Документы для налогового учёта сохраняют пять лет, но некоторые требуют более длительного хранения. Такие документы можно разделить на три категории.
Период сохранности налоговой документации
Для хранения документов по налогам Статья 23 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает пятилетний срок. В некоторых ситуациях срок составляет шесть лет, а в ряде – четыре года.
Документы, подтверждающие размер налогового убытка.
Компания должна хранить документы, подтверждающие величину понесенного убытка. Это все первичные документы за год, по итогам которого компания получила убыток: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и прочее.
Храните их весь период, пока уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль суммой убытков. переносите убытки на будущее.
При невозможности возмещения убытка хранение документов, подтверждающих образование, осуществляется по общему порядку хранения документации налогового учета — в течение 5 лет.
Группа вторая. Документы при списании безнадежных долгов.
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженностиХранятся в течение пяти лет с момента истечения указанного периода. долг контрагента признали безнадежнымЭто соглашения с партнерами, корреспонденция, финансовые бумаги.
Но срок их хранения продлевают, В случае перерыва срока исковой давности по обязательству и начал течь заново.
Третья группа. Счета-фактуры
К налоговым документам относятся и счета-фактурыПорядок хранения регламентирован Правилами ведения счета-фактур, утвержденными постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Документы счёта-фактуры за налоговый период следует хранить в хронологическом порядке по дате составления или получения. Период хранения бумажных и электронных счетов-фактур идентичен – пять лет. Важно знать, с какого момента начинается отсчёт этого срока.
Период исчисления срока начинается после завершения момента, когда счет-фактура последний раз применялся для формирования налоговой отчетности, начисления и оплаты налога, а также подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Фирма отправила покупателю товар и выставила счет-фактуру от 2 июля 2024 года. Этот документ отражен в декларации за третий квартал 2024 года. Следовательно, срок хранения счета-фактуры начинается 1 октября 2024 года, длится 5 лет и заканчивается 30 сентября 2029 года.
Для основной деятельности компания закупила товар и учла его в июле 2024 года. Поставщик выставил счет-фактуру от 2 июля 2024 года. Фирма решила отложить вычет на год, поэтому заявят его только в декларации за 3 квартал 2025 года. Пятилетний срок хранения начнётся 1 октября 2025 года и завершится 30 сентября 2030 года.
Вычеты НДС возможно перенести в течение трёх лет с даты учета товаров (работ, услуг). НК РФ не допускает переноса вычетов по предоплатам.