Универсальный передаточный документ (УПД) не является документом, обязательным для применения. Компании используют его по собственному усмотрению, если приняли соответствующее решение и отразили его в учетной политике. УПД – это единый формат, сочетающий в себе признаки первичного документа и счета-фактуры.
Единый производственный документ может одновременно являться документом, на основании которого принимается решение о вычете НДС, и служить доказательством осуществления хозяйственной деятельности, такой как отгрузка товаров, предоставление услуг или выполнение работ.
Установленный порядок применения счета-фактуры (УПД) должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные пунктом 5 и подпунктом 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ. В случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов счета-фактуры, УПД может применяться только как первичный документ, подтверждающий факт проведения операции, но не предоставляет право на вычет НДС.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, в перечень обязательных реквизитов первичного документа входят.
ФНС России представила рекомендованную форму УПД в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Подписи на УПД
Подписи относятся к обязательным реквизитам.
Подписание универсального передаточного документа (УПД) осуществляется лицами, ответственными за подготовку данного документа:
- Ответственный за отгрузку товара.
- Ответственный за приемку товара.
- Лицо, ответственное за подготовку документов сделки от имени продавца.
- Лицо, ответственное за подготовку документов при совершении сделки от имени покупателя.
В случае одновременного использования УПД в качестве счета-фактуры и первичного документа, в перечень обязательных подписантов включаются руководитель организации и главный бухгалтер.
Поставщик ставит подписи:
- В позиции 10 закреплена ответственность за передачу товаров, работ или услуг.
- В позиции 13 указан ответственный за оформление сделки. При наличии нескольких сотрудников, каждый из них подписывает в своей строке, обозначенной как 13а, 13б и далее.
Покупатель ставит подписи:
- в строке 15 после получения товара. Вместо него поставить подпись может другое лицо, если это указано в договоре с контрагентом.
- в строке 18 подписывается ответственный за оформления сделки.
Печать на УПД
Использование печати в УПД не является обязательным требованием. Однако организации имеют право применять печать по своему усмотрению или по запросу клиента. В случае, если контрагент требует наличие печати, целесообразно рассмотреть её использование, чтобы избежать ненужных сложностей в деловой переписке.
Если в договоре указано, что документы должны заверяться печатью, то печать обязательна. Её можно разместить в любом удобном месте универсального передаточного документа.
Согласно письму ФНС России от 13 января 2016 года № СД-4-3/105@, для признания расходов не требуется наличие оттиска печати@).
Неимение возможности печати или ее отсутствие не служат основанием для привлечения организации к налоговым или иным видам ответственности.
Отсутствие печати или ее наличие не оказывает влияния на юридическую значимость документа и не представляет собой прямого нарушения законодательства.