Процедура выдачи денег под отчет проста и понятна, но инспекторы часто обнаруживают в документах неточности и ошибки, из-за чего налоговый орган может «снять» траты компании и не допустить учета таких расходов при расчете прибыльного налога. Рассмотрим весь путь выдачи денег от начала до конца, чтобы избежать ошибок.
Работникам и подрядчикам предприятия часто выдают денежные средства под отчет. Это распространенная процедура. Деньги могут понадобиться для различных деловых целей: оплаты товаров, необходимых предприятию, командировочных расходов, проведения представительских мероприятий и так далее.
Кому можно выдать деньги
Средства под отчет можно выдавать как сотрудникам, так и другим лицам, например индивидуальным предпринимателям, с которыми заключен договор. Сотрудники, в том числе директор и совместители, могут быть подотчетными лицами.
Законодательство указывает случаи, когда предприятия могут выдавать наличность гражданам других государств. В перечне отсутствует пункт о выдаче денег под отчет. Следовательно, вы не можете выдавать под отчет наличные сотрудникам-иностранцам. Перевести сумму под отчет на карту можно.
Для более подробного изучения вопроса обратитесь к судебной практике. В ней имеются решения арбитров, вынесенные как в пользу бизнеса: Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.10.2014 по делу № А69-3112/2013, так и в пользу инспекции, налагающей штрафы на предпринимателей за выдачу денег под отчет гражданам других юрисдикций: Постановление Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 21.01.2021 № 16-307/2021.
Чтобы быть уверенным в возможности выплат подрядчикам, обратимся к письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Регулятор разъяснил правила «применения Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера», отметив, что «<…> согласно пункту 1 статьи 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей».
В соответствии с договором ГПХ компания может выплачивать денежные средства физическим лицам под отчет.
Как оформить документально
Чтобы выдавать деньги под отчет, необходимо должным образом оформить документацию. Организация может перечислить средства на основании распоряжения руководителя предприятия или другого документа с указанным назначением, а также заявления физического лица.
В заявлении от работника должно быть всё также, как и в приказе: полное имя получателя, сумма, срок получения денег и цель их выдачи. Обратите внимание на форму выдачи средств: если в компании установлено правило перевода денег на карту сотрудника, в заявлении можно указать банковские реквизиты для зачисления.
Организация может составить и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами. Документ установит единый порядок выдачи сумм под отчет. Разработка и утверждение такого положения не обязательно. Отсутствие подобного документа в компании не является нарушением.
Порядок выдачи денег
Для передачи денег сотруднику под отчет доступны три варианта: наличные в кассе, перевод на банковскую карту или предоставление корпоративной банковской карты.
Рассмотрим три процесса, начиная с наличных. Предприятиям и ИП разрешается выдавать деньги под отчет непосредственно из кассы.
Рассмотрим третий способ: предоставление сотруднику корпоративной карты. Законодательство не запрещает выдавать банковскую карту юридического лица подчиненному работнику. Важно учитывать вид карты компании. Если карта выдана директору и указано его имя, то он будет подотчетным лицом, несмотря на оплату работником. Если же на карте нет имени владельца, подотчетным лицом станет тот, кто пользуется картой.
Выдача денег под отчет регулируется лимитами, которые законодательство не определяет. Существует предел расчетов наличными – 100 000 рублей по одному контракту. Это правило установлено указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.
Предприятие способно выплатить подотчетным лицам любую сумму, но расчёты осуществляются в пределах лимита. Для приобретения чего-либо более дорогостоящего необходимо использовать безналичные переводы. Закон не устанавливает максимальный срок передачи денег работникам, его определяет само предприятие.
В локальном нормативном акте предприятия целесообразно указать максимальный срок выдачи денежных средств. Перейдем к рассмотрению авансового отчета и правил его составления.