На каждое требование, поступающее из налоговой инспекции, требуется дать ответ. Бездействие в отношении запросов ИФНС чревато последствиями, такими как проведение выездной проверки, корректировка налогов и приостановление действия банковского счета.
Налоговые органы могут запросить пояснения по различным основаниям: допущенные ошибки при заполнении деклараций, недостаточная налоговая нагрузка, значительные перепады в уплате НДФЛ и страховых взносов, заработная плата, не соответствующая среднеотраслевому уровню, проведение взаимной проверки контрагента и другие факторы.
Налоговые органы обладают достаточно обширными полномочиями по запросу документов в процессе проведения проверок. Независимо от основания, не рекомендуется игнорировать требования, поступающие из налоговой службы.
Порядок действий при составлении ответа налоговой инспекции
1. Проверка полученного требования
После получения требования необходимо его тщательно изучить. Помимо основных данных, включая номер и дату документа, сведения об ответственном лице, контактные данные и наименование проверяющей организации, в тексте будут перечислены основания для запроса и установленный срок для ответа.
Для запроса документов (информации) необходимо предоставить ссылку на конкретную статью Налогового кодекса РФ и обозначить конкретное мероприятие (например, выемка, камеральная проверка, выездная проверка и т.д.), в процессе которого возникла потребность в предоставлении этих документов. Указание только на проведение «проверки» является недостаточным.
Как должно быть составлено требование
2. Контроль даты получения
Указанная дата имеет значение для установления конкретных сроков реагирования. Срок ответа начинает отсчет со дня, следующего за днем получения запроса. Информация о дате отправки содержится в подтверждении, предоставленном оператором ЭДО.
При создании запроса в системе электронного документооборота он автоматически считается полученным. Даже если вы не ознакомлены с документом, он будет считаться полученным через шесть дней.
В налоговую инспекцию документы необходимо предоставить в течение десяти рабочих дней. В случае проверки контрагента, то есть при наличии взаимной сверки, срок составляет пять рабочих дней. На подачу документов по отдельной сделке также выделено десять рабочих дней.
Действующие сроки ответа на требование ИНФС, полученное по ТКС
Как определить срок ответа на запрос о предоставлении документов: иллюстрация с налоговой службы
Как установить сроки направления запроса из налоговой инспекции и сроки предоставления ответа на него?
3. Оценка срока, необходимого для ответа
Для подготовки ответа необходимо определить, какой объем информации и по какому вопросу запросили в налоговом органе. В некоторых случаях достаточно составить разъяснения, а иногда требуется сформировать обширный пакет документов.
Запрос налоговых документов у контрагентов и их поставщиков
В случае, если необходимый объем информации велик или подготовка ответа невозможна в срок из-за отсутствия важного сотрудника (например, в связи с болезнью или отпуском), уведомление в ИФНС следует направить не позднее чем через два дня Сообщение об отсутствии возможности предоставить документы в предусмотренные сроки (информации) (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ).
Как правильно реагировать на запрос налогового органа, если невозможно предоставить запрошенные документы
В каких случаях можно отказаться предоставить документы сотрудникам налоговой службы
В каких случаях можно отказаться от предоставления документов по запросу: изменения с 2025 года
Какие документы бухгалтерия не обязана представлять при проверках НДС
4. Сбор необходимых документов и составление разъяснений
Прежде всего необходимо установить, все ли документы, запрашиваемые налоговыми органами, организация ведет. Зачастую в перечень попадают первичные документы, которых на самом деле не существует. К примеру, путевые листы, если у компании нет собственного транспорта.
В документах могут содержаться ошибки в реквизитах, такие как неверное наименование, номер, дата или повторение информации. Об этих несоответствиях необходимо сообщить в пояснениях к запросу.
Пояснительные записки оформляются в свободной форме. Главное, чтобы в итоговом документе присутствовали необходимые сведения:
- данные налоговой и ФИО руководителя;
- ваши реквизиты: наименование, адрес. ИНН и КПП;
- дата и номер пояснений;
- вступительная часть «На Ваше требование № Х от хх.хх.2025 поясняем следующее»;
- текст пояснение со ссылками на нормативные акты и документы компании;
- ФИО, должность и подпись лица, ответственного за предоставление ответа на обращение.
Даже если вы считаете требование налогового органа необоснованным, рекомендуется подготовить и отправить в ИФНС пояснения, в которых можно аргументировать свою точку зрения, приводя соответствующие статьи Налогового кодекса Российской Федерации.
5. Оформление пакета документов
При предоставлении ответа в электронном виде, весь комплекс документов необходимо оформить в одном формате (PDF), обеспечив читаемость сканов. Каждый документ представляет собой отдельный файл, а опись также создается в электронном виде.
При подаче пояснений в бумажном виде, необходимо сшить документы и приложить к ним перечень прилагаемых бумаг.
Не рекомендуется предоставлять в налоговую инспекцию документы, которые, по вашему мнению, могут потребоваться, но не были запрошены. Дополнительная информация способна привести к возникновению ненужных сложностей.
Возможно ли предоставить запрошенные ИНФС документы в формате zip-архива
6. Отправка ответа на требование
Требование может быть передано:
- по ТКС через ЭДО,
- лично с отметкой о приеме,
- почтой России с описью вложения и квитанцией.
В каких случаях налоговые органы посчитают отсутствие предоставленных документов?
7. Хранение ответа
Необходимо сохранять подтверждение отправки и копию ответа в течение трех лет.
Неисполнение или отказ от ответа на запрос налогового органа влечет за собой ответственность
В случае отказа компании предоставить запрошенные документы Налоговой инспекции по инициативе руководителя или бухгалтера, ей может быть выписан штраф:
- по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;
- по ст.129.1 НК РФ — в размере 5 000 рублей (при повторном нарушении в течение года – в размере 20 000 рублей) за несообщение сведений по следке или информации о деятельности контрагентов.
В случае возникновения конфликта с представителями налоговых органов, они имеют право на проведение выемки документов в соответствии со статьей 94 Налогового кодекса Российской Федерации.