Работодатель может работнику выдать деньги по отчет для решения конкретных задач. По таким подотчетным суммам сотрудник должен отчитаться. Иначе у него возникает налогооблагаемый доход.
О расходовании полученных сумм подотчетное лицо обязано отчитаться, предоставив авансовый отчет.
Авансовый отчет с подтверждающими документами
В бухгалтерию работник должен представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы. Это могут быть накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.
Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем. Или не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки.
Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Для работодателя важно проверить подтверждающие документы работника, т.к. при проверке инспекторы могут доначислить НДФЛ и страховые взносы.
Когда нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм
Организация, выдавшая работнику под отчет суммы, должна начислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы в следующих случаях:
- неправильно выданы под отчет денежные средства: нет распорядительного документа, соответствующего приказа или заявления работника;
- при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ.
В данных случаях у работника возникает налогооблагаемый доход.
Поэтому при проверке авансового отчета нужно обратить внимание, чтобы:
- приложенный чек должен быть читаемый;
- в чеках обязательно должно быть наименование товара, на приобретение которого потрачены деньги.
Это подтверждает судебная практика – Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792.
Обратите внимание, если работник возвращает в бухгалтерию «спорную» сумму или работодатель удерживает не подтвержденные суммы из зарплаты, то налогооблагаемого дохода не возникает.