Компенсация транспортных расходов — обычная процедура, при которой продавец (поставщик) осуществляет доставку товара и оплачивает ее, а затем покупатель (заказчик) возмещает ему понесенные затраты на транспортировку.
Как это работает?
- Транспортную компанию привлекает и оплачивает продавец.
- Продавец может получить компенсацию понесенных транспортных издержек от покупателя одним из предложенных способов:
-
Стоимость доставки уже учтена в цене товара, и покупатель оплачивает единую сумму, которая включает в себя расходы на транспортировку.
-
Изначально стоимость доставки оплачивает продавец, а затем эти расходы включаются в счет покупателя.
Порядок действий при корректировке транспортных издержек в 2025 году
- Первое, что необходимо сделать, — заключить агентский договор, в данном случае продавец (агент) действует от своего имени, организуя транспортировку по заказу покупателя (принципала). Согласно договору, агент получает вознаграждение. Оплату за перевозку транспортной компании обычно производят заранее, частично или полностью. Условия оплаты фиксируются в договоре, а транспортная компания выставляет счет на предоплату агенту. При заключении агентского договора следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса РФ, в частности, главами 52 (агентирование) и 40 (перевозка).
- После оказания транспортных услуг продавец выставляет счет покупателю за доставку на основании транспортной накладной. Накладная удостоверяет факт транспортировки товара и является документом, на основании которого выставляется счет. В случае, если договором купли-продажи предусмотрена компенсация затрат на транспортировку, накладная оформляется в трех экземплярах: для продавца, транспортной компании и покупателя.
- Получив оплату от покупателя, агент (продавец) вносит предоплату транспортной компании.
- Транспортная компания составляет отчетность по деятельности агента , в перечень включены сведения о понесенных затратах, размер оплаты агентскому представительству и подтверждающие финансовые операции документы, такие как накладные, чеки и договоры).
- Сначала транспортная компания выставляет счет-фактуру на имя продавца (агента). Продавец получает ее и фиксирует в журнале. Однако счет-фактуру от перевозчика агент не включает в книгу покупок, так как это не его собственная покупка.
- Затем агент перевыставляет счет-фактуру покупателю.
Продавец не включает счет-фактуру в книгу покупок, так как:
- Затраты на транспортировку не относятся к хозяйственной деятельности агента.
- Покупатель (принципал) несет расходы, которые могут быть пересчитаны ему).
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137, при внесении изменений в счет-фактуру для агента допускается корректировка только двух реквизитов):
- В поле «Номер счета-фактуры» агент вносит последовательный номер, соответствующий его внутренней системе нумерации. Дата указывается в том виде, в котором она была получена от продавца.
- В строках 6, 6а и 6б агент вносит в поля данные не самого покупателя, а реквизиты лица, которое на самом деле приобретает товар или услугу – принципала).
Информация о продавце (указывается в строках 2, 2а и 2б) не изменилась и соответствует сведениям, содержащимся в первоначальной счет-фактуре, предоставленной продавцом.
В случае, когда доставка осуществлена в рамках одного агентского договора, детализированная часть перевыставленного счета-фактуры полностью соответствует информации, указанной в исходном документе транспортной компании.
В случае, когда транспортная компания осуществляет доставку груза сразу нескольким заказчикам в течение одной поездки, агент должен распределить выплату пропорционально долям, указанным в агентских соглашениях и отчётных документах.
Как правильно вести бухучет при перевыставлении?
Порядок учета у агента
- Первоначальные затраты учитываются посредством проводки: дебет счета 76 (субсчет расчетов с принципалом) — кредит счета 60 (76-перевозчик).
- Отражение расходов принципалу осуществляется путем дебета счета 62 и кредита счета 76 (субсчет расчетов с принципалом).
Агент не учитывает НДС, начисленный перевозчиком, а включает его в стоимость для покупателя, выставляя отдельный счет-фактуру на сумму возмещения.
Порядок учета у принципала
Принципал относит к транспортным расходам документы, предоставленные агентом (счет-фактуру, отчет и другие подтверждающие расходы). Соответствующая проводка: дебет счета 44 (20, 26) – кредит счета 60 (76).
Когда размер компенсации оказывается выше фактических затрат на доставку, излишек включается в налоговую базу и облагается налогом на прибыль.
Автор. Е.Грицак