Возврат изъятых документов

В офис пришли — надменно, дерзко одетые в штатском. Беседа шла без намека на обсуждение альтернативных мнений, при этом предъявили ордер. Забрали… Нет, пока что не всё нажитое непосильным трудом, а «всего лишь» львиную часть кадровой и бухгалтерской документации (оригиналы), фактически оставив компанию без возможности работать. Право имели. А вот с нашим правом на возврат – куда обращаться за возвращением изъятых документов и когда их вернут? И вернут ли вообще?

На пороге компании появятся непрошенные гости — люди в погонах или без таковых из компетентных органов. Сидеть-бояться, вынь да положь, а вопросы задаём мы…
Чистосердечное признание облегчит понимание и участь… Большинство бухгалтеров и кадровиков, встретившись с остротой момента, в такой ситуации не вдаются в юридические тонкости. Им ясно одно — требуют документацию, отказать в просьбе не могут. А что это: выемка, изъятие, обыск, доследственная проверка или ещё что-то — дело непонятное. Шок и трепет, в общем, остров невезения. Хорошо, если понятно, «уголовкой» пахнет или всё же «административкой». Их заботят два аспекта: что кому теперь за что будет и когда вернут документы?

Нашей компании неоднократно проводили проверки правоохранительными органами с изъятием документов, включая оригиналы приказов по основной деятельности. Руководство обновляется каждые полгода, поэтому переподписать приказы не представляется возможным. Как вернуть оригиналы?

Вопрос прояснил лишь одно: людям не везет, особенно с руководством. Но хотелось бы большей конкретики. Может быть, это даже хорошо – повод углубить обсуждение. Расширенный ответ на поставленный вопрос оправдан – как минимум, вы будете знать, что делать, если проверяющие изъяли у вас подлинники документов.

Документы компания может предоставить при производстве по делу об административном правонарушении, а также в ходе доследственной деятельности правоохранительных органов или возбужденного уголовного дела. Налоговики применяют термин «выемка». Выемка может производиться, например, во время выездной налоговой проверки или расследования уголовного дела. Иногда в быту выемкой называют близкое по смыслу действие – изъятие.

Новости МирТесен

В случае, если не углубляться в изучение законов, изъятие, в отличие от выемки, как правило, осуществляют правоохранительные органы во время доследственной проверки информации о преступлении (когда уголовное дело пока не возбуждено, а может и вообще не будет возбуждено). Иногда документы могут изыматься также при рассмотрении дел об административных правонарушениях.

Изучим разные подходы к изъятию документов. Эта информация может быть полезна, поскольку фирмы периодически подвергаются проверкам не только сотрудниками правоохранительных органов, но и другими организациями. Всем им для проведения контрольных мероприятий часто требуются документы компании. Однако сами проверяющие могут забыть, что изымаемые ими бумаги необходимы проверяемой организации для повседневной работы.

Должностные лица осуществляют забор документов при проведении выемки или изъятия в рамках административных, уголовных дел и налоговых проверок.

Изъятие документов при «админстративке»

Статья 27.10 КоАП РФ «Изъятие вещей и документов» регулирует изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях. Согласно части 5.1 этой статьи: при изымании документов с них изготовляются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымались документы. В протоколе делается запись о предоставлении копий.

Если сделать копии или передать их вместе с изъятием документов невозможно, указанное лицо передает заверенные копии документомu, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе.

При отсутствии передачи заверенных копий документов лицу, у которого изъяты документы, после пяти дней с момента изъятия, через три дня нужно отправить заверенные копии по почте заказным письмом. В протоколе отмечается номер отправления. Копии направляются по адресу юридического лица или месту жительства физического лица, указанному в протоколе.

Протокол об изъятии вещественных доказательств и документов содержит информацию о типе и реквизитах изымаемых документов, а также о виде, числе и других характеристиках изымаемых предметов.

Постановление по делу об административном правонарушении должно решать вопрос о судьбе изъятых документов. Если документы не являются вещественными доказательствами, то их возвращают законному владельцу. Документы, признанные вещественными доказательствами, остаются в деле до окончания срока хранения или передаются заинтересованным лицам (п. 3 ч. 3 ст. 29.10 КоАП РФ).

Для получения документов необходимо направить письменный запрос руководителю органа, проводившего изъятие, или судье, рассматривавшему дело об административном правонарушении. В запросе нужно указать просьбу о возврате подлинника конкретного документа (документов). При отказе в предоставлении документа следует использовать имеющуюся копию и отрицательный ответ компетентного органа (должностного лица), у которого находится изъятый документ.

Изъятие и выемка при «уголовке»

Правоохранительные органы способны проверять деятельность любой организации или частного лица, однако лишь в ходе служебных разбирательств гражданского или уголовного характера. Чаще всего бизнесменам приходится столкнуться:

от отделов управления МВД по расследованию экономических преступлений.
с отделом полиции, занимающимся преступлениями в области высоких технологий.
с подразделениями полиции, занимающимися нарушением правил торговли и административного законодательства.
с участковыми уполномоченными.

Следственный комитет РФ занимается расследованием налоговых преступлений.

Деятельность Федеральной миграционной службы и Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков Российской Федерации сейчас выполняет Министерство внутренних дел Российской Федерации.

Надзор за трудовой миграцией ведёт управление МВД России по делам миграции.

Проверка обычно начинается с просмотра документов на помещение: договора аренды или свидетельства о праве собственности, устава или свидетельства о регистрации как предпринимателя, а также лицензий, если таковые нужны.

Если ведётся торговля, сотрудники проведут проверку разрешения на торговлю, товарных накладных, сертификатов, ценников, кассового аппарата и сопроводительной документации.

Затем проверят продавцов (регистрацию или прописку, медицинскую книжку).

Обычно на этом завершается стандартный этап проверки. Затем сотрудники продолжают работу в зависимости от своих целей.

Правоохранительные органы функционируют по территориальному делению. В мегаполисах, например Москве и Санкт-Петербурге, работают городские управленческие структуры, а также районные или окружные отделы, занимающиеся пресечением различных видов общественно опасной деятельности.

Управления осуществляют проверки любых фирм на территории города. Районные и окружные службы выполняют обслуживание исключительно в границах своих районов или округов.

Иногда встречаются исключения. Например, компания продаёт товар, купленный в другом округе. Полиция обнаружила, что это похищенная вещь, и прибыла для его изъятия. Но в подобных ситуациях у сотрудников правоохранительных органов должно быть постановление следователя на выемку.

В ходе производства по уголовным делам возможно проведение изъятия на проверке сообщений о преступлениях или выемки после возбуждения уголовного дела.

Сотрудникам оперативных подразделений правоохранительных органов во время проведения оперативно-розыскной деятельности разрешается забирать оригиналы документов, выдавая проверяемому лицу копии. В законе от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» сказано: «При изъятии документов, предметов, материалов в ходе открытых оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол согласно требованиям уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации».

В ходе оперативно-розыскных мероприятий при изымании документов и (или) электронных носителей информации изготавливаются копии документов, которые заверяются лицом, изъявившим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых носителей или обладателя содержащейся на них информации информация с изъятых носителей копируется на предоставленные законным владельцем или обладателем информации электронные носители. Копии документов и (или) носители с копиями информации передаются лицу, у которого были изъяты документы, и (или) законному владельцу носителей или обладателю информации, о чем делается запись в протоколе.

Если при оперативно-розыскных мероприятиях не удаётся сделать копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей или передать их вместе с изъятием, должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители с копиями изъятой информации лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия. Об этом делается запись в протоколе… Если по истечении пяти дней после изъятия заверенных копий документов не передано лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным отправлением. Об этом делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Процесс создания копий из изъятых оригиналах документов и передача их владельцам вместо оригинала аналогичен процедуре, применяемой при рассмотрении дел о административных правонарушениях и в ходе оперативно-розыскной деятельности правоохранителей.

При проведении выемки в рамках уже возбужденного уголовного дела следователь или дознаватель сначала оглашает постановление о производстве выемки и передаёт копию представителю юридического лица. Такая выемка особенна: статья 183 УПК РФ разрешает её, если есть необходимость изъять конкретные предметы и документы, имеющие значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.

Закон устанавливает особый порядок выемки документов, содержащих государственную или другую информацию, защищаемую федеральным законом, а также сведений о вкладах и счетах граждан в банках и кредитных организациях. Выемка таких документов возможна только по судебному решению. Перед проведением выемки следователь предлагает добровольно предоставить подлежащие изъятию предметы и документы. В случае отказа производится принудительная выемка.

Стоит упомянуть разницу между обыском и выемкой документов. Если при выемке следователь знает местонахождение нужного документа, то при обыске надеются его обнаружить. Обнаруженные при обыске документы изымают, о чём делается соответствующая запись в протоколе.

Если документ признан доказательством, независимо от того, изъят ли он или произведена его выемка, судьбу документа определяет суд. Если же документ доказательством не признан, следователь (дознаватель) обязан перед передачей дела в суд вернуть документы их владельцам.

Даже после признания документа доказательством, заинтересованное лицо может обратиться к следователю или судье с просьбой о передаче документа на ответственное хранение.

В ходатайстве по уголовному делу можно попросить вернуть оригиналы изъятых документов. Если это невозможно, следует ходатайствовать о предоставлении копий. При необходимости обосновать запрос документами, стоит указать веские причины, например, на то, что документы не признаны вещественными доказательствами.

Изъятие документов налоговым органом

Работа налоговых служб регулируется главным образом Налоговым кодексом Российской Федерации. В отличие от уголовно-процессуального закона, он не всегда прост для толкования.

Налоговые органы обязаны соблюдать правила: выемка документов производится по постановлению о производстве выемки, изъятия документов и предметов (Приложение № 19 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@). Постановление должно быть подписано должностным лицом налогового органа, проводящего выездную проверку, и утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС (пункт 1 ст. 94 НК РФ).

Порядок передачи копий изъятых налоговой службой оригиналов документов аналогичен ранее описанному. При изъятии документов создаются их копии, которые заверяются лицом из налогового органа и передаются лицу, у которого были изъяты оригиналы (пункт 8 статьи 94 НК РФ). В случае невозможности изготовления или передачи копий одновременно с изъятием, инспекция передает их в течение пяти дней после изъятия. Все действия документируются, а иногда сопровождаются видеозаписью.

Возврат «по-налоговому»

В налоговом законодательстве нет чёткого порядка возврата изъятых документов. Если их удерживают продолжительное время, иногда помогаетотправить письменное обращение в вышестоящий налоговый орган или в суд.

Вопрос о возврате изъятых оригиналов и сроки этого возврата не прописаны в Налоговом кодексе Российской Федерации. Вернуть основную часть документов можно сравнительно быстро. При выемке ИФНС обязана в течение пяти рабочих дней после этого предоставить предприятию заверенные копии (на основании пункта 8 статьи 94 НК РФ). Этот срок нарушается, так как налоговые органы не всегда выполняют то, что требуют с плательщиков налогов.

Возникает законный повод для жалобы на бездействие должностных лиц инспекции. При подаче такой жалобы в течение трех дней после ее поступления (п. 1.1 ст. 139 НК РФ) вопрос можно решить без передачи материалов в вышестоящее управление ФНС по субъекту РФ. Основную часть документов, изъятую «до кучи» без оснований, возвращают, а с действительно необходимых подлинников снимают копии и передают их. Проще отдать по описи ненужные оригиналы, чем сначала снять и заверить копии, а потом их описывать.

Для получения оригинала необходимо подать жалобу, поскольку на запрос через месяц может прийти отписка. Если инспекция выполнила требования пункта 8 статьи 94 НК РФ, предоставив копии изъятых документов вовремя, то подлинники можно получить после завершения проверки в том же месте, которое не нужно налоговикам.

Действует Инструкция о порядке изъятия документов, утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 № 16/176. В пункте 14 её предусмотрено, что «при отсутствии злоупотреблений документы возвращаются». Поэтому все документы, которые не упомянуты в акте проверки как оформленные с нарушениями, должны вернуть. Подтверждение тому, что данная инструкция не отменена и применяется, можно найти, например, в постановлении 15 Арбитражного апелляционного суда от 29.11.2016 № 15АП-17489/2016 по делу № А53-10501/2016.

Потребовать документы можно с помощью жалобы на бездействие, поскольку реакция на подобный запрос будет оперативной. Минфин РФ (письмо от 21.12.2004 № 03-02-07/90) в своих разъяснениях указывает, что оригиналы документов нужны инспекциям только во время проверки.

Документы, отосланные на экспертизу и имеющие доказательственное значение, возвращаются не раньше, чем решение ИФНС с претензиями к ним будет отменено или признано в соответствующей части недействительным.

Излишняя «макулатура» проверки не требуется, если при проверке нет недочетов и документы не передаются в последующие органы (например, суд). Если компания сомневается в возврате оригиналов, можно составить письмо-запрос в ИФНС в двух экземплярах с текстом такого рода: «Компания ООО “Ромашка” в рамках процедуры налогового контроля передала договор / контракт / акт / УПД и т.п. дата… № … и просит на основании п. 8 ст. 94 НК РФ предоставить в установленные законом сроки должным образом заверенные копии данных документов, а также в разумные сроки вернуть оригиналы в случае отсутствия оснований для передачи документов в последующие инстанции…».

Потребность в изымаемых документах исчезает после проведения экспертиз. Если налоговая служба в редких случаях не возвращает документы, это может быть следствием невнимательности исполнителей или передачи изъятой информации заинтересованным органам с нарушением порядка, что препятствует обращению за их возвращением.

Через полгода после изъятия документов можно получить их копии, подав официальный запрос, так как именно столько времени требуется для проведения дополнительных экспертиз во время проверки.

Важно помнить

В ходе налоговой проверки выемка проводится только при отказе добровольно предоставить документы, поэтому лучше самовольно предоставить запрошенные материалы, даже если основание кажется сомнительным, так как российское законодательство не предусматривает возможности оставить требование о предоставлении документов без исполнения.

Если налогоплательщик более двух месяцев не предоставит налоговому органу требуемых для расчета документов, то налоговые органы получат право определять суммы налогов к уплате в бюджет расчётным путём на основе имеющейся информации о нем.

Если заинтересованные лица потребуют изъятых документов, предоставьте заверенные налоговой службой копии вместе с копией протокола, где перечислен и описан каждый изъятый документ.

P. S.

В наличии протокола выемки, заверенной копии изъятого документа и отказа вернуть его достаточно для предотвращения проблем, связанных с отсутствием подлинников. Попытки чрезмерно требовательных чиновников и проверяющих наказать компанию за отсутствие документов успешно оспариваются в суде.

Венедикт Вагантов, юрист