В рамках упрощенной системы налогообложения (УСН) дебиторская задолженность может быть исключена из учета либо посредством резерва по сомнительным долгам, либо путем немедленного отражения в финансовом результате. В налоговом учете не допускается включение дебиторской задолженности в перечень вычитаемых расходов при использовании УСН «Доходы минус расходы.
Дебиторская задолженность возникает, когда одна из сторон договора выполнила свои обязательства, в то время как другая сторона этого еще не сделала. К ней могут относиться, например, неоплаченные счета за отгруженные товары, оказанные услуги, полученные предоплаты за предстоящие поставки, выданные подотчетные суммы, а также незачтенные доли в уставном капитале.
Признаки признания задолженности безнадежной для УСН
Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны списать безнадежную задолженность в соответствии с пунктом 77 Положения о ведении бухгалтерского учета, одобренного Минфином РФ 29 июля 1998 года №34.
К основным критериям, определяющим признание задолженности как невозмещаемой, относятся:
- Пропуск срока исковой давности. В соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок давности составляет три года, отсчитываемых с момента возникновения долга или с даты последнего документа, подтверждающего его наличие. Признание долга должником или совершение иных действий может привести к возобновлению течения срока давности. Общий срок давности не может быть более десяти лет с момента нарушения права.
- При прекращении деятельности организации или индивидуального предпринимателя задолженность признается невозмещаемой после внесения соответствующей записи в государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) или реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). В противном случае, если процедура ликвидации была проведена по иным основаниям, например, из-за неточности предоставленной информации, задолженность не считается невозмещаемой.
- Решение судебного пристава-исполнителя о завершении исполнительного производства в связи с неспособностью взыскать средства также является индикатором безнадежной задолженности.
Порядок списания дебиторской задолженности на УСН в 2025 году
Процедура погашения задолженности состоит из ряда этапов:
Шаг 1. Инвентаризация задолженностей
Для оценки состояния дебиторской задолженности целесообразно проводить инвентаризацию не только один раз в год при подготовке годовой отчетности, но и каждый квартал. С 2025 года процедуру инвентаризации регламентирует федеральный стандарт бухгалтерского учета 28/2023 «Инвентаризация».
Проведение инвентаризации расчетов, подобно любому другому учетному мероприятию, осуществляется на основании приказа руководителя. В приказе определяются проверяемые участки, устанавливаются сроки и утверждается состав инвентаризационной комиссии.
Акт инвентаризации расчетов формируется по результатам проверки. В нем указываются номера счетов бухгалтерского учета, а также отображается классификация задолженности: подтвержденная, неподтвержденная и с истекшим сроком исковой давности. Подробные сведения о дебиторах и кредиторах, а также конкретные суммы задолженностей обычно содержатся в приложении к акту.
После этого выполняется сопоставление расчетов с дебиторами, к которым добавляются договоры, накладные, акты приема-передачи, платежные поручения и прочие подтверждающие документы. На их основе руководитель принимает решение о погашении долга.
Шаг 2. Подготовка служебной записки
Начальнику компании целесообразно готовить служебную записку, например, от руководителей финансовых или юридических служб. Данный документ содержит аргументацию, объясняющую необходимость списания долга, и служит поводом для последующего выпуска распорядительного приказа.
Шаг 3. Приказ о списании задолженности
Списание безнадежной задолженности оформляется приказом, который издается на основании служебной записки и утверждается руководителем организации. Обычно приказ содержит следующую формулировку:
«По итогам инвентаризации расчетов за девять месяцев 2025 года и в соответствии со служебной запиской начальника юридического отдела Капитонова И. И. от 11 октября 2025 года, следует списать дебиторскую задолженность ООО «Квартет» на сумму 20 000 рублей как не подлежащую взысканию».
Для долгов, которые не признаны невозвратными и не могут быть списаны, выписывать распоряжения не требуется.
На упрощенной системе налогообложения в бухгалтерском учете допустимо формирование обязательства либо через резерв, либо непосредственно в перечне прочих расходов.
В контексте налогового учета, при использовании упрощенной системы налогообложения «доходы минус расходы», списание безнадежной задолженности не оказывает влияния на определение суммы налога, поскольку данные затраты отсутствуют в перечне, установленном пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации.
Для организаций, применяющих УСН «доходы», списание аналогичной задолженности не допускается.
Шаг 4. Оформление списания в учете
Бухгалтерская справка оформляется после проведения инвентаризации и выпуска распоряжения о списании. Также собираются документы, касающиеся сделки с должником, такие как договоры, накладные, платежные поручения и другие. В случае прерывания срока исковой давности к ним добавляются акты сверки или письма.
Информация, полученная в ходе инвентаризации, отражается в бухгалтерской отчетности за отчетный период, в котором она была осуществлена.
Бухгалтерские проводки при списании дебиторской задолженности на упрощенной системе налогообложения:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (71, 73, 76 и т.д.) — если задолженность списывается за счет резерва по сомнительным долгам.
В случае отсутствия достаточного резерва или его не создания, задолженность включается в состав прочих расходов, не связанных с основной деятельностью.
Задолженность списывается и отражается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на срок до пяти лет.
Автор. Е.Грицак