Налоговая служба ежегодно публикует десятки писем с разъяснениями по заполнению формы 6-НДФЛ. Форма проста, но жизненные ситуации бывают разные, поэтому иногда требуется уточнить правила заполнения документа. В материале рассмотрим несколько таких ситуаций.
Ситуация 1. Зарплата начислялась, но не выплачивалась
В расчетной форме 6-НДФЛ указывают только доходы, полученные работником в виде заработной платы. В документе отражают начисленные и фактически выплаченные средства на дату представления расчетной формы 6-НДФЛ.
Доход, полученный в другом налоговом периоде, чем тот, в котором выполнены рабочие обязанности, относится к этому другому периоду.
Следовательно, сумма задолженности по заработной плате, например, за 2022 или 2023 год, выплаченная работникам организации в 2025 году, относится к доходам налогового периода 2025 года. Эти средства нужно отразить:
- В расчёте по налогу на доходы физических лиц за соответствующий период 2024 года.
- А также в прилагаемом документе № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету 6-НДФЛ за 2025 год.
Чтобы исключить суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам, требуется внести изменения в расчет 6-НДФЛ за 2022 или 2023 год и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за этот период. Налоговый агент обязан направить уточненный расчет, если в первичном отчете отсутствуют сведения или допущены ошибки.
Если исправляется ошибка и подается 6-НДФЛ за прошлый период, применяется форма, действовавшая в указанный период. В поле «Номер корректировки» титульного листа уточненного расчета 6-НДФЛ укажите:
- «1—» – если исправляете расчет впервые;
- «2—» – если во второй раз и т. д.
В отчете могут быть разные ошибки: в доходах, вычетах, расчете налога, КПП, ОКТМО, персональных данных и прочее. Исправление зависит от места неточности. В уточненный отчет включаются разделы 1 и 2 полностью с правильными данными. Приложение 1 (Справки о доходах физических лиц) включает только сотрудников, которым требуется корректировка, например, из-за неправильно предоставленного вычета или возврата излишне удержанного налога.
Ситуация 2. Зарплата не начислялась
Если компания или ИП не выплачивают физическим лицам заработную плату или другое вознаграждение, обязанности налогового агента отсутствуют. В таком случае расчет по форме 6-НДФЛ не предоставляется.
Нулевой 6-НДФЛ при выплатах работникам только в первом квартале необходимо отправить до конца года. Расчет нужно направлять в инспекцию за все последующие отчетные периоды (I квартал, полугодие, девять месяцев, год), если хоть в одном месяце налоговый агент выплачивал зарплату, поскольку отчет заполняется нарастающим итогом.
Если работодатель выплачивал доход работникам только в I квартале 2025 года, расчет необходимо представить за I квартал, за полугодие, за девять месяцев и за весь 2025 год. Следовательно, нужно подать нулевой отчет 6-НДФЛ за последующие периоды, где отражаются начисления за предыдущие периоды.
Ситуация 3. Произошел пересчет зарплаты
Как отразить перерасчет зарплаты в 6-НДФЛ? Ответ зависит от направления изменения суммы: увеличение или уменьшение.
При росте заработной платы дополнительные выплаты включаются в следующий отчет по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ). В случае уменьшения зарплаты (например, из-за исправления счетной ошибки), выявленной после подачи 6-НДФЛ, необходимо подать уточненный расчет.
Налоговый вычет был произведен, но средства не поступили в бюджет.
Если НДФЛ сдержали, но деньги в бюджет компании не отправили, то форму 6-НДФЛ заполняют обычным способом, будто налог уплатили вовремя.
Не оплата налога не меняет форму заполнения расчета. За несвоевременную выплату НДФЛ предусмотрено наказание.
Расчет налога на доходы физических лиц был изменен за счет применения вычетов.
Стандартный налоговый вычет предоставляют установленным размером в месяце выплаты заработной платы. Если, к примеру, зарплата за март 2024 года была выдана в апреле, то при расчете налога вычет применяют за апрель. ФНС России об этом напоминала летом прошлого года в письме от 05.06.2024 № ЗГ-2-11/8468.
При пересчёте налога без возврата работнику переплату указывают в строке 180 раздела 2 расчёта 6-НДФЛ. В случае возврата налога данную сумму отражают в строках 190 и 196 раздела 2 расчёта.
Излишне удержанный в 2024 году налоговым агентом НДФЛ, возвращенный уже в следующем налоговом периоде (2025 году), требует скорректировки строки 180 расчета за 2024 год.
Эксперты справочника «Практическая энциклопедия бухгалтера» подготовили материал для журнала «Практическая бухгалтерия».