Инвентаризация играет важную роль в управлении активами и финансовыми ресурсами компании. В данной статье мы рассмотрим, в каких случаях она является обязательной, как и в какой последовательности осуществляется, и как корректно проводить инвентаризацию с использованием программы 1С:Бухгалтерия предприятия.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация представляет собой процедуру проверки фактического наличия имущества компании и сравнения его с информацией, содержащейся в бухгалтерском учете. Благодаря ей можно установить текущее состояние активов, обнаружить несовпадения между данными учета и реальным положением дел, а также оценить эффективность работы материально ответственных лиц и бухгалтерии.
Инвентаризация требуется для того, чтобы обнаружить расхождения в учете, такие как недостачи, излишки или ошибки, а также для проверки точности бухгалтерской отчетности и оценки результативности системы внутреннего контроля. Периодические проверки позволяют снизить финансовые и управленческие риски, обеспечить порядок в документах и на складе, и увеличить открытость управления имуществом предприятия.
Случаи, когда инвентаризация обязательна
Проведение инвентаризации возможно в любой момент по инициативе руководителя организации, если есть веские причины или возникает потребность в оценке состояния активов. Если требования о проведении таких проверок установлены внутренними документами компании, такими как приказ или график инвентаризаций, то их выполнение обязательно.
В дополнение к предписаниям руководства, законодательство также определяет ситуации, в которых проведение инвентаризации обязательно. К ним относятся:
- передача ответственности с одних МОЛ на других, например, при увольнении и трудоустройстве нового;
- передача имущества в пользование, реализацию или приобретение в собственность;
- смена руководителя, а также уход из компании более половины членов команды;
- выявление случаев воровства, превышения полномочий или порчи имущества;
- реорганизация компании либо полное прекращение ее деятельности;
- чрезвычайные ситуации и природные катаклизмы, например потопы, пожары и другие непредвиденные обстоятельства;
- смена формы организационной структуры компании, например переход с ИП на ООО;
- подготовка к годовой бухгалтерской отчетности.
Необходимо корректно занести результаты инвентаризации в программу 1С. Это критически важно, поскольку точный учет обеспечивает достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, что позволяет уменьшить вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Если у вас возникают сомнения относительно правильного оформления информации в системе, вам окажут консультации по работе в 1С от Scloud.
Что содержит приказ о проведении инвентаризации
Инвентаризацию оформляют приказом, который издает руководитель организации. Для составления приказа об инвентаризации можно использовать типовую форму ИНВ-22, но есть возможность создать собственный шаблон документа. Стандартизированный образец включает:
- наименование организации и структурное подразделение;
- когда и под каким номером оформлен документ;
- дату проведения проверки;
- срок, за который комиссия проведет проверку;
- состав комиссии для инвентаризации;
- какое имущество подлежит инвентаризации;
- причину проведения проверки;
- когда необходимо сдать материалы в бухгалтерию.
В приказе целесообразно указать и другие важные аспекты, такие как порядок проведения инвентаризации, способы документирования полученных данных и определение ответственных лиц. Это позволит сформировать открытую, доступную для понимания и подконтрольную процедуру проверки активов.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризацию можно разделить на три ключевых этапа, каждый из которых предполагает выполнение определенных задач и соблюдение установленного порядка действий. Такой подход позволяет провести проверку с максимальной точностью, последовательностью и минимизировать вероятность ошибок при оформлении документации и внесении данных в учетную систему.
Подготовительный этап
- Прежде всего определяют цель инвентаризации, а также устанавливают дату и сроки ее проведения. Затем руководитель издает распоряжение о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, в котором фиксируется состав комиссии, ее председатель и конкретные сроки проверки. В организациях с небольшим штатом сотрудников, где работают только руководитель и бухгалтер, создание комиссии может быть не предусмотрено.
- Для проведения переинвентаризации формируются условия, включающие осмотр основных фондов, обновление или нанесение инвентарных номеров, а также проверку наличия и работоспособности требуемых измерительных приборов.
- Для начала собираются необходимые документы: у членов комиссии должны быть свежие приходно-расходные ведомости и отчеты о перемещении материалов. Председатель указывает количество страниц и дату, затем бумаги направляются в бухгалтерию.
- Материально ответственные лица должны предоставить подтверждение того, что все полученные ценности зафиксированы в учете, выбывшие списаны, а первичные документы переданы бухгалтерии. К материально ответственным лицам относятся те, кто определен Приказом Минтруда от 16.04.2025 N 251н.
- В случае их отсутствия, их функции исполняет сотрудник, назначенный руководителем, руководитель организации или члены комиссии.
- Для осуществления проверки создаются инвентаризационные описи, соответствующие установленной форме ИНВ-3 или ведомости по собственному шаблону.
Основной этап
- Выполняются подсчет, взвешивание, измерения и осмотр материально-технических ценностей. Перечень действий определяется особенностями деятельности организации. В тех случаях, когда обычный способ учета активов невозможен, допускается использование альтернативных подходов: фотофиксация, видеозапись или видеоконференция. Применение таких методов должно гарантировать достоверность результатов инвентаризации и подтверждаться документально.
- Товары распределяются по зонам, проверяется возможность сканирования штрихкодов, индивидуальный учет применяется к товарам с истекшим сроком годности или дефектной упаковкой. Подтвержденные сведения тщательно заносятся в сопроводительные документы. Помарки удостоверяются подписями вовлеченных лиц.
Заключительный этап
- Подписание готового документа осуществляется всеми членами комиссии, а лица, несущие материальную ответственность, в описи подтверждают факт проведения переучета при их участии и отсутствие претензий к работе комиссии. В случае, если комиссия не формировалась, результаты фиксируются ответственным сотрудником, назначенным руководителем.
- Сопоставление фактических показателей осуществляется на основе первичных документов. В процессе проверки могут быть выявлены недостача или избыток активов. Чаще всего избыток связан с необъясненными операциями. Недостачи фиксируются в бухгалтерском учете в соответствии с внутренними регламентами предприятия и действующим законодательством. По позициям, по которым обнаружены расхождения, может быть выполнен повторный подсчет другими специалистами с целью подтверждения точности полученных данных.
- По окончании инвентаризации формируются сличительные ведомости по тем позициям, в которых обнаружены расхождения. Пересчет и оформление в отдельной описи производятся также в отношении товаров, находящихся на ответственном хранении или не являющихся собственностью организации ИНВ-5 или по внутреннему утвержденному шаблону. Для некачественных товаров оформляются отдельные акты о списании или порче.
- Результаты инвентаризации суммируются в ведомости, которая подписывается комиссией и руководителем организации (если таковой имеется). Затем эти сведения передаются в бухгалтерию для внесения в учетные документы.
- Данные инвентаризации включаются в бухгалтерский учет в течение отчетного периода, согласно установленным требованиям Приказа Минфина №34н и положениями ФСБУ 28/2023. Не менее значимым является обеспечение действий, направленных на сокращение возможных отклонений в дальнейшем.
Как заполнить документ инвентаризации в 1С
Документ инвентаризации в 1С:Бухгалтерии предприятия заполняется для учета фактического наличия товаров на складе и выявления отклонений от учетных остатков. Он позволяет автоматически фиксировать недостачи и излишки, а также формировать отчеты и печатные формы.
Для проведения инвентаризации товаров в программе предусмотрен соответствующий пункт в разделе « Склад».
Инвентаризация товаров в 1С:Бухгалтерии
После входа в раздел пользователю доступен перечень ранее выполненных инвентаризаций.
Список инвентаризаций в 1С:Бухгалтерии
Для создания нового документа необходимо нажать кнопку с названием — « Создать».
Создание нового документа в 1С:Бухгалтерии
Инвентаризация склада формируется автоматически при выборе опции «Заполнить» из выпадающего списка способов заполнения».
Заполнение остатков на складе в 1С:Бухгалтерии
Именно такой результат наблюдается. Программа создает таблицу, содержащую информацию о всех товарах, учтенных на этом складе.
Таблица с остатками товаров в 1С:Бухгалтерии
Для передачи на склад, где планируется проведение инвентаризации, документ можно сохранить и напечатать.
Печать документа в 1С:Бухгалтерии
После того, как сотрудники склада заполнят форму, реальные данные будут внесены в таблицу в колонку « Отклонение».
Отклонения по товарам на складах в 1С:Бухгалтерии
Автоматизированная программа выявляет расхождения: недостаток отображается красным цветом и обозначается знаком «-», а излишек – черным цветом.
После внесения данных документ сохраняется и обрабатывается, а при необходимости создаются печатные версии.
Печатная форма документа в 1С:Бухгалтерии
В заключение
Инвентаризация – необходимая и обязательная процедура, позволяющая удостоверить правильность информации в бухгалтерском учете, обнаружить расхождения, излишки или неточности в учете, а также определить состояние имущества организации. Периодическое проведение подобных проверок способствует своевременному предотвращению потерь и обеспечивает сохранность активов компании.
Грамотное оформление документов в 1С обеспечивает точное и своевременное отражение данных в бухгалтерском учете. Для понимания тонкостей работы в программе и поиска эффективных решений предлагаем подписаться на Telegram-канал Scloud « Подслушано у консультанта 1С», где можно найти большое количество полезных советов и приемов для работы с 1С.
Реклама ООО «СервисКлауд» ИНН 7104516184
erid: 2Vtzqvjq59y