В 2023 году дважды корректировались правила оформления путевых листов: с марта и сентября. Корректировки нельзя назвать существенными, тем не менее, они важны. Из-за неправильно оформленных путевых листов налоговики могут «снять» расходы».
Все расходы, которые учтены при расчете налоговой базы по прибыли должны подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ), на основании которых делается вывод об их экономической целесообразности.
Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, с учетом правил ст. 9 Закона «О бухучете». Если сделка проходит с участием иностранного партнера в качестве подтверждающих документов могут быть представлены документы, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве. В том числе применимы такие: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором.
В бухучете расходы на ГСМ относят к расходам по обычным видам деятельности и учитываются в составе «Материальных затрат» по п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Способ учета расходов на ГСМ – это один из обязательных пунктов учетной политики компании, где указывается, будет ли компания нормировать эти расходы. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Если нормы расходов по ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).
В налоговой базе по прибыли расходы на содержание и обслуживание служебного транспорта любого вида (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).