Электронный путевой лист – это цифровая замена бумажного аналога. Он создается и поддерживается в электронном виде, а также хранится в Государственной информационной системе электронных путевых документов (ГИС ЭПД).
С 1 сентября 2025 года английская Премьер-лига обяжет клубы использовать компании, специализирующиеся на доставке алкогольных напитков и продукции, содержащей спирт).
Переход на электронные путевые листы может быть осуществлен по желанию. Это решение может оказаться полезным для организаций, использующих грузовые или коммерческие автомобили, в том числе для таксопарков и транспортных компаний.
С апреля 2025 года действует система электронной регистрации зерновых перевозок.
Основные этапы внедрения ЭПЛ в компании
- Определяемся с датой перехода.
- После этого выпускается распоряжение об изменении учетной политики организации.
- Для работы с электронным документооборотом необходимо выбрать оператора, который интегрирован с Государственной информационной системой электронных путевых документов (ГИС ЭПД). Этот оператор должен быть включен в перечень, утвержденный Минтрансом (полный список операторов доступен на сайте ведомства).
- Следующим этапом является оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать документы. В определенных ситуациях для сотрудников, подписывающих бумаги от имени организации, можно применять машинно-читаемую доверенность (МЧД). Владельцам транспортных средств и лицам, ответственным за их выпуск на линию, необходима КЭП или комбинация мобильной электронной подписи (МЭП) и МЧД. Медицинскому персоналу достаточно КЭП. Механикам же подойдёт КЭП или сочетание МЭП+МЧД.
- Завершающим этапом является подготовка необходимого оборудования и программного обеспечения. Всем сотрудникам, участвующим в оформлении ЭПЛ, предоставляются или настраиваются устройства (компьютеры, планшеты или смартфоны) с предустановленными программами для работы с электронными подписями.
Для каждого транспортного средства создается отдельный эпл. Если автомобиль арендован с водителем, путевой лист оформляет компания, предоставляющая его в аренду. В случае аренды без водителя, путевой лист составляет арендатор, который на время использования транспорта становится его владельцем.
Структура и правила заполнения ЭПЛ в 2025 году
Электронный путевой лист был утвержден приказом Федеральной налоговой службы России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.
Обязательные титулы
Титул 1. Данные о рейсе включают информацию о транспортном средстве, запланированном маршруте и документах, подтверждающих право на управление. Заполнение данного раздела осуществляется владельцем транспортного средства.
Титул 2. В разделе, посвященном предрейсовому медицинскому осмотру, фиксируются дата, время и итоги проверки здоровья водителя. Без заполнения титульного листа электронный путевой лист не будет зарегистрирован в государственной информационной системе электронных приборных документов.
Титул 3. Проверка технического состояния и допуск автомобиля к эксплуатации: удостоверяет соответствие транспортного средства установленным требованиям. Документ заполняется механиком или другим компетентным специалистом. После завершения проверки технического состояния в путевом листе фиксируется результат: автомобиль допущен к эксплуатации или запрещен к эксплуатации».
Титул 4. В графе, предназначенном для фиксации данных о пробеге, указываются дата и время выезда, значения одометра и фамилия сотрудника, ответственного за выезд автомобиля с территории стоянки или передачу его другому водителю.
Титул 5. Данные одометра при возврате транспорта: содержат сведения, аналогичные тем, что указаны в титуле 4, но отражают показания при возвращении автомобиля на стоянку или передаче его другому водителю.
Титул 6. Послерейсовый медицинский осмотр оформляется по завершении рейса и обычно требуется при перевозке пассажиров или опасных грузов. В этом разделе фиксируются дата и время проведения осмотра, результаты обследования, а также информация о медицинском работнике, который его осуществил.
Ситуационные титулы
В дополнение к стандартным заголовкам, предусмотренным регламентом ЭПЛ, присутствуют ситуационные заголовки. Это специализированные разделы, предназначенные для оперативного документирования происшествий, возникающих в процессе полета. В отличие от обязательных заголовков, которые заполняются в каждом рейсе, ситуационные используются только при необходимости.
Например:
-
Бланк отчета о заправке топлива оформляется в случае необходимости дозаправки транспортного средства во время следования по маршруту. В него вносятся сведения о дате, времени и месте заправки, а также объем и стоимость приобретенного топлива.
-
Информация о простое вносится, когда продолжительность поездки увеличивается вследствие ожидания, неблагоприятных погодных условий или других обстоятельств. В документе фиксируются основания задержки, а также время и место ее начала и окончания.
-
Заголовок, касающийся внепланового ремонта, составляется в случае повреждения транспортного средства во время движения и необходимости проведения ремонтных работ. В документе фиксируются обстоятельства произошедшего инцидента, перечень выполненных работ, а также место и время устранения неисправности.
Специалисты, обеспечивающие сопровождение поездки – водители, механики и врачи – заполняют соответствующие поля. Для подтверждения достоверности данных используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Автор. Е. Грицак