Если инспекция требует документов, а у вас их нет из-за пожара, затопления или кражи, нужно это доказать и восстановить утраченную информацию. Сделать это непросто, но обязательно.
Утрату документов нужно подтвердить
Почему компания может потерять документацию? Чаще всего это вызвано пожаром, наводнением или кражей. В подтверждение такого факта можно обратиться к МЧС, коммунальным службам или полиции.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, подтверждающее это есть, у проверяющих не возникают подозрения о том, что фирма прикрывает какое-то нарушение. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было или архив находится по другому адресу, то проверка будет длительнее и тщательнее.
Например, может выясниться, что пожар в арендованном помещении был действительным, документы сгорели, но это другая фирма с таким же наименованием, но другим ИНН (см. Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Во время проверки возможного затопления можно обнаружить, что компания о разгерметизации трубы не сообщала теплоснабжающей организации, а при «аварии» водопровод был выведен из эксплуатации и не содержал воды.
Если компания-«пострадавшая» не подала заявление о краже, полиция сможет легко это опровергнуть.
Ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, бесполезны, если у них будет расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Проверяющие смогут связаться с деловыми партнерами организации и запросить у них подтверждение о том, что организация обращалась к ним за копиями несохраненных документов.
Утрату документов нужно задокументировать
При утрате или порче документов на предприятии, делающих их непригодными для использования, хозяйствующий субъект обязан предпринять все усилия по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).
Как поступают на практике?
Необходимо выпустить распоряжение директора о формировании комиссии для расследования причин утери совместно с соответствующими организациями.
Для компенсации утери документов, вызванной погодными условиями, необходимо предоставить справку от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС с указанием мер ликвидации его последствий (вместе с договорами и актами выполненных работ).
Комиссия подготовит акт по итогам расследования, где следует зафиксировать:
- в каких условиях работала комиссия;
- Где проходил осмотр комиссии и на основании чего выбрано это место (привести документы: приказ об адресе фирменного архива, регламент по передаче бумаг и т.д.).
- Порядок установления списка потерянных бумаг, например, путем сравнения с реестром передаваемых в архив файлов, данными на цифровых носителях, выписками из банков и т. д.
- Невозможность восстановления документов.
Комиссия фиксирует перечень потерянных бумаг и оформляет акт об их уничтожении.
Впоследствии потребуется оповестить о завершении восстановления документов и итогах мероприятия.
Утраченные документы нужно восстановить
Где можно получить помощь в восстановлении документов?
Обратитесь в налоговую инспекцию за копиями бухгалтерской и налоговой отчетности. Появится понимание масштаба операций, требующих подтверждения.
Обратитесь в банк за выписками по расчетному счёту для определения круга контрагентов и составления списка необходимых документов.
Обратитесь к контрагентам за заверенными копиями первичных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Копии нужны для восстановления бухгалтерского и налогового учета.
При ликвидации контрагента запросите выписку из ЕГРЮЛ. При отсутствии связи или необходимых документов оформите акт об этом факте.
Аудиторская фирма может помочь в восстановлении учетной системы по необходимости.
О чем уведомить инспекцию
Директор должен уведомить налоговую инспекцию об окончании работ по восстановлению утраченных документов, направив акт комиссии с отчетами ответственных лиц о результатах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Правильное оформление всех этих документов очень важно. В таком случае контрольные органы проигнорируют технические ошибки, которые могут появиться при восстановлении (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).