Согласно статье 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и порядку оформления путевых листов, утвержденному приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, правила оформления документов одинаковы для всех организаций, независимо от того, занимаются ли они автоперевозками как отдельным видом деятельности.
Каждая организация, имеющая в собственности или арендующем автомобиль, обязана оформлять путевой лист при отправке машины по маршруту.
Независимо от того, предназначена ли машина для поездок руководителя, оформление путевых листов всё равно необходимо.
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ утвердил Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Статья 6 этого закона устанавливает требования и правила оформления путевых листов.
В документе указано, что путевой лист составляется собственником или владельцем транспортного средства, используемого для перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугороднем сообщениях. Если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование по договору аренды с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем. Такая же формулировка содержится в пункте 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Законодательство обязывает оформлять путевые листы на все автомобили, используемые организацией для перевозки пассажиров и багажа, грузов. Арендованные с экипажем автомобили требуют оформления путевых листов арендодателем.
Автомобилем управляет директор
Если руководитель предприятия водит машину по личным делам, то есть без перевозки людей или грузов, оформления путевого листа не требуется.
Если сотрудник использует автомобиль для служебных нужд, перевозки грузов или пассажиров, сотрудники ГИБДД могут потребовать предъявить путевой лист.
Всё не так просто, как кажется. Любую командировочную поездку можно считать личной, а личную – командировочной. В любом случае на автомобиле, принадлежащем организации, лучше оформлять путевой лист.
Кроме того, путевой лист потребуется, если организация… оплачивает ГСМдля автомобиля, который использует директор.
Кто проверит путевой лист
Чаще всего отсутствие путевого листа выясняется сотрудниками ГИБДД, которые могут запросить его у водителей, если автомобиль зарегистрирован на организацию.
Инспектор может ограничиться предупреждением или назначить штраф в размере пятисот рублей по статье 12.3 КоАП РФ. Наказание может быть направлено как против организации, так и против водителя.
В случае проверок со стороны налоговой инспекции, штрафы будут значительно выше. Например, не менее 10 000 рублей за отсутствие путевого листа по статье 15.11 КоАП. Такое нарушение можно выявить только во время выездной проверки.