ТК РФ обязывает работодателей компенсировать работникам на удаленке расходы. Такие расходы могут быть, как минимум, двух видов: за использование собственного имущества в интересах работодателя и текущие — на оплату счетов за интернет, электричество, мобильную связь, расходные материалы.
Требование компенсировать дистанционщикам расходы и обеспечивать их оборудованием для работы установлено статьей 312.6 ТК РФ.
Работник и работодатель вправе самостоятельно согласовать, какие именно расходы и как будут компенсироваться, на каком оборудовании будет работать дистанционный сотрудник. Вариантов может быть несколько, наиболее очевидны два:
- Работник использует свое собственное оборудование и ПО для выполнения трудовых обязанностей и получает за это компенсацию. Отдельно работнику компенсируются расходы на интернет, связь, электричество по счетам от поставщиков услуг.
- Работник использует оборудование и ПО, предоставленное ему работодателем. Расходы работника на интернет, связь, электричество, бумагу и другие расходные материалы компенсируются работодателем по счетам от поставщиков услуг.
И в том, и в другом случае, порядок, размер компенсации и способ выплаты должен быть описан отдельно в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ).
Работник использует свое оборудование
Если работник по согласованию с фирмой использует в работе свое или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., работодатель:
- выплачивает ему компенсацию,
- возмещает текущие расходы, связанные с использованием своего оборудования и выполнением своих рабочих задач.
С 31 августа 2023 года вступила в силу новая редакция п. 11.1 статьи 264 НК РФ, скорректированная Федеральным законом от 31 июля 2023 года №389-ФЗ.
Организациям на законодательном уровне разрешено компенсационные выплаты удаленным работникам учитывать в налоговой базе по прибыли. Но, в пределах лимита: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника. Эта же сумма, в пределах лимита не облагается НДФЛ и страховыми взносами.