302 Трудового кодекса Российской Федерации. Теперь организации обязаны обеспечивать доставку вахтовым работникам от места расположения работодателя (или пункта сбора) до места выполнения работ и обратно за счет собственных средств.
В соответствии с разъяснениями Федеральной налоговой службы (письмо от 6 июля 2023 г. № СД-4-3/8615@), затраты на организацию доставки персонала к месту работы вахтовым методом могут быть отнесены на вычет из налогооблагаемой прибыли, даже если они не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре. При этом доставка вахтовиков, финансируемая работодателем, должна осуществляться от места нахождения организации (пункта сбора) до места выполнения трудовых обязанностей и обратно@).
Указано также, в каких случаях можно возместить сотрудникам затраты на проезд от их места жительства до места работы (пункта сбора).
Согласно пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, затраты на оплату проезда работников до места работы и обратно с использованием общественного транспорта, специальных маршрутов или ведомственного транспорта могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль при условии, что такие расходы на проезд предусмотрены трудовыми и/или коллективными договорами.
Необходимо зафиксировать саму возможность предоставления компенсации, а также ее размер и процедуру выплаты в коллективном и/или трудовом договоре.
В соответствии со статьей 255 и пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, организации имеют право отнести к своим расходам:
- стоимость доставки вахтовиков от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места фактического выполнения работы и обратно – на основании ТК РФ;
- компенсацию расходов на проезд от места жительства работника до места нахождения работодателя (пункта сбора) и обратно – на основании коллективного/трудового договора.
В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации, данные затраты должны быть подтверждены документами и иметь экономическое обоснование).
Расходы на проезд соискателей, направляемых на трудоустройство, не включаются в состав вычетов по налогу на прибыль.
Поскольку с потенциальным сотрудником трудовой договор пока не оформлен (и, возможно, не будет оформлен), затраты на его проезд не могут быть учтены при определении налоговой базы (см. письмо Минфина от 12 августа 2024 г. № 03-03-06/1/75207).
В каких случаях можно учесть НДС, уплаченный при оплате расходов на проезд
Согласно требованиям статьи 172 НК РФ, вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав) либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных статьей 171 НК РФ. Вычет производится после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов.
Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, включая расходы на проезд до места назначения и обратно, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а также при расчете НДС. В книге покупок отражаются заполненные бланки строгой отчетности или их копии, при этом сумма НДС выделяется отдельной строкой и приводится в отчете о командировочных расходов, предоставленном работником.
В случае использования вахтового метода работы, налог на добавленную стоимость, связанный с затратами на транспортировку персонала к месту вахты и обратно, подлежит вычету в порядке, аналогичном вычетам по командировочным расходам.
Вычет НДС по расходам на командировки возможен на основании пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации):
- счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг);
- иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.
Вычет НДС можно учесть на основании бланков строгой отчетности, где сумма налога выделена отдельной строкой и отражает долю, соответствующую сумме подтвержденных к учету расходов (см. письмо Минфина от 5 сентября 2025 г. № 03-07-11/86955).